Als ich das erste Mal mit unserer neuen Benutzeroberfläche »gespielt« habe, war ich zunächst einfach nur beeindruckt, was unsere Entwicklungsabteilung da wieder gezaubert hat. Im nächsten Moment wurde mir bewusst, dass wir damit einen weiteren Schritt in die Zukunft der Arbeitswelt gemacht haben. Der agorum® core Smart Assistant ist ein wesentlicher Baustein, um den Arbeitsplatz der Zukunft schon jetzt mit unserem Dokumentenmanagement-System agorum® core abbilden zu können.
Bei meiner Recherche zu diesem Blogartikel googelte ich noch einmal das Stichwort »Arbeitsplatz der Zukunft« und fand einen interessanten Artikel auf der Website der Computerwoche. Dieser Artikel listet Gründe auf, weshalb Unternehmen in digitale Arbeitsplätze investieren sollten.
Die sieben wichtigsten Ziele, die eine Investition in den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft heute antreiben, sind:
- die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern,
- neue Arten von Arbeiten zu ermöglichen,
- die Flexibilität und Agilität zu erhöhen,
- den Zugriff auf bestehendes Wissen im Unternehmen zu verbessern,
- gemeinsames Entscheiden zu ermöglichen,
- Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und Mitarbeiterverlauf zu verringern sowie
- Innovation und Kreativität zu verbessern.
Diese Aufzählung war für mich eine Einladung, Ihnen darzustellen, warum ich der Ansicht bin, dass agorum® core mit seinem Smart Assistant bestens dafür geeignet ist, dem digitalen Arbeitsplatz der Zukunft gerecht zu werden.
Schnell habe ich allerdings gemerkt, dass ich mit diesem Thema den Umfang eines Blogartikels sprenge. Deshalb wird daraus nun eine Blogserie, in der ich der Reihe nach die Themen aufgreife und im Detail darauf eingehe, wie agorum® core Ihnen hilft, diese Ziele zu erreichen. Mit Punkt 1 geht es los:
Die Produktivität der Mitarbeiter steigern
Schneller und einfacher, das sind die beiden Argumente, auf die wir hier im Marketing immer wieder stoßen, wenn wir die Vorteile von agorum® core und seiner Zusatzmodule beschreiben. Was sich erst einmal langweilig anhört, ist aber genau das, was wir erreichen möchten: Den Mitarbeitern, die mit Dokumenten jeglicher Art zu tun haben, lästige und zeitraubende Tätigkeiten abzunehmen, um ihnen Zeit für die produktiven und kreativen Aufgaben zu verschaffen. Dokumente sind in diesem Zusammenhang übrigens alles, was Sie sich auch nur im weitesten Sinne darunter vorstellen können: Office-Dokumente aller Art, CAD-Zeichnungen, E-Mails, Bilder, einfache Textdateien, PDFs, Notizen und vieles mehr.
Eine zentrale Oberfläche vereinfacht die tägliche Arbeit mit Dokumenten und Workflows
Die Basis für einfacheres und schnelleres Arbeiten mit Dokumenten ist die Schnittstelle zwischen Mensch und Computer. Je unkomplizierter Sie Dokumente erstellen, ablegen, suchen und weitergeben, desto mehr können Sie sich mit der Erarbeitung und Weiterentwicklung der Inhalte beschäftigen.
In agorum® core ist das vor allem der flexibel anpassbare Smart Assistant. Die browserbasierte Oberfläche des Smart Assistant ist der zentrale Arbeitsplatz für die Mitarbeiter im Unternehmen. Er stellt Ihnen in einer ansprechenden und ergonomischen Optik immer genau die Funktionen zur Verfügung, die Sie für die zu erledigende Aufgabe brauchen.
Wo lag das noch mal? Schluss mit der unproduktiven Suche nach dem richtigen Dokument oder Verzeichnis.
