Dokumentenmanagement Blog

Aufbewahrungsfristen 2019: Welche Dokumente können zum 1. Januar weg?

[fa icon="calendar'] 16.10.2018 10:11:59 / von Oliver Schulze veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Rechnungen, papierlos, geschäftsprozesse, Dokumentenmanagement-System


Wenn der Jahreswechsel naht, werden die Kollegen aus der Buchhaltung und der Steuerberater zu den wichtigsten Ratgebern überhaupt: „Können die Unterlagen vom „Projekt XY“ weg oder müssen die noch länger aufbewahrt werden?“ Wenn ja, wandern die physischen Ordner ins Archiv, verbunden mit der Hoffnung, dass nichts davon wiedergefunden werden muss. Auch auf dem Fileserver und dem Desktop wird Tabula rasa gemacht, damit die elektronische Ablage stimmt. Die besonders Eifrigen ziehen mutig Dokumente in den Papierkorb, die eigentlich archiviert werden müssen. Gut wer da die Aufbewahrungsfristen des Gesetzgebers kennt.

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E-Akte schlägt Aktenordner: Jetzt ein digitales Archiv einführen.

[fa icon="calendar'] 04.07.2018 14:24:00 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement, Elektronische Akte

Keine Frage, das herkömmliche Papierarchiv ist ein Auslaufmodell. Es braucht viel Platz und die Mitarbeiter suchen oft ewig nach bestimmten Dokumenten. Spätestens bei der Aufbewahrung digital erstellter Dokumente stoßen Aktenordner endgültig an ihre Grenzen. Für elektronische Dokumente gelten nämlich die gleichen Bestimmungen und Aufbewahrungsfristen wie für Papierdokumente, aber einfaches Ausdrucken und Abheften genügt dem Gesetzgeber nicht. Ein Dilemma, dessen Lösung eigentlich auf der Hand liegt. Trotzdem zögern immer noch viele Unternehmen, auf ein digitales Archiv umzusteigen. Sieben Gründe, warum Sie die Einführung der E-Akte nicht auf die lange Bank schieben sollten.

 

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Mit einem DMS Einsparpotenziale auf Knopfdruck erschließen

[fa icon="calendar'] 06.06.2018 10:30:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Die wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter, deren Wissen und Weiterbildung. Leider steht das angesammelte Wissen in der Praxis nicht immer in Gänze zur Verfügung. Um in der Geschäftswelt von morgen wettbewerbsfähig zu bleiben, sehen sich Unternehmen heute gezwungen, Wissen gezielt nutzbar zu machen. Die Digitalisierung von Daten ist dabei unabdingbar. Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, hilft, das Wissen eines Unternehmens in digitaler Form strukturiert nutzbar zu machen.  Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten eines DMS ergeben sich immense Einsparpotenziale im gesamten Unternehmen, allem voran beim Faktor Zeit. Zeit, die Sie besser in neue Projekte oder die Ausarbeitung kreativer Ideen investieren können. 

 

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Flexibler Zugriff auf Ihre Dokumente mit dem DMS-Laufwerk

[fa icon="calendar'] 16.05.2018 14:10:03 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Was passiert eigentlich mit Ihren Daten, wenn Sie diese in ein Dokumentenmanagement-System packen? Revisionssicher ablegen und schnell wiederfinden ist ja schön und gut. Wichtig sogar! Aber was, wenn Sie mit den Dokumenten wieder arbeiten wollen? Erst mühsam herunterladen, bearbeiten, dann wieder hochladen? Das ist nicht effizient. Das müssen Sie mit agorum® core aber auch nicht. Das DMS-Laufwerk bildet alle Inhalte Ihres DMS mithilfe eines virtuellen Laufwerks ab. Bedeutet: Ob im File-Explorer oder in der Web-Oberfläche arbeiten Sie mit Ihren Dokumenten weiter, wie Sie es gewohnt sind. Ein so flexibler Zugriff bedeutet, dass die Arbeit mit dem DMS Spaß macht und sofort Akzeptanz findet.

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Big Data - was bedeutet das eigentlich für mein Unternehmen?

[fa icon="calendar'] 23.04.2018 11:42:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Wer sich mit Digitalisierung beschäftigt, kommt an Big Data kaum vorbei. In Medienberichten geht es in diesem Zusammenhang meist um das Sammeln und Auswerten von Daten im großen Stil, um "Datenkraken" und die (Un)Sicherheit persönlicher Daten. Wer stattdessen die Fachliteratur befragt, findet jede Menge Artikel zur richtigen Big Data-Strategie für Unternehmen. Aber brauche ich als kleines oder mittelständisches Unternehmen überhaupt eine Big Data-Strategie? Ist das nicht eher ein Thema für Großkonzerne und Forschungseinrichtungen?  

