Die comdirect smartPay-App mit agorum® core-Archivfunktion wurde auf Platz 1 beim Wettbewerb "YouGov-Kunden-Innovation 2016" gewählt. Mit diesem Preis zeichnete das internationale Marktforschungs- und Beratungsinstitut YouGov zum sechsten Mal besonders herausragende Innovationen aus, die Kunden die Interaktion mit Unternehmen und deren Service erleichtern. Die comdirect smartPay-App überzeugte die Jury besonders durch ihren Komfort und die Zeitersparnis bei der Überweisung per Smartphone.

Die Auswirkungen der Digitalisierung auf die Arbeitswelt ist eines der meistdiskutierten Themen unserer Zeit. Einerseits herrscht Freude über den neugewonnenen Freiraum für Kreativität und Innovation, weil Computer und Maschinen uns schon heute lästige Arbeit abnehmen, andererseits hört man immer wieder auch Befürchtungen, dass der Mensch in der Arbeitswelt der Zukunft keinen Platz mehr haben wird. Ein aktueller Forschungsbericht des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung IAB geht nun der Frage nach, inwieweit Computer und Maschinen den Menschen wirklich vom Arbeitsmarkt verdrängen können.

Wir schreiben das Jahr 2016. Die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und Aktenberge passen ebensowenig ins Bild eines modernen, leistungsfähigen Unternehmens wie die gute alte Schreibmaschine. Elektronisches Dokumentenmanagement heißt das Gebot der Stunde - auch und gerade in der Buchhaltung, die mehr als jede andere Abteilung mit sensiblen Unterlagen und gesetzlichen Pflichten rund um Dokumente zu tun hat. So manch ein gestandener Buchhalter mag sich jetzt fragen, wie er seine Belege denn bitteschön gesetzeskonform aufbewahren soll, wenn nicht sorgfältig in Aktenordner geheftet, die der Steuerprüfer auf Wunsch jederzeit einsehen kann. Aber auch dafür hat der Gesetzgeber bereits eine Lösung: Ersetzendes Scannen!

Dokumentenmanagement-Systeme sind im Geschäftsleben fest etabliert, ihre Leistungsfähigkeit wird aber immer noch häufig unterschätzt. Natürlich macht ein DMS als digitales Archiv eine gute Figur. Wer Dokumentenmanagement aber lediglich zur Dokumentenablage nutzt, verschenkt wertvolles Potenzial. Ein gutes DMS ist nämlich kein Inselsystem, sondern die zentrale Software für sicheren und effizienten Umgang mit Daten. Die folgenden 10 Gründe zeigen, warum es sich für jedes Unternehmen lohnt, in Sachen DMS über den "Tellerrand" der Dokumentenverwaltung zu blicken.

Zwei Millionen User, nahezu hundertprozentige Ausfallsicherheit und höchste Sicherheitsstandards: Das Archiv hinter der neuen smartPay-App der comdirect Bank AG ist aktuell eins der größten Projekte der agorum® Software GmbH. Das Open Source Dokumentenmanagement-Systems agorum® core bildet nämlich die Grundlage der hochverfügbaren Clusterlösung, mit der die Bank jetzt einen deutschlandweit einzigartigen Service bietet. Die Kunden können ihre Rechnungen wie bisher per Smartphone abfotografieren und automatisch zur Zahlung freigeben, aber jetzt auch in ihrem eigenen agorum® core-Archiv ablegen. Die neue Funktion gibt es bereits für Android, eine iOS-Variante wird folgen.

Aktenplan - das klingt eher nach altertümlicher Amtsstube als nach moderner Behörde oder einem Unternehmen im digitalen Zeitalter. Dementsprechend häufig fragen uns Kunden, ob ein Aktenplan überhaupt noch notwendig ist, wenn sowieso ein Dokumentenmanagement-System eingeführt werden soll. Dieser Frage möchte ich im Folgenden nachgehen.

Die Rechnungsprüfung ist Alltag in jedem Unternehmen: Bevor eine Lieferantenrechnung zur Zahlung freigegeben wird, muss sie auf ihre sachliche und formale Richtigkeit geprüft und in diesem Zuge mit Lieferschein und Bestellung abgeglichen werden. Geschieht das manuell, wird daraus schnell ein zeitaufwändiger und damit kostenintensiver Prozess. Kein Wunder, dass viele Unternehmen ihre Rechnungsprüfung automatisieren möchten - am liebsten komplett, aber zumindest in Teilen. Wie das mithilfe eines Dokumentenmanagement-Systems funktioniert, möchte ich Ihnen heute zeigen.

Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.

Ein aufgeräumter Schreibtisch gilt zu Recht als sichtbares Ergebnis einer guten Büroorganisation. Aber auch wenn Papierberge, herumliegendes Arbeitsmaterial und ein chaotisches Gesamtbild auf dringenden Handlungsbedarf hindeuten, sei hier noch einmal ganz klar gesagt: Aufräumen allein genügt nicht! Für eine dauerhafte Verbesserung gehören sämtliche vorhandenen Strukturen und Arbeitsabläufe auf den Prüfstand. Denn es ist kein Zufall, dass sich immer an denselben Stellen die Akten stapeln oder der eine Mitarbeiter regelmäßig im Chaos versinkt, während sein Kollege gegenüber scheinbar mühelos den Überblick behält. 

Zufriedene Mitarbeiter sind die besten Botschafter für ein Unternehmen, Dienst nach Vorschrift kostet dagegen bares Geld, denn frustrierte Mitarbeiter fehlen im Schnitt 5 Tage häufiger als ihre Kollegen und wechseln auch häufiger ihren Arbeitgeber. Das Betriebsklima leidet natürlich ebenfalls, wenn die Motivation im Keller ist, von der Produktivität ganz zu schweigen. Kein Wunder also, dass die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ganz oben auf der To Do-Liste vieler Unternehmen steht. Warum Dokumentenmanagement im Allgemeinen und agorum® core im Besonderen ein wesentlicher Baustein dafür sein kann, möchte ich Ihnen heute zeigen.