Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft (3): Flexibilität und Agilität

Die Digitalisierung und die globale Vernetzung machen die Geschäfts- und Arbeitswelt immer komplexer. Die Marktanforderungen ändern sich fortwährend und immer schneller, daher ist es für Unternehmen zunehmend wichtiger, sich zeitnah an geänderte Bedingungen anpassen zu können. Dazu braucht es flexible Strukturen und agile Prozesse.

Um das zu erreichen, sind zwei Grundvoraussetzungen zwingend notwendig: eine Unternehmens- und Führungskultur, die es den Mitarbeitern ermöglicht, schnell und beweglich zu sein und eine IT, die diese Kultur unterstützt und sich genauso flexibel und schnell an neue Anforderungen anpasst. Letzteres möchte ich diesem Blogartikel genauer beleuchten.

Die Digitalisierung der Arbeit ist zugleich Herausforderung und Chance, diese zu meistern. Oft genug ist es allerdings noch so, dass die Software die Agilität der Mitarbeiter eher bremst als fördert. Beispielsweise, wenn geänderte Prozesse sich nicht anpassen lassen, die Kommunikationsmöglichkeiten zu starr sind oder sich neue Anforderungen einfach nicht umsetzen lassen. Daher ist es zunächst einmal wichtig, sich anzusehen, welche Anforderungen vorhanden sind, um sich dann der Softwareauswahl zuzuwenden.

Welche Grundanforderungen wir sehen, um in Teams flexibler und agiler arbeiten zu können und wie wir das mit unserem Dokumentenmanagement-System agorum® core abbilden, zeige ich Ihnen in den nächsten Absätzen.

Flexiblere Kommunikation in flexibleren Arbeitswelten

Die Möglichkeiten, die uns die Digitalisierung schon heute bringt, verändern zwangsläufig in vielen Bereichen die Arbeitswelt. Informationen stehen uns überall zur Verfügung, Kommunikation ist auch mobil über große Brandbreiten möglich. Diese Möglichkeiten der Digitalisierung gilt es nun im Sinne des Unternehmens und der Mitarbeiter voll auszuschöpfen.

Mitarbeiter möchten flexiblere Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle, um die Arbeit besser mit der aktuellen Lebenssituation verbinden zu können. Dabei werden die Unternehmen keine Wahl haben, ob sie das Zulassen oder nicht. Denn wenn sie es nicht anbieten, werden sich die potentiellen Mitarbeiter wohl eher für ein Unternehmen entscheiden, welches ihnen diese flexiblen Arbeitsmodelle eröffnet.

agorum® core hat alle Voraussetzungen, den Arbeitsplatz flexibel zu gestalten. Über die browserbasierte Oberfläche "Smart Assistant" haben Sie vollen Zugriff auf Ihren Arbeitsplatz, mit allen Dokumenten, Mitteilungen, E-Mails, Workflows und sonstigen relevanten Informationen. Wie das im Detail aussieht und welche Vorteile daraus entstehen, haben wir im vorherigen Artikel diese Serie "Telearbeit, Home Office & Co." bereits dargestellt, daher möchte ich hier nicht mehr näher darauf eingehen.

Aber auch die interne Kommunikation im Unternehmen wird mit agorum® core wesentlich flexibler und transparenter, denn mit dem individuell konfigurierbaren Mitteilungssystem informieren sich Ihre Mitarbeiter selbst über alle Vorgänge im Unternehmen, die für sie relevant sind und zu denen sie etwas beisteuern können.

Umgekehrt können auch Rückmeldungen explizit über das soziale Netzwerk eingefordert werden. Wenn zum Beispiel neue Ideen besprochen oder Prototypen getestet werden sollen. So entsteht ein agiler Austausch zwischen Teams und Abteilungen, der Ideen und Projekte aus unterschiedlichsten Blickwinkeln beleuchtet und voran bringt. Der große Vorteil von agorum® core: Sie können Ihre Mitteilungen bzw. Nachrichtenströme direkt mit einem Originaldokument verknüpfen, so dass alle Personen immer auf dem gleichen Informationsstand sind. Eine automatische Versionierung des Dokumentes gewährleistet, dass Änderungen lückenlos nachvollzogen werden können.

Entscheidend dabei ist auch, dass agorum® core alle Voraussetzungen bereitstellt, die Ihre Mitarbeiter brauchen. Die Umsetzung selbst hängt aber im höchsten Maße von Ihrer Unternehmenskultur ab.