Einer der größten Zeitfresser in jedem Unternehmen ist die Suche nach Dokumenten. Im schlechtesten Fall müssen Sie sich mit einer Taschenlampe ausrüsten und tief ins Kellerarchiv steigen, um z.B. einen alten Vertrag zu finden. In voll digitalisierten Unternehmen werden alle Dokumente in ein Dokumentenmanagement-System gescannt, im Volltext erfasst und mit Metadaten versehen.
Im agorum® core Smart Assistant steht Ihnen für die Suche nach diesen indexierten Dokumenten eine leistungsfähige und individuell auf die Erfordernisse in Ihrem Unternehmen angepasste Suchfunktion zur Verfügung. Lassen Sie alle Ihre Dokumente im Volltext durchsuchen oder schränken Sie die Suche nach Ihren Kriterien ein. Suchen Sie zum Beispiel schnell und gezielt nach einer Kundenakte, durchforsten Sie alle E-Mails nach einem Suchbegriff oder lassen Sie sich die Rechnungen ab einem bestimmten Betrag anzeigen. Einfach so auf Knopfdruck.
Suchanfragen, die Sie öfter brauchen, speichern Sie sich ganz praktisch als Favoriten und führen sie in Zukunft mit nur einem Klick aus. Das spart Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeiter wesentlich besser einsetzen können.
Schneller und ordentlicher Ablegen -
keine Klickorgien durch die Ordnerstruktur mehr.
Wenn Sie ein Dokument ablegen oder neu abspeichern, heißt meist erst einmal, nach dem richtigen Ablageort für das Dokument suchen. Das läuft für gewöhnlich so ab, dass Sie sich durch einen Verzeichnisbaum hangeln und auch mal falsch abbiegen, wieder zurück müssen oder sogar von neuem beginnen, weil man sich total verirrt hat. Dass dabei auch immer wieder Fehler entstehen, ist nur menschlich. Deshalb geht das mit dem agorum® core Smart Assistant wesentlich besser.
Sie arbeiten einfach mit der Suche. Wenn Sie z.B. ein neues Word-Dokument in einer Kundenakte anlegen möchten, geben Sie einfach im Smart Assistant den Namen des Kunden ein und er öffnet für Sie das richtige Verzeichnis. Im Ordner öffnen Sie über die rechte Maustaste das Kontextmenü und klicken »Neues Word-Dokument« erstellen. Der Smart Assistant öffnet Word, erstellt Ihnen das Dokument und Sie können es sofort bearbeiten und müssen nur auf Speichern klicken und das war es schon!
Es kommt aber noch besser. Sie können sich in dem frei konfigurierbaren Kontextmenü auch Vorlagen hinterlegen. Zum Beispiel Verträge, Angebote, Briefvorlagen usw., mit einem Klick auf »Neu« erhalten Sie eine Auswahl der angebotenen Vorlagen für diese Akte und wählen die richtige aus. Der Smart Assistant öffnet für Sie die Vorlage und füllt diese mit bereits bekannten Daten aus. Anschrift, Ansprechpartner - was auch immer Sie für das Dokument benötigen und in der Akte gespeichert ist.
Individuell angepasster Arbeitsplatz -
Genau das was Sie brauchen, nicht mehr und nicht weniger!
Das im vorigen Abschnitt beschriebene Beispiel ist nur eine von vielen Möglichkeiten, den agorum® core Smart Assistant auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Im Kontextmenü können individuell auf den Nutzer und das Dokument abgestimmte Funktionen hinterlegt werden. Damit können Sie die lästigen organisatorischen Tätigkeiten auf ein Minimum reduzieren und sich auf die inhaltliche Arbeit konzentrieren. Einige weitere Beispiele finden Sie in unserer Blogkategorie »Smart Assistant«.
Flexibler Arbeitsplatz, flexible Arbeitszeiten -
Wenn Sie wollen, haben Sie Ihr Büro immer dabei.
