Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft (4): Zugriff auf bestehendes Wissen

In Teil 4 unserer Blogserie zum digitalen Arbeitsplatz der Zukunft möchte ich mich damit beschäftigen, wie der Zugriff auf bestehendes Wissen im Unternehmen verbessert werden kann. Denn wenn uns die Digitalisierung und das Internet eines bereits jetzt schon gebracht hat, dann die Möglichkeit, auf nahezu unendliche Informationsquellen rund um die Uhr zuzugreifen. Die Kunst besteht nun allerdings darin, das im Unternehmen benötigte Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort abrufbar zu machen. Warum das genau zu unserem Dokumentenmanagement-System agorum® core passt, erläutere ich ihnen im Folgenden.

Im Internet und auf unseren internen Servern und Festplatten ist nahezu unendlich viel Wissen gespeichert. Kein Mensch kann all diese Informationen erfassen und verarbeiten. Aber das muss auch niemand, denn das Wissen steht uns ja dank Ultrabooks, Tablet-PCs, Smartphones & Co. praktisch immer und überall zur Verfügung. Es gibt da diesen alten Spruch, den ich noch aus meiner "prädigitalen" Schulzeit kenne, wenn es darum ging, was auswendig gelernt werden musste und was nicht. Bei allem was irgendwie in einem Buch, einer Formelsammlung oder einem Gesetzestext stand und für die Klausuren verwendet werden durfte, hieß es: "Das muss ich ja nicht wissen, ich muss nur wissen, wo es steht." Heute ist dieser Spruch schon wieder überholt, wenn es darum geht, Informationen zu finden. Denn in einem modernen, digitalen Unternehmen, gibt es einen Wissensspeicher, der alles beinhaltet, was es im Unternehmen an gespeichertem Wissen gibt: Das Dokumentenmanagement-System.

Wissen speichern und ablegen

Am Anfang möchte ich noch einmal einen Schritt zurückgehen, denn bevor Wissen im Unternehmen gespeichert werden kann, muss es zunächst einmal entstehen. Das passiert überwiegend in den Köpfen der vielen Menschen, die für das Unternehmen arbeiten. Sehr vieles, was dabei ensteht, wird in Form von Texten, Tabellen, Zeichnungen und Bildern dokumentiert. Diese Daten zu speichern, ist an sich noch keine Kunst, wohl aber, diese Daten so abzulegen, dass sie schnell wiedergefunden werden können und zwar genau dann, wenn sie gebraucht werden. Mich würde wirklich einmal interessieren, wie viel Wissen auf unstrukturierten, undurchsuchbaren Fileservern vergessen vor sich hin schlummert und wie viel Zeit schon verschwendet wurde, um nach solchen Informationen zu suchen.

agorum® core und der integrierte Smart Assistant unterstützen Sie dabei, Informationen an der richtigen Stelle abzuspeichern und mit den richtigen Metadaten zu "verschlagworten", so dass die Daten sehr schnell wiedergefunden werden können. Viel Wissen geht verloren, weil Mitarbeiter aus Bequemlichkeit oder Unwissenheit Informationen unstrukturiert und ohne Verschlagwortung irgendwo auf einem Server oder gar der eigenen Festplatte ablegen. Niemand weiß in so einem Falle mehr, wo diese Informationen gespeichert wurden. Der Smart Assistant schafft hier eine für den Mitarbeiter wesentlich komfortablere Alternative, die er gerne nutzt. Er findet über die Eingabe bzw. Auswahl weniger Stichworte den richtigen Ablageort für jedes Dokument, so dass das mühselige und zeitraubende Suchen und Klicken im Verzeichnisbaum entfällt. So wird Wissen praktisch wie von alleine so strukturiert konserviert, dass es schnell wieder auffindbar ist.

Wo nur irgendwie möglich, versuchen wir mit agorum® core die Metadaten eines Dokumentes entweder aus der Datei selbst und/oder aus dem Ablageort zu ermitteln. Sollte dies ausnahmsweise nicht möglich sein, können Metadaten manuell ergänzt werden. Der Mitarbeiter erhält dann bei der Ablage ein Eingabeformular, über das er schnell die fehlenden Metadaten erfassen kann. Unterstützt wird er dabei mit Auswahllisten und Funktionen zur Autovervollständigung.

