Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft (5): Gemeinsam entscheiden

Im vierten Teil unserer Blogserie hatte ich mich damit beschäftigt, wie Sie mit agorum® core einfach und schnell auf bestehendes Wissen im Unternehmen zurückgreifen. Diese solide und transparente Datenbasis ist die Grundlage für Entscheidungen, die gemeinsam in einer Gruppe getroffen werden müssen. Diese Entscheidungsprozesse zu digitalisieren, hat den großen Vorteil, dass Sie nicht mehr davon abhängig sind, das Team an einem bestimmten Termin an einen Tisch bringen zu müssen, sondern zeit- und ortsunabhängig Entscheidungen schnell und fundiert treffen können. Mit agorum® core kein Problem: über Workflows, Notizen und Mitteilungslisten halten sie alle Beteiligten auf dem aktuellen Stand und ermöglichen schnelles, gemeinsames Entscheiden.

Digitalisierte Entscheidungsprozesse

Die Digitalisierung wird den persönlichen Kontakt nicht vollständig ersetzen können. Meetings, um sich abzustimmen und Entscheidungen zu treffen, werden auch weiterhin ihre Berechtigung haben Im Gegenteil, sie werden vermutlich sogar wesentlich wertvoller werden, um sich vertieft mit anstehenden Themen auseinandersetzen zu können. Der große Nachteil bei solchen Terminen bleibt allerdings der Zeitfaktor. Ein Termin muss gefunden werden, an dem alle Beteiligten Zeit haben, der Termin muss geplant und abgestimmt werden, manche Teilnehmer müssen extra dafür anreisen oder andere wichtige Tätigkeiten unterbrechen. Dafür bleibt nicht immer Zeit. Daher ist es in einer sich immer schneller verändernden Geschäftswelt zwingend notwendig, gemeinsame Entscheidungsprozesse von Zeit und Ort abzukoppeln und digital abzubilden.

Mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core sind Sie dafür bestens gerüstet. Alle Funktionen, die Sie für so einen Entscheidungsprozess brauchen, sind bereits vorhanden. Sie besitzen über Mitteilungslisten und Notizen alle Möglichkeiten effizient im Team zu kommunizieren, greifen dank elektronischer Akten immer auf die aktuellsten Daten zurück und haben immer einen vollautomatisch protokollierten Prozess, um jederzeit die Entscheidungswege nachvollziehen zu können.

Notizen mit Chatfunktion direkt am Dokument oder Verzeichnis

Bei kleineren Entscheidungen, bei der Sie die Meinungen von Kollegen einholen möchten, reicht oftmals bereits die Notiz- und Chatfunktion von agorum® core aus. Wenn Sie zum Beispiel konkret über den Inhalt eines Dokuments oder mehrerer Dokumente in einem Verzeichnis entscheiden lassen möchten. Dann hängen Sie einfach eine Notiz an das Dokument oder das Verzeichnis und adressieren die Notiz an alle Personen, die Sie involvieren möchten. Die Empfänger erhalten die Nachricht inklusive Link zum Dokument in Ihrer Mitteilungsliste. Mit einem Klick können sie das betreffende Dokument öffnen, lesen und gegebenenfalls auch bearbeiten. Kommentare dazu werden einfach als Antwort auf eine Nachricht oder als neue Notiz am Dokument hinterlassen. Bilder, Grafiken und weitere Links können in Notizen eingefügt werden. Alle Notizen, die an einem Dokument "hängen", werden chronologisch als Stream aufgelistet. Damit haben Sie an jedem Dokument Ihren eigenen, kleinen Social Media Kanal, über den Sie alle notwendigen Informationen austauschen können, um eine dokumentierte Entscheidung zu treffen.

Elektronische Akte - alle relevanten Informationen zu einem Thema zusammenfassen

Sind mehr als ein paar wenige Dokumente für einen Entscheidungsprozess notwendig, kann es praktisch sein, diese Informationen gesammelt in einem Verzeichnis zu verlinken, um Sie dem Kreis der Entscheider bequem an einer Stelle zur Verfügung zu stellen. Die Dokumente müssen dabei nicht kopiert werden, sie werden einfach von Ihrem ursprünglichen Ablageort in die neue elektronische Akte verlinkt. So stehen alle relevanten Daten gesammelt zur Verfügung, ohne dass doppelter Inhalt entsteht oder unübersichtlich viele Versionen produziert werden. Trotzdem können die Dokumente wie gewohnt bearbeitet werden. Über eine automatische Historisierung lassen sich ältere Fassungen des Dokumentes einsehen und wiederherstellen.

Schnell und komfortabel können Sie so alle Informationen zusammenstellen, die Ihre Kollegen für eine Entscheidung brauchen. Über die oben beschriebene Notizfunktion können Anmerkungen hinterlassen oder Fragen an den Kreis der Beteiligten gestellt werden.

Zeitkritische Entscheidungen eskalieren

Ist eine Entscheidung besonders zeitkritisch, kann ein Entscheidungsprozess auch über einen überwachten und protokollierenden Workflow abgebildet werden. Muss eine Entscheidung bis zu einem bestimmten Termin getroffen werden, können verschiedene Eskalationsstufen eingebaut werden, die zu festgelegten Zeiten die Kollegen priorisiert daran erinnern, dass sie ihren Beitrag leisten müssen. Damit ist gewährleistet, dass kein Termin mehr verpasst werden kann.

Zudem können Sie mit einem solchen Workflow Entscheidungsprozesse über mehrere Freigabe- und Hierarchiestufen abbilden. So werden Entscheidungsprozess gesteuert von einer Stufe zur anderen weitergegeben.