Struktur für agile Prozesse in flexiblen, selbstorganisierten Unternehmen

Um vor lauter Agilität nicht im Chaos zu versinken, ist es auch notwendig, den Überblick zu behalten. Dafür gibt es für agorum® core ein Workflow-Modul, mit dem zum Beispiel zeitkritische Prozesse überwacht und eskaliert werden können, falls ein Termin zu platzen droht. Wichtig dabei ist: Die Workflow-Prozesse sind in agorum® core flexibel anpassbar. Ändern sich die Anforderungen an einen workflowgesteuerten Geschäftsprozess, kann der Workflow einfach und flexibel umkonfiguriert und angepasst werden. Zusätzlich gibt es die Möglichkeit der Ad hoc-Workflows, die noch während der Abarbeitung des Prozesses Änderungen im Ablauf ermöglichen. Solche Workflows finden zum Beispiel Anwendung bei der Verteilung und Weiterleitung von Aufgaben.

In einer filterbaren Liste, stellt Ihnen agorum® core alle diese Workflows übersichtlich dar. Sie können sich entweder alle offenen Workflows anzeigen lassen oder nur die, die Sie oder Ihre Abteilung betreffen. Womit wir bei der flexiblen Selbstorganisation von Teams und der Verantwortungsdistribution wären.

agorum® core stellt Ihnen mit seinem Workflow-Modul ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie Aufgaben entweder konkret an eine Person stellen oder in einen großen Topf werfen können. Letzteres bedient die Anforderung vieler Unternehmen, die sich im Sinne der "neuen Arbeit" auf die Selbstorganisation Ihrer Teams und Mitarbeiter verlassen. Essentiell vor allem dann, wenn diese nicht an einem Ort und nicht zur selben Tageszeit arbeiten. Die Aufgaben werden nicht an eine bestimmte Person gestellt, sondern in einen Pool geworfen, aus dem sich alle bedienen. Je nach Dringlichkeit, Kompetenz und Kapazität holen die Mitarbeiter die Aufgabe zu sich und bearbeiten diese. Alle Schritte werden dabei automatisch protokolliert und sollten ergänzend manuell dokumentiert werden. Kann die Aufgabe vollständig erledigt werden, wird sie als abgeschlossen markiert. Muss Sie weiterbearbeitet werden, wird sie entweder wieder in den Pool gegeben oder an eine bestimmte Person weitergeleitet. So können Aufgaben schnell und flexibel abgearbeitet werden.

Agile Prozesse brauchen schnelle Informationen

Grundlage aller Tätigkeiten in einem Unternehmen sind Informationen. Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung wird diese Informationsflut immer größer und damit auch schwerer beherrschbar. Daher ist es für agile Unternehmen extrem wichtig, zum einen Informationen zu sammeln und sicher abzulegen und zum anderen das gespeicherte Wissen schnell wieder abrufen zu können. Denn nichts ist lästiger, als wenn ein Prozess ins Stocken gerät, weil Informationen fehlen, da sie nicht schnell gefunden werden.

agorum® core bietet hier vielfältige Möglichkeiten, Dokumente so abzulegen, dass sie schnell wiedergefunden werden können. Die einfachste Möglichkeit, nach Dokumenten zu suchen, ist die integrierte Volltextsuche. Kennen Sie den Inhalt des Dokuments, finden Sie das Dokument mit der Eingabe weniger Stichworte schnell wieder, dank OCR sind übrigens auch Texte in Bilddateien durchsuchbar. Sie können aber auch nach Metadaten suchen. Diese werden in agorum® core so weit wie möglich automatisch aus dem Dokument erfasst und über Verzeichnisstrukturen vererbt, können aber bei Bedarf auch manuell ergänzt werden. So können Sie zum Beispiel nach allen Unterlagen zu einer bestimmten Projektnummer suchen, nach einer Rechnung über die Rechnungsnummer oder sich auch alle Rechnungen mit dem Attribut "offen" anzeigen lassen.

Mit dieser umfangreichen Suche haben Sie alle Informationen sehr schnell im Zugriff, können Kundenanfragen schneller beantworten und das Wissen in Ihrem Unternehmen schneller teilen, konservieren und bereitstellen.

Flexible Software als Basis für agile Unternehmen

Wie oben schon erwähnt, nutzt die agilste Vorgehensweise nichts, wenn die IT nicht mitspielt und bremst. Daher ist es enorm wichtig, dass die eingesetzte Software sich flexibel an die Prozesse und Bedürfnisse im Unternehmen anpasst, kontinuierlich weiterentwickelt wird und auch langfristig anpassungsfähig bleibt, wenn Geschäftsprozesse sich ändern. agorum® core baut auf modernsten Technologien auf und ist von der Oberfläche bis zu den eingesetzten Workflows bis ins Detail an die Anforderungen des Unternehmens und seiner Mitarbeiter anpassbar. Unsere Maxime lautet, dass in jeder Situation jedem Mitarbeiter genau das zur Verfügung steht, was er in diesem Moment braucht, um die ihm gestellte Aufgabe zu erledigen.

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