Der Vorteil: Mit den Metadaten können Sie zum Beispiel mit wenigen Klicks alle Berichte zu einem bestimmten Projekt anzeigen lassen, die Suche zeitlich eingrenzen, nur nach bestimmten Dokumententypen suchen oder nach anderen Kriterien Informationen ausfiltern. Damit sind Informationen schneller verfügbar. Wenn Sie mehr dazu erfahren möchten, wie wichtig und mächtig Metadaten sind, empfehle ich Ihnen den Blogartikel: agorum® core im Alltag - Metadaten erfassen, vererben, eingeben.

Informationen und Kommunikation unternehmensweit nutzen

Die Digitalisierung bringt in vielen Fällen fast schon zwangsläufig mehr Transparenz, Mitarbeiter vernetzen sich untereinander über diverse Social Media Kanäle und tauschen auf dem "kleinen Dienstweg" Informationen aus. Warum diese Kommunikation nicht nutzen und zum Nutzen aller instrumentalisieren? agorum® core bietet Ihnen unterschiedlichste Funktionen, um die Kommunikation zu fördern, Wissen auszutauschen und Informationen transparent darzustellen.

1. Elektronische Akte

Auch wenn sich das Wort Akte in der digitalisierten Welt antiquiert anhört, sie kann ein zentrales Element auch im Wissensmanagement sein. Denn in einer elektronischen Akte können Sie alle Informationen gesammelt speichern, die zu einem bestimmten Projekt, Kunden, Bereich,... gehören. Fast wie früher in einem klassischen Papieraktenordner. Nur dass die elektronische Akte jedem zur Verfügung steht, dem Sie darauf Zugriff gewähren. Das ganze Wissen zu einem bestimmten Thema ist zentral in einer Akte dokumentiert, die zu jeder Zeit, von jedem Ort eingesehen und durchsucht werden kann. E-Mails, Dokumentationen, Verträge, Zeichnungen - alles steht Ihnen und Ihrem Team transparent zur Verfügung.

2. Mitteilungsliste

Die Mitteilungsliste in agorum® core ist ein zentrales Element für Transparenz und damit die übergreifende Bereitstellung von Wissen und Informationen. Sie teilt mit, sobald neue Informationen im System gespeichert wurde oder Dokumente sich geändert haben. Wer was sehen kann, darf und will, lässt sich dabei individuell festlegen. Im Extremfall könnte jeder Mitarbeiter über alles Bescheid bekommen, was im Unternehmen passiert und im DMS gespeichert wird. Er könnte über jede E-Mail, jedes Dokument, jede Aktion im DMS informiert werden. In kleineren Unternehmen könnte dies sogar sehr sinnvoll sein, ab einer bestimmten Größe wird aber segmentiert werden müssen, wer welche Informationen benötigt und welche Daten wirklich relevant sind. Auf jeden Fall bietet sich die Möglichkeit, über den Tellerrand der eigenen Abteilung hinauszublicken und sich über Vorgänge in anderen Bereichen informieren zu lassen, um evtl. mit Wissen und Erfahrungen unterstützen zu können. In Unternehmen mit einer ausgeprägten, positiven Fehlerkultur könnten so zum Beispiel Fehler aus einer Abteilung veröffentlicht werden, um zu verhindern, dass an anderer Stelle der gleiche Fehler gemacht wird. So kann sich Know-How auch viral im Unternehmen verbreiten.

3. Notizen

Die interne Kommunikation verläuft in agorum® core über Notizen. Über diese Notizen können Sie direkt an einem Dokument, Verzeichnis oder "Schwarzen Brett" Mitteilungen hinterlassen, austauschen und miteinander chatten. Sie können über wichtige Neuigkeiten informieren, Fragen stellen oder sich einfach untereinander absprechen. Auch damit kann sich, ganz im Stile der bekannten öffentlichen Social Medie Kanäle, Wissen viral verbreiten oder auch angefragt werden.

4. Workflows

Möchten Sie Wissen ganz gezielt im Unternehmen verteilen und sicher gehen, dass die Informationen auch alle relevanten Personen erreicht und zur Kenntnis genommen wird, können Sie Dokumente auch über gesteuerte Workflows verteilen. Alle, die die Information erreichen soll, werden in der Mitteilungsliste darüber informiert, können sich die Dokumente anschauen und bestätigen, dass die Information gelesen wurde.