Dokumentenmanagement Blog

Dokumente einfach einscannen - ab jetzt herrscht kein Papierchaos mehr

[fa icon="calendar'] 12.12.2018 13:26:38 / von Anne Klein veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System

Papier. Ein vor Jahrtausenden entwickelter Werkstoff aus Faserstoffen, der heute überwiegend aus Holz gewonnen wird. Es ist multifunktionell einsetzbar, z.B. für Verpackungen, Hygiene oder auch zum Beschreiben und eigentlich eine geniale Erfindung. Ist Papier heutzutage aber immer noch die erste Wahl zum Speichern von Informationen, die schnell und geographisch unabhängig verfügbar sein sollen? Oder gibt es auch Nachteile, wenn Informationen nur auf Papier stehen?

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Rechnungen scannen und erkennen inklusive Positionen

[fa icon="calendar'] 21.11.2018 13:23:29 / von Petra Kayser veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System

Die Umstellung der analogen Buchhaltung auf die digitale Rechnungsverarbeitung nimmt auf Grund des hohen Einsparungspotenzials stetig zu. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften, die mit der Einführung eines DMS in einem Aufwasch gemacht werden kann. Ziel ist es, den hohen administrativen Aufwand vom Bestellwesen und der Buchhaltung zu minimieren. Die spezifische Software dafür hat sich mit den Anforderungen und Nachweispflichten über die Jahre in großen Schritten weiterentwickelt. 

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Papierloses Büro - Das passiert, wenn Sie keine geeignete Software einsetzen.

[fa icon="calendar'] 31.10.2018 10:54:31 / von Anne Klein veröffentlicht in papierlos, Dokumentenmanagement-System, DMS-Hersteller, software, dokumentenverwaltung

Können Sie sich mit der folgenden Person identifizieren? Es ist jemand, der einfach genug hat – und den Mut, die Ketten abzulegen und sich gegen das stellt, was Generationen vor ihm zermürbt und viele Nerven gekostet hat. Dem die schwere Last zu tragen einen krummen Rücken beschert hat? Der viel Zeit seines Lebens mit Suchen verbracht hat anstatt seine eigentliche Mission zu erfüllen? Dann lesen Sie ruhig weiter: Wir reden hier vom Kampf gegen das Papier, dem Kampf gegen das Wuchten schwerer Aktenordner und die aufreibende, zeitverschwendende Suche, die Ressourcen bindet, aber keinen Mehrwert schafft.

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Die ersten Schritte in die Digitalisierung mit einer Dokumentenmanagement-Software

[fa icon="calendar'] 24.10.2018 14:52:22 / von Anne Klein veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System, papierlos, open source dms, DMS-Hersteller, Ablage

 Nehmen wir mal an, dass Sie vorhaben, dem Papierkram in Ihrer Institution den Kampf anzusagen und die ganzen Daten zu digitalisieren, um sich so für die Zukunft bereit zu machen. Das ganze Gesuche haben Sie satt und wollen keine Zeit mehr damit verschwenden…

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Aufbewahrungsfristen 2019: Welche Dokumente können zum 1. Januar weg?

[fa icon="calendar'] 16.10.2018 10:11:59 / von Oliver Schulze veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Rechnungen, papierlos, geschäftsprozesse, Dokumentenmanagement-System


Wenn der Jahreswechsel naht, werden die Kollegen aus der Buchhaltung und der Steuerberater zu den wichtigsten Ratgebern überhaupt: „Können die Unterlagen vom „Projekt XY“ weg oder müssen die noch länger aufbewahrt werden?“ Wenn ja, wandern die physischen Ordner ins Archiv, verbunden mit der Hoffnung, dass nichts davon wiedergefunden werden muss. Auch auf dem Fileserver und dem Desktop wird Tabula rasa gemacht, damit die elektronische Ablage stimmt. Die besonders Eifrigen ziehen mutig Dokumente in den Papierkorb, die eigentlich archiviert werden müssen. Gut wer da die Aufbewahrungsfristen des Gesetzgebers kennt.

