Im zweiten Teil unserer Blogserie Der digitale Arbeitsplatz der Zukunft geht es um die seit Jahren heiß diskutierte Flexibilisierung von Arbeitszeit und Arbeitsort. Im Sinne einer besseren Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben wünschen sich die meisten Mitarbeiter, zumindest zeitweise von daheim aus arbeiten zu können. Studien belegen außerdem, dass von der damit einhergehenden höheren Motivation vor allem die Arbeitgeber profitieren. Die tun sich aber vielfach noch schwer mit den geforderten "neuen Arten der Arbeit". Deswegen möchte ich heute häufig befürchtete Szenarien aufgreifen und zeigen, wie diese mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core vermieden werden können. Denn über kurz oder lang werden Unternehmen sich mit Telearbeit, Home Office und Co. beschäftigen müssen, um als Arbeitgeber weiterhin attraktiv zu bleiben.
Liegen Mitarbeiter im Home Office wirklich "auf der faulen Haut"? Im Gegenteil: Telearbeit fördert sogar die Produktivität.
Mitarbeiter, die daheim arbeiten, stehen außerhalb der direkten Kontrolle ihrer Vorgesetzten. Sie können sich ihre Arbeit zeitlich und örtlich freier einteilen als die Kollegen im Büro. Aber schaffen sie deshalb auch weniger, wie viele Arbeitgeber immer noch befürchten? Das Gegenteil ist der Fall, fand John Sullivan, Professor für Management an der San Francisco State University, bereits vor einigen Jahren heraus. Weil die im Büro üblichen Störfaktoren fehlen, ist das Heimbüro in der Regel sogar produktiver. Hinzu kommt noch, dass Eigenverantwortung motiviert und die Mitarbeiter in Summe sogar länger arbeiten als im Büro.
Mit agorum® core können Unternehmen die Produktivität aller Mitarbeiter steigern, und zwar unabhängig davon, ob sie an ihrem Büroarbeitsplatz, im Werk in Übersee, im Internet-Café oder eben dem Home Office sitzen. Das browserbasierte DMS steht auf jedem Computer/Notebook mit Internetanschluss zur Verfügung. Der Mitarbeiter loggt sich einfach über den Browser ein und hat sofort Zugriff auf alle Daten, die er für seine Arbeit braucht. So sind Außendienstmitarbeiter auch unterwegs für alle Kundenanfragen gerüstet. Manager können von überall auf die aktuellsten Zahlen zugreifen. Und "Heimarbeiter" haben ihren kompletten Arbeitsplatz auch zu Hause dabei.
Sobald der Mitarbeiter seinen agorum® core Smart Assistant öffnet, schaut er auf "seine" gewohnte Arbeitsoberfläche, mit der er beispielsweise Dokumente öffnen, anlegen, bearbeiten, ablegen oder an Kollegen weiterleiten kann und vieles mehr. Genau wie im Büro.
Telearbeit isoliert? Dank agorum® core keine Gefahr mehr.
Eine der meistgenannten Befürchtungen ist auch heute noch, dass die Mitarbeiter daheim vom Informationsfluss innerhalb des Unternehmens isoliert sind, wichtige Informationen verpassen und deswegen nicht optimal arbeiten können. In den Anfängen der Telearbeit war es tatsächlich noch eine Herausforderung, die entsprechenden Mitarbeiter auf dem aktuellen Wissensstand zu halten. Seitdem sind aber 25 Jahre vergangen und die standortübergreifende Zusammenarbeit ist viel einfacher geworden. Aus dem privaten Umfeld ist sowieso jeder daran gewöhnt, sich schnell und einfach zu informieren und mit anderen zu kommunizieren, sei es über Social Media oder entsprechende Smartphone Apps.
Der agorum® core Smart Assistant holt diese Transparenz ins Arbeitsleben. Der Mitarbeiter findet nicht nur alle Informationen, die er für seine Arbeit braucht, sondern sieht z.B. auch, wenn der Kollege Änderungen an einem Dokument gemacht hat, das ihn ebenfalls betrifft. Er kann die Mitteilungsliste entsprechend der eigenen Bedürfnisse zusammenstellen lassen und z.B. frei wählen, welche Dokumente und Aktionen angezeigt werden sollen.
