Kundenorientierte Produktentwicklung ist bei Konsumgütern heute selbstverständlich. Die Hersteller investieren viel Zeit und Geld, um eine möglichst genaue Vorstellung davon zu bekommen, was ihre Kunden begeistert und wie sie sich das Produkt vorstellen. Selbst komplexere Produkte, z.B. Autos oder Küchen, werden exakt an die Vorstellungen der Benutzer und den späteren Nutzungsalltag angepasst. 

Bei Software im Allgemeinen und Dokumentenmanagement-Systemen im Besonderen habe ich dagegen auch heute noch oft den Eindruck, dass der Benutzer im Pflichtenheft der Entwickler relativ weit hinten stand. Was das für die DMS-Einführung bedeutet und warum Unternehmen statt einer solchen Software besser auf ein modernes, benutzerfreundliches Produkt setzen sollten, möchte ich im Folgenden etwas näher beleuchten. 

Die berühmte "Ablage P", je nach Region auch "Rundordner" oder "Rundablage" genannt: Jeder kennt sie und jedes Büro hat eine, ganz gleich, welches Ablagesystem sonst im Unternehmen üblich ist. Gemeint ist der gute alte Papierkorb, in dem alle Papierdokumente "abgelegt" werden, die nicht oder nicht mehr gebraucht werden. Mittlerweile ist er fast schon auf dem Weg in den Ruhestand, zumal sein jüngerer Kollege, der Ordner "Papierkorb" auf dem Computer, viel besser mit den neumodischen elektronischen Dokumenten umgehen kann und als moderne "Ablage P" einen sehr guten Job macht. Nur bei Dokumenten, die von einem Netzlaufwerk oder direkt vom Server gelöscht werden, muss auch er passen. 

Im zweiten Teil unserer Blogserie Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft geht es um die seit Jahren heiß diskutierte Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort. Im Sinne einer besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben wünschen sich die meisten Mitarbeiter, zumindest zeitweise von daheim aus arbeiten zu können. Studien belegen außerdem, dass von der damit einhergehenden höheren Motivation vor allem die Arbeitgeber profitieren. Die tun sich aber vielfach noch schwer mit den geforderten "neuen Arten der Arbeit". Deswegen möchte ich heute häufig befürchtete Szenarien aufgreifen und zeigen, wie diese mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core vermieden werden können. Denn über kurz oder lang werden Unternehmen sich mit Telearbeit, Home Office und Co. beschäftigen müssen, um als Arbeitgeber weiterhin attraktiv zu bleiben.

Mobiles Arbeiten ist die Zukunft. Laut einer aktuellen AIIM-Studie sind mobil verfügbare Unternehmensdaten ein wesentliches Kriterium, um zukünftig im Wettbewerb zu bestehen. Das sehen auch die Unternehmen so. Beachtliche 76 Prozent der weltweit befragten Entscheider stehen hinter der Aussage "We need to embrace mobile or be left behind in the dust." Die Realität sieht allerdings anders aus: Die Studie stellte bei den meisten Unternehmen einen dringenden Handlungsbedarf fest.

Megatrends begleiten uns über einen langen Zeitraum. Sie bestimmen die öffentliche Diskussion mal mehr, mal weniger stark, verändern aber unsere Realität nachhaltig. Die neue AIIM-Studie "Mobile and cloud: accessing, capturing and processing content" beleuchtet zwei Megatrends, die seit Jahren ganz vorne mitmischen, wann immer es um das Thema "Arbeitswelt im Wandel" geht. Einige Ergebnisse dieser Studie möchte ich heute mit Ihnen teilen:

Auf der Suche nach einem Dokumentenverwaltungssystem stehen IT-Verantwortliche heute vor einer Fülle verschiedener Software-Lösungen mit klingenden Namen und kryptischen Abkürzungen. Die gute Nachricht: Dokumente verwalten können sie alle, ganz gleich, ob Sie sich letztendlich für Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise Content Management (ECM) oder auch Enterprise Information Management (EIM) entscheiden. Die Crux bei der Sache: Im Dschungel der vielen Produktvorteile und attraktiven Zusatzfunktionen verliert man das Wesentliche schnell aus den Augen. Damit Ihnen das nicht passiert, möchte ich Ihnen heute ein paar Tipps zur Suche nach "Ihrem" Dokumentenverwaltungssystem an die Hand geben.

Sachkosten senken! Diese Forderung ist in vielen Unternehmen das Gebot der Stunde. Meist wird die Notwendigkeit zu sparen allgemein anerkannt - und zwar exakt so lange, bis der Rotstift in der eigenen Abteilung oder gar am eigenen Arbeitsplatz angesetzt wird. Sparmaßnahmen müssen aber nicht zwangsläufig zum Widerstand in der Belegschaft führen - wichtig ist, dass an der richtigen Stelle und mit der richtigen Methode gespart wird. Mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) schaffen Sie den Spagat, die Sachkosten im Büro signifikant zu senken und den Mitarbeitern damit sogar noch einen Gefallen zu tun.

Dokumente per Downloadlink mit externen Partnern teilen. Komplette Ordner freigeben und damit sicher stellen, dass unternehmensübergreifende Projektteams mit dem gleichen Datenmaterial arbeiten. Daten sicher austauschen ohne Zusatzsoftware - einfach und schnell mit Ihrem Dokumentenmanagement-System.

Was ist eigentlich ein Dokumentenmanagement-System und wozu braucht man eine solche Software? Mit dieser Frage haben wir uns bereits im Juni 2011 in einem Blogbeitrag beschäftigt, der auch vier Jahre nichts von seiner Aktualität verloren hat. Dennoch möchte ich dieses Thema erneut aufgreifen, denn mit einem DMS kann, muss und möchte ein Unternehmen heute viel mehr machen als nur Dokumente archivieren.

Die systematische E-Mail-Archivierung ist ein Thema, mit dem sich Unternehmen zwangsläufig beschäftigen müssen, denn E-Mails sind Geschäftskorrespondenz und unterliegen damit den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Auch wenn man die rechtlichen Gründe außer Acht lässt, lohnt sich der Aufwand - selbst für kleine und mittelständische Unternehmen. Stichwort: Wissensmanagement.