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Elektronische Aktenführung mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar'] 18.04.2018 10:23:00 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Die Akte als Aufbewahrungsort für Schriftstücke jeglicher Art hat eine lange Tradition, denn bereits seit dem späten Mittelalter werden Akten geführt. Anfangs wurden die gesammelten Papiere von Aktenzwirn zusammengehalten, bevor sich zu Beginn des 20ten Jahrhunderts Ordner, Schnellhefter und Heftstreifen durchsetzten. Der heute noch bekannt und beliebte Aktenordner wurde von Friedrich Soennecken zusammen mit dem Locher 1896 als "Apparat zum zeitweisen Zusammenheften von Briefen" erfunden. Spätestens damit war die Zeit des Aktenzwirns abgelaufen. Anfang des 21ten Jahrhunderts ist es nun der Papieraktenordner, der nicht mehr zeitgemäß ist, denn die elektronische Aktenführung hat ihm längst den Rang abgelaufen. Egal ob Kunden-, Lieferanten-, Personal-, Projekt-, Patienten- oder Verwaltungsakte die elektronische Akte ist weiter auf dem Vormarsch und das ist gut so. 

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Welche Hardware brauche ich, um agorum® core optimal zu betreiben?

[fa icon="calendar'] 17.04.2018 09:56:45 / von Matthias Ernst veröffentlicht in agorum core im Alltag, Dokumentenmanagement

Die Frage nach den Hardware-Anforderungen von agorum® core können wir leider nicht in einem Satz beantworten. Eine der Stärken des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) ist schließlich, dass es modular aufgebaut ist. Es skaliert mit Ihren persönlichen Anforderungen. Wir können Ihnen aber eine Orientierung und Vorschläge an die Hand geben, wie Sie abhängig von Ihren Wünschen das Beste aus Ihrem DMS herausholen können.

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Standardsoftware von der Stange oder besser die maßgeschneiderte Lösung?

[fa icon="calendar'] 26.03.2018 11:39:39 / von Stefan Röcker veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Wie so oft lässt sich die Frage aus der Überschrift mit einem glasklaren "es kommt darauf an" beantworten. Viele Programme erfüllen in der Standardausführung die Wünsche der Nutzer und bieten alle Funktionalitäten, die sie im Alltag benötigen. Das sind meist Apps für den persönlichen Zweck oder Software, die Basisfunktionen bereitstellt. Dabei denke ich an Browser, E-Mail-Clients und Office-Produkte. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, Prozesse abzubilden oder Informationen schnell und transparent zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Hier stoßen Standardprodukte sehr schnell an ihre Grenzen, denn jede Organisation tickt anders und nicht sämtliche Abläufe lassen sich in einen Standard quetschen. Die Gretchenfrage lautet hier, in Dienstleistung investieren und maßgeschneiderte Software zum Einsatz bringen oder sich in das enge Korsett eines Standards zwängen? 

 

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Flexibler Zugriff und intuitive Bedienung mit agorum® core

[fa icon="calendar'] 21.03.2018 12:29:29 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Dokumentenmanagement, agorum core in der Cloud

Immer wieder erleben wir bei unseren Online-Demos verwirrte Nachfragen, wenn wir die Funktionsweise von agorum® core vorstellen: "Haben Sie gerade die Datei einfach mit Doppelklick geöffnet?" „Wo ist dieses Laufwerk gehostet, ich dachte, das agorum® wäre eine Datenbank.“ Lösungen können manchmal so einfach sein, dass ihre Einfachheit zu Verwirrung oder gar Unglauben führt. Zeit, um Klarheit zu schaffen, wie wir Standards bei der Bedienbarkeit setzen. 

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Der neue DMS-Standard: agorum® zeigt Basic Archive auf der CEBIT

[fa icon="calendar'] 16.03.2018 11:07:42 / von Matthias Ernst veröffentlicht in Datenarchivierung, Dokumentenmanagement, Messen und Veranstaltungen

Manche Anwender wollen einfach nur Dokumente und Daten archivieren. Funktionen, die den Prozess sinnvoll automatisieren, sind dabei natürlich willkommen. Aber mehr erwarten sie sich nicht von einem Dokumentenmanagement-System. Und wollen sie vielleicht auch gar nicht. Gerade kleine Unternehmen wünschen sich oft so eine Basisfunktion. Ohne großen Konfigurationsaufwand und hohe Kosten. agorum® präsentiert mit Basic Archive auf der CEBIT die Antwort: ein Add-on für das DMS agorum® core, das alle wichtigen Archivierungsfunktionen mitbringt. Das vorkonfiguriert und direkt einsetzbar ist – mit der Pro- wie auch der Open-Version. Und das Sie für die Open-Version sogar völlig kostenlos herunterladen können. 

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