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Vom Dokumentenmanagementsystem zum Digital Workplace

[fa icon="calendar'] 19.09.2018 13:05:15 / von Anne Klein veröffentlicht in Digital Workplace, open source dms, dms, Dokumentenmanagement-System, DMS-Hersteller

Die Globalisierung schreitet voran, weltweit wird alles schneller, die Prozesse optimiert. Es gilt, dran zu bleiben, um nicht den Anschluss zu verlieren und den Mitbewerber davonziehen zu lassen. Es gilt, die Wünsche der Kunden bestmöglich zu erfüllen und sie zufriedenzustellen. Es gilt, den Überblick über die ganzen Informationen zu behalten. Es gelten aber auch strenge gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen.

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Knowledge Management - Tools und Systeme für den Wissenstransfer

[fa icon="calendar'] 11.09.2018 17:41:26 / von Petra Kayser veröffentlicht in Digital Workplace, papierlos, Dokumentenmanagement-System, Administration, ecm

Das wertvollste Gut eines Unternehmens? Richtig! Es sind die Menschen. Die Mitarbeiter mit all ihrem Know-how, ihrer Erfahrung und ihrem Herzblut. Menschen, die jeden Tag dafür sorgen, dass tolle Produkte, Dienstleistungen oder Handwerk auf den Weg zu ihren Kunden kommen. Aber der Arbeitsmarkt zirkuliert und Menschen wechseln die Abteilung, gehen in den Ruhestand oder kündigen. Und das Know-how geht mit ihnen. Diesen Wissensverlust gilt es zu minimieren und für das Unternehmen zu sichern. 

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10 gute Gründe für ein Dokumentenmagement-System

[fa icon="calendar'] 27.06.2018 14:25:41 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System

 

Der Begriff „Dokumentenmanagement-System“ (DMS) ist wahrscheinlich den meisten in der Arbeitswelt geläufig. Alle Möglichkeiten, die ein solches System mit sich bringt, sind aber nicht immer bekannt. Kein Wunder, ist die Bezeichnung „Dokumentenmanagement“ doch vielleicht etwas zu spezifisch und einengend. Denn hinter einem guten DMS steht deutlich mehr als nur das Verwalten von Dokumenten – es ist der Kern der Digitalisierung von Unternehmen. Daher zeigen wir Ihnen heute, was Sie mit einem DMS erreichen können.

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DSGVO – Wie ein DMS hilft, Datenschutzvorgaben umzusetzen

[fa icon="calendar'] 30.05.2018 15:46:27 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Datenschutz, Dokumentenmanagement-System

Die neue Datenschutz-Grundverordnung ist da. Das haben Sie sicherlich schon selbst mitgekriegt. Für mehr Sicherheit ist damit aber in gewissem Sinn noch nicht gesorgt. Denn ganz im Gegenteil steigt bei vielen die Verunsicherung: Wie soll ich die ganzen Anforderungen nur sauber und rechtskonform umsetzen? Die Sorgen sind nachvollziehbar, ist die Sachlage doch durchaus komplex. Wir können Ihnen an dieser Stelle keine Rechtsauskünfte geben. Aber wir können Ihnen veranschaulichen, wie Ihnen ein DMS wie agorum® core bei der Umsetzung der DSGVO weiterhilft.

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Coming soon: agorum® core DocForm lite

[fa icon="calendar'] 23.05.2018 14:18:23 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement-System

Mit DocForm lite bietet agorum® für sein DMS agorum® core ab der Version 9.0 eine Lösung für das manuelle Erfassen von Dokumenten an. Das Modul richtet sich an Anwender, die keinen Bedarf an einer automatisierten Lösung haben. Etwa, weil sie relativ wenige Dokumente erfassen müssen, oder weil die eingehenden Dokumente nicht oder selten von gleicher Form sind. Das leistungsstarke OCR erlaubt dem Nutzer, Metadaten spielend leicht durch Markieren der relevanten Dokumenteninhalte auszulesen. Mit diesen Metadaten lassen sich die Dokumente dann zielgenau ablegen oder an Workflows weiterleiten.

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