Dokumentenmanagement Blog

Elektronische Aktenführung mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar'] 18.04.2018 10:23:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Die Akte als Aufbewahrungsort für Schriftstücke jeglicher Art hat eine lange Tradition, denn bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt. Anfangs wurden die gesammelten Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich zu Beginn des 20ten Jahrhunderts Ordner, Schnellhefter und Heftstreifen durchsetzten. Der heute noch bekannt und beliebte Aktenordner wurde von Friedrich Soennecken zusammen mit dem Locher 1896 als "Apparat zum zeitweisen Zusammenheften von Briefen" erfunden. Spätestens damit war die Zeit des Aktenzwirns abgelaufen. Anfang des 21ten Jahrhunderts ist es nun der Papieraktenordner, der nicht mehr zeitgemäß ist, denn die elektronische Aktenführung hat ihm längst den Rang abgelaufen. Egal ob Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt-, Patienten- oder Verwaltungsakte die elektronische Akte ist weiter auf dem Vormarsch und das ist gut so. 

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Welche Hardware brauche ich, um agorum® core optimal zu betreiben?

[fa icon="calendar'] 17.04.2018 09:56:45 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core im Alltag

Die Frage nach den Hardware-Anforderungen von agorum® core können wir leider nicht in einem Satz beantworten. Eine der Stärken des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist schließlich, dass es modular aufgebaut ist. Es skaliert mit Ihren persönlichen Anforderungen. Wir können Ihnen aber eine Orientierung und Vorschläge an die Hand geben, wie Sie abhängig von Ihren Wünschen das Beste aus Ihrem DMS herausholen können.

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CEBIT 2018: Freikarte erhalten und KI im DMS live erleben

[fa icon="calendar'] 11.04.2018 10:30:00 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Messen und Veranstaltungen, Open Source

Bild: Deutsche Messe 2018

 

Open Source beschleunigt Megatrends wie Künstliche Intelligenz und Maschinelles Lernen. Der OpenStack & Open Source-Gemeinschaftsstand auf der CEBIT 2018 liefert dafür anschauliche Beispiele – darunter auch agorum®. Unter anderem zeigen wir, wie Künstliche Intelligenz unser DMS agorum® core noch besser macht. Und mit Basic Archive präsentieren wir einen neuen Standard für vorkonfigurierte DMS-Funktionen. Das und mehr können Sie vom 11. bis 15. Juni in der Messe Hannover, Halle 15, Stand C05 erleben. Einige Freikarten haben wir dafür auch zu vergeben, bewerben Sie sich am besten gleich um eine!

 

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Wie wird mein Unternehmen eine „Smart Organisation“?

[fa icon="calendar'] 09.04.2018 14:26:49 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Smart Organisation, Agil arbeiten

Für Unternehmen haben sich die Umstände in den letzten Jahren radikal geändert. Märkte und Kunden fordern immer mehr von ihnen: Sie wollen individualisierte Produkte. Diese Produkte sollen möglichst kurzfristig verfügbar sein, und das international. Mehr und mehr Service wird sowieso erwartet. Und so weiter. Das Resultat: kürzere Produktlebenszeiten und Time-to-Market, breitere Produktportfolios, wachsende Serviceangebote. Und dementsprechend eine steigende Nachfrage nach Projektmanagement- und Organisationstools, die flexibel und leistungsstark sind. Schließlich muss man konstant Prozesse innerhalb der diversen Projekte agil auf die sich rasch verändernden Marktgegebenheiten hin anpassen. agorum® liefert mit Smart Organisation eine Lösung für die Organisation des ganzen Unternehmens, egal, ob es um Projekte, Kunden, Produktionseinrichtungen etc. geht. 

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Der evolutionäre Prozess zum selbstführenden Unternehmen

[fa icon="calendar'] 04.04.2018 10:30:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Reinventing agorum

Vor rund einem dreiviertel Jahr haben wir uns auf den Weg begeben, eine selbstführende Organisation zu werden. Das nahm ich zum Anlass, zurückzublicken und mich und meine Kolleg*innen zu fragen: Was hat sich seither verändert? Für mich kann ich sagen, im Alltag erstaunlich wenig. Vielmehr ist mir bewusst geworden, dass vieles, was wir vorher bereits so gemacht haben, mittlerweile eine Bezeichnung trägt und in meinem Bewusstsein eine solide Basis hat, auf der ich mich sicherer bewege als zuvor. Und freilich hat sich trotzdem einiges verändert, unser Bewerbungsprozess, die Entscheidungsfindung und nicht zuletzt auch der Umgang miteinander – die Unternehmenskultur.

