Dokumentenmanagement Blog

Dokumente einfach einscannen - ab jetzt herrscht kein Papierchaos mehr

[fa icon="calendar'] 12.12.2018 13:26:38 / von Anne Klein veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System

Papier. Ein vor Jahrtausenden entwickelter Werkstoff aus Faserstoffen, der heute überwiegend aus Holz gewonnen wird. Es ist multifunktionell einsetzbar, z.B. für Verpackungen, Hygiene oder auch zum Beschreiben und eigentlich eine geniale Erfindung. Ist Papier heutzutage aber immer noch die erste Wahl zum Speichern von Informationen, die schnell und geographisch unabhängig verfügbar sein sollen? Oder gibt es auch Nachteile, wenn Informationen nur auf Papier stehen?

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Kennen Sie das auch? Sie finden nichts im Dokumentenchaos?

[fa icon="calendar'] 06.12.2018 10:26:38 / von Annkatrin Göpfert veröffentlicht in agorum academy, agorum core information center

 

Sie kennen das sicherlich auch: Sie sitzen mit Kollegen zusammen, besprechen oder bearbeiten selbst ein neues Projekt und da schleicht sich ein Gedanke an: da war mal was. Irgendjemand hat irgendwann mal irgendwas Tolles zu einer ähnlichen Situation gesagt. Diese Informationen sind jetzt mit Sicherheit hilfreich. Doch es fallen einem nur Stichpunkte ein, wie:

  • Es war Monika oder Max.
  • Naja, auf jeden Fall jemand aus dem Marketing.
  • Betraf aber ganz bestimmt ein Projekt mit einem Kunden aus der Automobilbranche.
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agorum Partnertag 2018

[fa icon="calendar'] 05.12.2018 14:10:48 / von Anne Klein veröffentlicht in agorum partner

Seit Jahren veranstalten wir im November unseren agorum Partnertag. Auch in diesem Jahr folgten viele unserer Einladung nach Nellingen, um sich über die neuesten technischen Entwicklungen von agorum core zu informieren und gegenseitig Erfahrungen und Meinungen auszutauschen. Und natürlich um die Tradition miteinander Maultaschen zu essen zu pflegen.

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agorum Software GmbH -20 Jahre Jubiläum

[fa icon="calendar'] 28.11.2018 14:43:52 / von Petra Kayser veröffentlicht in DMS-Hersteller

Wir haben Grund zum feiern: vor 20 Jahren wurde die agorum Software GmbH gegründet. Zum Festtag führten uns Rolf Lang und Oliver Schulze durch 20 Jahre historisches Bildmaterial und Anekdoten aus früheren Zeiten - wie bei allen wichtigen Familienfesten natürlich mit Sekt und Geburtstagskuchen. 

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Rechnungen scannen und erkennen inklusive Positionen

[fa icon="calendar'] 21.11.2018 13:23:29 / von Petra Kayser veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System

Die Umstellung der analogen Buchhaltung auf die digitale Rechnungsverarbeitung nimmt auf Grund des hohen Einsparungspotenzials stetig zu. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, die mit der Einführung eines DMS in einem Aufwasch gemacht werden kann. Ziel ist es, den hohen administrativen Aufwand vom Bestellwesen und der Buchhaltung zu minimieren. Die spezifische Software dafür hat sich mit den Anforderungen und Nachweispflichten über die Jahre in großen Schritten weiterentwickelt. 

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E-Mail Archivierung, aber richtig!

[fa icon="calendar'] 14.11.2018 12:44:23 / von Anne Klein veröffentlicht in mail archivierung

Als im Jahre 1984 die erste E-Mail aus den USA an der Universität in Karlsruhe empfangen wurde, wurde auch in Deutschland ein Grundstein für die moderne Kommunikation gelegt. Auf einmal ließen sich Informationen in ungeahnter Geschwindigkeit um die Welt schicken. Das Internet war zu dem Zeitpunkt noch nicht "erfunden" und die E-Mail noch nicht das Massenmedium, was es heute ist.

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Digitalisierung 4.0 - mit der Software agorum core

[fa icon="calendar'] 07.11.2018 11:58:30 / von Petra Kayser veröffentlicht in Digital Workplace

Digitalisierung 4.0 ist nicht gleichzusetzen mit schnellem Internet. Vielmehr ist es das Bewusstsein, sich auf neue Marktsituationen einzustellen. Prozesse, die sich über Jahre etabliert haben, werden langfristig nicht mehr funktionieren. Kunden - bis hin zu Endkunden - möchten heute bestellen und morgen geliefert bekommen. Das Ganze zusätzlich verbunden mit einem hohen Individualisierungsgrad. Wenn Sie jetzt nur das produzierende Gewerbe vor Augen haben, liegen Sie falsch.

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Papierloses Büro - Das passiert, wenn Sie keine geeignete Software einsetzen.

[fa icon="calendar'] 31.10.2018 10:54:31 / von Anne Klein veröffentlicht in papierlos, Dokumentenmanagement-System, DMS-Hersteller, software, dokumentenverwaltung

Können Sie sich mit der folgenden Person identifizieren? Es ist jemand, der einfach genug hat – und den Mut, die Ketten abzulegen und sich gegen das stellt, was Generationen vor ihm zermürbt und viele Nerven gekostet hat. Dem die schwere Last zu tragen einen krummen Rücken beschert hat? Der viel Zeit seines Lebens mit Suchen verbracht hat anstatt seine eigentliche Mission zu erfüllen? Dann lesen Sie ruhig weiter: Wir reden hier vom Kampf gegen das Papier, dem Kampf gegen das Wuchten schwerer Aktenordner und die aufreibende, zeitverschwendende Suche, die Ressourcen bindet, aber keinen Mehrwert schafft.

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Die ersten Schritte in die Digitalisierung mit einer Dokumentenmanagement-Software

[fa icon="calendar'] 24.10.2018 14:52:22 / von Anne Klein veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System, papierlos, open source dms, DMS-Hersteller, Ablage

 Nehmen wir mal an, dass Sie vorhaben, dem Papierkram in Ihrer Institution den Kampf anzusagen und die ganzen Daten zu digitalisieren, um sich so für die Zukunft bereit zu machen. Das ganze Gesuche haben Sie satt und wollen keine Zeit mehr damit verschwenden…

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Aufbewahrungsfristen 2019: Welche Dokumente können zum 1. Januar weg?

[fa icon="calendar'] 16.10.2018 10:11:59 / von Oliver Schulze veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Rechnungen, papierlos, geschäftsprozesse, Dokumentenmanagement-System


Wenn der Jahreswechsel naht, werden die Kollegen aus der Buchhaltung und der Steuerberater zu den wichtigsten Ratgebern überhaupt: „Können die Unterlagen vom „Projekt XY“ weg oder müssen die noch länger aufbewahrt werden?“ Wenn ja, wandern die physischen Ordner ins Archiv, verbunden mit der Hoffnung, dass nichts davon wiedergefunden werden muss. Auch auf dem Fileserver und dem Desktop wird Tabula rasa gemacht, damit die elektronische Ablage stimmt. Die besonders Eifrigen ziehen mutig Dokumente in den Papierkorb, die eigentlich archiviert werden müssen. Gut wer da die Aufbewahrungsfristen des Gesetzgebers kennt.

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