Die clevere Notizfunktion ermöglicht es, direkt am Dokument mit den Kollegen zu kommunizieren. Außerdem ist es möglich, Notizen an ganze Abteilungen oder sogar abteilungsübergreifend zu versenden. So kann der Mitarbeiter beispielsweise um kreativen Input bitten oder Lösungen für Alltagsprobleme erhalten, ohne die Kollegen zu stören. Denn die entscheiden selbst, wann sie ihre Mitteilungsliste anschauen.
Die Notizen legt das DMS automatisch mit dem Dokument zusammen ab, so dass jeder im Projektteam immer auf dem aktuellen Stand ist - sowohl das Dokument als auch die fachliche Diskussion zu diesem Thema betreffend.
Postbearbeitung und Workflows: schneller und einfacher mit einem Dokumentenmanagement-System
Viele Vorgesetzte haben auch Angst, dass wichtige Unterlagen abhanden kommen oder Fristen verstreichen könnten, wenn der Mitarbeiter z.B. nur zwei Tage die Woche am Schreibtisch und die restliche Zeit an einem Ort seiner Wahl arbeitet. Sie befürchten, dass Dinge schlicht und einfach auf dem Schreibtisch des abwesenden Mitarbeiters vergessen werden oder derjenige seine begrenzte Zeit im Büro damit zubringen muss, jedesmal wieder von Neuem seinen überquellenden Schreibtisch aufzuräumen.
Eine völlig unbegründete Befürchtung, denn mit agorum® core gibt es keine Papierstapel mehr. Auch das lästige Suchen nach vermeintlich verloren gegangenen Unterlagen gehört der Vergangenheit an, denn jedes Dokument wird bereits beim Eingang im Unternehmen eingescannt, automatisch archiviert und elektronisch an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Der bearbeitet es entsprechend seiner Aufgabe und leitet es dann seinerseits elektronisch weiter. Wie schon oben erläutert, spielt es dabei keine Rolle, ob der Mitarbeiter am Schreibtisch sitzt oder im Home Office.
Die Verantwortlichen haben den vollen Überblick. Sie sehen jederzeit, wo das Dokument gerade ist, wer was damit gemacht hat und was noch zu tun ist.
Mit agorum® core nehmen "Heimarbeiter" keine Papiere mit nach Hause, die Unternehmensdaten bleiben also sicher.
Die Sicherheit wichtiger Unternehmensdaten ist ein weiteres Argument, das oft gegen das Arbeiten von Zuhause aus vorgebracht wird. Früber war diese Sorge durchaus berechtigt, denn die Mitarbeiter mussten die benötigten Unterlagen in Papierform mit nach Hause nehmen. Das Unternehmen hatte keine Kontrolle darüber, wer diese Daten zufällig "in die Hände bekam" - beispielsweise wenn die Tasche im Bus vergessen wurde oder ähnliches.
Auch das ist mit agorum® core kein Thema mehr, denn selbst wenn der Mitarbeiter seinen Laptop im Bus vergisst, können Unbefugte deshalb noch lange nicht auf die Unternehmensdaten zugreifen. Der Zugriff auf das DMS ist nämlich nicht an bestimmte Endgeräte gebunden, sondern an die Rechte des jeweiligen Mitarbeiters, der sich mit seiner User ID und seinem Passwort einloggt.
Fazit:
Mit dem Einsatz des Dokumentenmanagement-Systems agorum® core versetzen Unternehmen ihre Mitarbeiter in die Lage, an jedem Ort dieser Welt arbeiten zu können. Sie bekommen auch im Home Office alle Informationen, sind in alltägliche Arbeitsabläufe eingebunden und von den üblichen Störenfrieden im Büro unabhängig. Die Möglichkeit, durch Telearbeit ihr Leben flexibler zu gestalten, motiviert die Mitarbeiter und führt zu mehr Produktivität im gesamten Unternehmen.
Hier geht's zu den anderen Teilen unserer Serie "Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft:
Teil 1: Produktivität steigern
Teil 3: Flexibilität und Agilität
Teil 4: Zugriff auf bestehendes Wissen
Teil 6: Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Teil 7: Innovation + Kreativität fördern
An dieser Stelle berichten wir regelmäßig über Dokumentenmanagement, aber auch über alles andere, was Sie rund um die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse wissen sollten. Einmal pro Woche fassen wir alle Themen in einem übersichtlichen Newsletter zusammen, mit dem Sie immer auf dem neuesten Stand sind. Nutzen Sie diese Chance:
