Dokumentenmanagement Blog

Der Serverpapierkorb oder die intelligenteste "Ablage P" aller Zeiten

[fa icon="calendar"] 10.11.2015 13:40:31 / by Birgit Werthebach

 

Die berühmte "Ablage P", je nach Region auch "Rundordner" oder "Rundablage" genannt: Jeder kennt sie und jedes Büro hat eine, ganz gleich, welches Ablagesystem sonst im Unternehmen üblich ist. Gemeint ist der gute alte Papierkorb, in dem alle Papierdokumente "abgelegt" werden, die nicht oder nicht mehr gebraucht werden. Mittlerweile ist er fast schon auf dem Weg in den Ruhestand, zumal sein jüngerer Kollege, der Ordner "Papierkorb" auf dem Computer, viel besser mit den neumodischen elektronischen Dokumenten umgehen kann und als moderne "Ablage P" einen sehr guten Job macht. Nur bei Dokumenten, die von einem Netzlaufwerk oder direkt vom Server gelöscht werden, muss auch er passen. 

 

Bei der Ablage P ist "gelöscht" nicht gleich "weg"

Jeder kennt die Funktionsweise des Ordners "Papierkorb" auf dem Computer. Dort landen alle gelöschten Dokumente, ganz gleich, in welcher Anwendung und aus welchem Ordner sie gelöscht wurden. Aus dem Papierkorb können sie noch eine gewisse Zeit lang wieder rekonstruiert werden, wenn der Benutzer sie versehentlich gelöscht hat oder im Nachhinein feststellt, dass er sie doch noch braucht. Sehr komfortabel, denn "gelöscht" ist dadurch erst zeitverzögert wirklich "weg", nämlich dann, wenn der Papierkorb geleert wird. Das war schon immer so - deswegen war die Putzfrau früher oft gefürchtet, denn sie hatte die Macht, die Ablage P wirklich endgültig und auf Nimmerwiedersehen zu leeren.

 

Server haben keinen Papierkorb. Alle Server?

Gelöschte Dokumente noch eine Zeitlang retten zu können, ist also übliches Vorgehen im Büroalltag. Umso größer die Panik, wenn versehentlich Dokumente direkt vom Server gelöscht werden, beispielsweise von einem Netzlaufwerk. Denn ein normaler Server hat keinen Papierkorb - somit sind von Netzlaufwerken gelöschte Dateien und Verzeichnisse gleich beim Löschen auf Nimmerwiedersehen verschwunden.

Mit einem guten Backup und viel Aufwand kann der Administrator manchmal eine Vorversion wiederherstellen, aber meistens heißt es, Zähne zusammenbeißen und die Datei neu erstellen. Bei einem Einzeldokument meist ein überschaubarer Zeitaufwand, aber der Super-Gau "komplettes Verzeichnis vom Server gelöscht" kann schon mal Heerscharen frustrierter Mitarbeiter monatelang beschäftigen. 

Wer mit einem Dokumentenmanagement-System arbeitet, hat es da besser, denn ein gutes DMS legt automatisch Versionen an, so dass der Aufwand, versehentlich gelöschte oder überschriebene Dateien wiederherzustellen, viel geringer ist als ohne Dokumentenmanagement. Aber meist sind auch das nur Vorversionen, der letzte Bearbeitungsstand ist in der Regel verloren.

Beim Open Source DMS agorum® core haben deshalb auch Netzlaufwerke einen Papierkorb, den sogenannten Serverpapierkorb. Er funktioniert im Prinzip genauso wie sein Kollege für die lokalen Laufwerke, kann aber durch seine "Zusammenarbeit" mit dem DMS noch viel mehr. Deswegen wage ich die Behauptung, dass wir es hier mit der intelligentesten "Rundablage" aller Zeiten zu tun haben. Beweise gefällig?

 

Der Serverpapierkorb beachtet Aufbewahrungsfristen

Ein normaler Papierkorb kann Dokumente nur aufbewahren, und zwar entweder über einen bestimmten, voreingestellten Zeitraum oder so lange, bis der Benutzer sie manuell löscht. In der Regel sind 30 Tage ab Löschdatum voreingestellt, danach sind die Daten endgültig weg. Der "mitdenkende" Serverpapierkorb von agorum® core hingegen nutzt auch die Metadaten eines Dokumentes. Haben Sie beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist hinterlegt und das Dokument dann gelöscht, bewahrt der Serverpapierkorb es bis genau zu dieser Frist auf. 

 

Dokumente werden im "alten" Zustand wiederhergestellt

Der Serverpapierkorb speichert Dokumente und Verzeichnisse in genau dem Zustand, der zum Zeitpunkt des Löschens gegeben war, also mit allen Rechten, Verlinkungen, Versionen und Metadaten. Wenn Sie also ein Dokument aus dem Serverpapierkorb wiederherstellen, haben Sie automatisch auch alle vorherigen Versionen dieses Dokumentes. Die vor dem Löschen geltenden Zugriffsrechte treten ebenfalls sofort wieder in Kraft, so dass der gelöschte Inhalt wieder genauso geschützt ist wie vor seinem zeitweiligen Aufenthalt im agorum® core Serverpapierkorb. 

 

Der Serverpapierkorb ist vollkonfigurierbar

Wie das komplette Dokumentenmanagement-System selbst, passt sich auch der Serverpapierkorb perfekt an die individuelle Situation im jeweiligen Unternehmen an. Er ist vollkonfigurierbar - unternehmensinterne Vorschriften bezüglich der Aufbewahrung von Dokumenten können schnell und genau umgesetzt weden.

 

Fazit:

Der Serverpapierkorb von agorum® core erfüllt den Anspruch einer intelligenten "Ablage P" perfekt. Er stellt gelöschte Dokumente und Verzeichnisse in Sekundenschnelle wieder her, beachtet Fristen und Metadaten und ist zudem vollkonfigurierbar.

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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