Suchen kostet Zeit, Nerven und im schlimmsten Fall sogar Kunden. Dafür müssen Informationen nicht einmal komplett verloren gehen. Sie nicht auf Anhieb finden zu können, genügt häufig schon, um beim Gesprächspartner einen schlechten Eindruck zu hinterlassen. Nicht umsonst zählen Such- und Wartezeiten zu den sieben Verschwendungen im Lean Management. 

Bewegung ist zwar gesund, aber unnötige Bewegung während der Arbeit frustriert und raubt wertvolle Arbeitszeit. Damit Ihnen das nicht passiert, geht es im vierten Teil unserer Serie "Lean Management im Büro" um kurze Wege zu allen Informationen, die Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Arbeit brauchen.

In unserer Serie "Lean Management im Büro" geht es heute um einen alten Bekannten, den klassischen braunen Hauspostumschlag. Noch ist er bei Behörden, Institutionen und auch vielen Unternehmen im Einsatz, aber seine Tage sind gezählt, zumal er für eine Informationsübermittlung steht, die in Zeiten von E-Mail und elektronischen Dokumenten zu Recht als antiquiert gilt. Immer mehr Unternehmen wünschen sich eine zeitgemäße Alternative zum kostenintensiven innerbetrieblichen Transport von Papierdokumenten. Also tschüss, brauner Hauspostumschlag, willkommen Dokumentenmanagement. 

Die Informationsflut bewältigen und insgesamt (wieder) produktiver werden – das ist in vielen Unternehmen aktuell eine der vordringlichsten Management-Aufgaben. Den ersten Teil unserer "Lean Management im Büro"-Serie möchte ich daher der Informationsüberflutung widmen, der Büro-Version der aus der Fertigung bekannten Überproduktion.

Dokumentenmanagement-Systeme gibt es viele. DMS-Anbieter sogar noch mehr, denn neben den Herstellern selbst sind auch jede Menge IT-Dienstleister am Markt aktiv. Wer hier die Spreu vom Weizen trennen möchte, sollte die folgenden acht Qualitätskriterien kennen und vor der Entscheidung für ein DMS prüfen. 

Die Prinzipien des Lean Management kommen ursprünglich aus der Produktion, werden aber längst in allen Unternehmensbereichen erfolgreich eingesetzt. Ob Vertrieb, Buchhaltung, Einkauf oder Controlling – "lean" lohnt sich überall da, wo Menschen zusammenarbeiten, Dokumente verarbeitet werden und Informationen fließen. Analog zur Produktion geht es auch beim Lean Management im Büro darum, Verschwendung, Fehler und unnötige Kosten zu vermeiden und gleichzeitig die bestmögliche Qualität zu erreichen. Ziel ist es hier wie dort, die Kundenzufriedenheit und die eigene Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern. 

Elektronische Dokumente lassen sich schnell und einfach verändern. Einerseits eine echte Arbeitserleichterung - stellen Sie sich mal vor, Sie müssten eine 50-seitige Präsentation komplett neu schreiben, nur weil der auf jeder Seite vorkommende Firmenname sich geändert hat. Undenkbar, oder? Andererseits verlangt die leichte Veränderbarkeit auch jede Menge Disziplin von allen, die mit dem Dokument arbeiten. Stichwort: Versionsverwaltung.

DMS im Mittelstand lohnt sich. Sie arbeiten produktiver, sparen Zeit und senken Ihre Kosten. Diese oder ähnliche Aussagen hören Sie im Zusammenhang mit Dokumentenmanagement-Systemen immer wieder - zu Recht, denn mit einem DMS können Sie genau das erreichen. Offen bleibt dabei leider oft die Frage nach dem wirklich erlebten Nutzen. Licht ins Dunkel bringt hier eine aktuelle Bitkom-Studie.

Das papierlose Büro geistert durch die Medien, seit diese Vision 1975 erstmals auf das Papier der „Businessweek“ gedruckt wurde. 40 Jahre später behaupten böse Zungen immer noch, ein papierloses Büro existiere bestenfalls auf dem Papier. Dabei ist die moderne Geschäftswelt diesem Ideal heute näher als je zuvor.

Wer immer noch glaubt, dass Dokumentenmanagement nur die Buchhaltung glücklich macht, wird früher oder später den Anschluss verpassen. Aber noch ist der Zug nicht abgefahren. Deshalb möchte ich in diesem Beitrag einige Gründe nennen, warum auch kleine und mittelständische Unternehmen mit einem Dokumentenmanagement-System erfolgreicher sind als ohne.