Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft (6): Mehr Mitarbeiterzufriedenheit

Zufriedene Mitarbeiter sind die besten Botschafter für ein Unternehmen, Dienst nach Vorschrift kostet dagegen bares Geld, denn frustrierte Mitarbeiter fehlen im Schnitt 5 Tage häufiger als ihre Kollegen und wechseln auch häufiger ihren Arbeitgeber. Das Betriebsklima leidet natürlich ebenfalls, wenn die Motivation im Keller ist, von der Produktivität ganz zu schweigen. Kein Wunder also, dass die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit ganz oben auf der To Do-Liste vieler Unternehmen steht. Warum Dokumentenmanagement im Allgemeinen und agorum® core im Besonderen ein wesentlicher Baustein dafür sein kann, möchte ich Ihnen heute zeigen.

Mehr Mitarbeiterzufriedenheit durch Dokumentenmanagement

Sicherlich denken die wenigsten Personalverantwortlichen als erstes an ein DMS, wenn es um Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeitermotivation geht. Sollten sie aber, denn ist es unstrittig, dass bei den Mitarbeitern der Spaß an der Arbeit schon immer ganz oben auf der Zufriedenheitsskala stand - und der lässt sich durch ein gutes Dokumentenmanagement-System erheblich steigern. Glauben Sie nicht? Dann hier ein paar Beispiele, die wir teilweise in den vorangegangenen Beiträgen dieser Blogreihe bereits ausführlich beleuchtet haben:

Lästige Routinetätigkeiten wie die Ablage von Dokumenten gehen wesentlich einfacher oder lassen sich vollständig automatisieren.
Die zeitraubende Suche nach Dokumenten ist mit einem DMS Vergangenheit.
Die Kommunikation direkt am Dokument schafft Transparenz und der Mitarbeiter weiß jederzeit, was in seinem Arbeitsbereich los ist.
Zeitsparende Workflows, elektronische Wiedervorlagen, übersichtliche E-Akten und vieles mehr tragen dazu bei, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben souverän und mit einem guten Gefühl erledigen kann.

Und weil der Mitarbeiter seine Zeit nicht mehr mit lästigem, zeitraubenden "Bürokratiekram" verbringen muss, hat er den Kopf wieder frei für wertschöpfende und kreative Tätigkeiten, die ihm Erfolgserlebnisse verschaffen und das Unternehmen nachhaltig weiterbringen. Also die vielzitierte klassische Win-Win-Situation.

Der mobile Arbeitsplatz ist gefragt

Für das Unternehmen ist es günstiger, bestehende Mitarbeiter zu binden als neue zu finden, einzustellen und einzuarbeiten. Weil eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit die Fluktuation signifikant senkt, sind Personalverantwortliche ständig dabei, die unmittelbare Arbeitsumgebung des Einzelnen zu verbessern und ihre guten Mitarbeiter so zum Bleiben zu bewegen. Konnte ein Unternehmen hier vor einigen Jahren noch mit höhenverstellbaren Schreibtischen, ergonomischen Stühlen, Tageslichtlampen und einem aktuellen Computer punkten, definieren die Mitarbeiter den modernen Arbeitsplatz heute vor allem über den Zugang zu zeitgemäßen Möglichkeiten der Kommunikation. Die Ausstattung des Schreibtisches rückt in den Hintergrund, denn dort verbringen digitale Mitarbeiter immer weniger Zeit. Sie sind unterwegs, arbeiten beim Kunden, in Meetings oder auch im Home Office. Und - diese Tatsache trägt wesentlich zur Veränderung der Arbeitswelt bei - sie sind aus dem Privatleben daran gewöhnt, alle Informationen überall zur Verfügung zu haben und verlangen das natürlich auch am Arbeitsplatz.

agorum® core ist genau dafür bestens gerüstet. Mit seinem browserbasierten Zugang und dem einfachen, intuitiv nutzbaren Smart Assistant kann der Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz überall hin mitnehmen. Wo immer ihm ein Internet-Zugang zur Verfügung steht - und das ist heute ja beinahe flächendeckend der Fall - kann er mit seinem Laptop genauso arbeiten wie am Schreibtisch. Auch unterwegs kann er sämtliche Funktionen seines Dokumentenmanagement-Systems nutzen, inklusive Workflows, Mitteilungsliste, Notizfunktion usw.

agorum® core auf dem Smartphone oder Tablet

Aber natürlich hat nicht jeder Mitarbeiter immer und überall sein Notebook dabei. Im Gegenteil, die meisten Menschen nutzen heute eine Vielzahl unterschiedlicher Endgeräte, um an die für sie wichtigen Informationen zu kommen. Deswegen gibt es den Mobile Client von agorum® core. Er ermöglicht es, mit Tablets und selbst Smartphones auf die Informationen im DMS zuzugreifen, so dass der Mitarbeiter quasi seine unternehmensinterne Suchmaschine immer dabei hat und so für alle Fälle gewappnet ist.

Der Kunde hat beim gemeinsamen Mittagessen eine Frage und das Notebook steht noch im Konferenzraum? Dank Smartphone mit Mobile Client kann der Mitarbeiter souverän antworten. Natürlich kann er auch auf dem Weg ins Büro noch mal die Infos rekapitulieren, die er für das Gespräch mit dem Chef braucht. Oder eine Idee, die ihm abends beim Fernsehen kommt, eben als Notiz an den Kollegen schicken, bevor er sie wieder vergessen hat. Für sich genommen Kleinigkeiten, aber in Summe ermöglichen sie es dem Mitarbeiter, so mobil zu arbeiten wie er möchte.