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Die DNS unseres DMS – einfach besser arbeiten

[fa icon="calendar'] 03.04.2018 09:20:33 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Agil arbeiten, dms

Work smarter, not harder.“ Die beliebte Phrase, die seit den 1930er Jahren die Runde macht, hat ein Problem. Sie impliziert, dass Menschen, die hart arbeiten, nicht „smart“ sind. Und andersrum, dass Menschen, die „smart“ arbeiten, nicht auch mal Sitzfleisch haben müssen. Es ist aber wirklichkeitsfremd zu denken, dass man seine Ziele erreichen kann, ohne dafür Ausdauer und Hingabe aufzubieten. Jedenfalls dann, wenn die Ziele auch etwas wert sind. „Nichts, was sich zu haben lohnt, fällt einem in den Schoß“. So drückte es Chefarzt Bob Kelso in der TV-Serie Scrubs aus. Umso wichtiger ist es, sich Gedanken darüber zu machen, wie man seine Ziele besser erreichen kann. Und sich die dafür nötige harte Arbeit so einfach wie möglich zu machen.

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Verantwortlichkeit als Prinzip – auch im DMS

[fa icon="calendar'] 28.03.2018 10:44:10 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Smart Organisation, Agil arbeiten

 

Den schwarzen Peter herumzuschieben liegt in der menschlichen Natur. „Ich kriege das Paper heute nicht fertig, das Produktmanagement muss noch Input liefern.“ „Wie soll ich Input liefern, wenn ich gar nicht weiß, was das Paper erreichen soll?“ Solche Situation sind ärgerlich. Aber: Gib nicht dem Spieler die Schuld, sondern dem Spiel. Wenn Menschen miteinander Ziele erreichen wollen, sollte das System von vornherein so eingerichtet werden, dass sich so ein Szenario gar nicht erst ergibt. Mit einem konsequent umgesetzten Verantwortlichkeitsprinzip lässt sich das erreichen.

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Standardsoftware von der Stange oder besser die maßgeschneiderte Lösung?

[fa icon="calendar'] 26.03.2018 11:39:39 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Wie so oft lässt sich die Frage aus der Überschrift mit einem glasklaren "es kommt darauf an" beantworten. Viele Programme erfüllen in der Standardausführung die Wünsche der Nutzer und bieten alle Funktionalitäten, die sie im Alltag benötigen. Das sind meist Apps für den persönlichen Zweck oder Software, die Basisfunktionen bereitstellt. Dabei denke ich an Browser, E-Mail-Clients und Office-Produkte. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, Prozesse abzubilden oder Informationen schnell und transparent zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Hier stoßen Standardprodukte sehr schnell an ihre Grenzen, denn jede Organisation tickt anders und nicht sämtliche Abläufe lassen sich in einen Standard quetschen. Die Gretchenfrage lautet hier, in Dienstleistung investieren und maßgeschneiderte Software zum Einsatz bringen oder sich in das enge Korsett eines Standards zwängen? 

 

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Flexibler Zugriff und intuitive Bedienung mit agorum® core

[fa icon="calendar'] 21.03.2018 12:29:29 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core in der Cloud

Immer wieder erleben wir bei unseren Online-Demos verwirrte Nachfragen, wenn wir die Funktionsweise von agorum® core vorstellen: "Haben Sie gerade die Datei einfach mit Doppelklick geöffnet?" „Wo ist dieses Laufwerk gehostet, ich dachte, das agorum® wäre eine Datenbank.“ Lösungen können manchmal so einfach sein, dass ihre Einfachheit zu Verwirrung oder gar Unglauben führt. Zeit, um Klarheit zu schaffen, wie wir Standards bei der Bedienbarkeit setzen. 

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Der neue DMS-Standard: agorum® zeigt Basic Archive auf der CEBIT

[fa icon="calendar'] 16.03.2018 11:07:42 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Messen und Veranstaltungen, Datenarchivierung

Manche Anwender wollen einfach nur Dokumente und Daten archivieren. Funktionen, die den Prozess sinnvoll automatisieren, sind dabei natürlich willkommen. Aber mehr erwarten sie sich nicht von einem Dokumentenmanagement-System. Und wollen sie vielleicht auch gar nicht. Gerade kleine Unternehmen wünschen sich oft so eine Basisfunktion. Ohne großen Konfigurationsaufwand und hohe Kosten. agorum® präsentiert mit Basic Archive auf der CEBIT die Antwort: ein Add-on für das DMS agorum® core, das alle wichtigen Archivierungsfunktionen mitbringt. Das vorkonfiguriert und direkt einsetzbar ist – mit der Pro- wie auch der Open-Version. Und das Sie für die Open-Version sogar völlig kostenlos herunterladen können. 

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