Die Arbeit wird bereits heute schon wesentlich flexibler. Das schmeckt sicher nicht jedem Arbeitgeber, wer aber alleine schon im »War for Talents« bestehen will, dem wird nichts anderes übrig bleiben, als sich über flexiblere Arbeitszeit- und Arbeitsortmodelle Gedanken zu machen. Wenn Bewerber die Wahl haben zwischen einem starren 9-to-5-Job und einem auf ihr Leben angepasstes Arbeitsmodell, werden sich vermutlich die meisten für das Zweite entscheiden. Aber nicht nur der Zwang, sich für qualifizierte Fachkräfte attraktiv zu machen, ändert die Arbeitsplatzmodelle. Wie Untersuchungen zeigen, sind Mitarbeiter, die Ihre Arbeitszeit flexibler einteilen können, deutlich produktiver und kreativer.
Das bedingt aber natürlich eine Infrastruktur, die es erlaubt zeitlich und örtlich unabhängig miteinander zu arbeiten. Die Menschen müssen in der Lage sein unkompliziert miteinander zu kommunizieren, Informationen und Dokumente auszutauschen, Aufgaben zu verteilen und Projekte abzustimmen.
Alles über den Browser im Zugriff
Der agorum® core Smart Assistant integriert diese Funktionen in einer Oberfläche. Die Mobilität ist durch die Browseroberfläche zu 100% gegeben. Alles, was die Mitarbeiter benötigen, um auf ihren persönlichen Arbeitsplatz zuzugreifen, ist ein Endgerät, einen Internetzugang und einen Browser.
Nachrichten an Personen und Gruppen
Über die Mitteilungsliste des Smart Assistant können Sie auch Nachrichten austauschen. Die Notizen werden z.B. an ein Dokument oder Verzeichnis gehängt, so dass alle Kommentare dort archiviert werden, wo sie relevant sind. Die Nachrichten können Sie an einzelne Personen oder auch Gruppen adressieren.
Integrierter HTML-Editor
Um gemeinsam an Texten und Listen zu arbeiten, können Sie direkt im Smart Assistant Dokumente über einen HTML-Editor anlegen und bearbeiten. Dafür stehen Ihnen alle üblichen Formatierungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Aufgaben über Workflows organisieren
Aufgaben und Arbeitspakete organisieren Sie ganz komfortabel über Workflows, die Sie direkt über den Smart Assistant starten. Mit einem Workflow können Sie Aufgaben entweder direkt an eine Person delegieren oder einer Gruppe in einen Aufgabenpool kippen. Alle, die adressiert sind, erhalten eine Mitteilung, dass die Aufgabe eingestellt wurde und können im nächsten Schritt die Aufgabe annehmen. Die Aufgabenworkflows werden protokolliert und jeder Schritt kann manuell nochmal ergänzend dokumentiert werden. So ist jeder in der Lage, den aktuellen Stand nachzusehen und bei Bedarf zu übernehmen. Sollte ein Workflow nicht innerhalb einer festgesetzten Frist bearbeitet werden, kann der Workflow eskaliert werden.
File-Sharing inklusive
Direkt über das Kontextmenü können Sie Dateien zum Download bereitstellen. Das vereinfacht die Arbeit mit externen Personen erheblich, ohne den Umweg über eine Dropbox oder Ähnliches gehen zu müssen. Genau so einfach können Sie übrigens auch ein Link zum Upload von Dokumenten generieren.
Dokumentenbasierte Aufgaben und Prozesse automatisieren - Manuell erfassen, prüfen und verteilen war gestern
Eine besonders wirkungsvolle Maßnahme, mit der Sie die Produktivität in Ihrem Unternehmen steigern können, ist die Automatisierung von Prozessen, die das manuelle Erfassen, Prüfen und Verteilen von Dokumenten beinhalten. agorum® core DocForm erfasst für Sie sowohl elektronische als auch auf Papier gedruckte Dokumente vollautomatisch, überprüft sie und lenkt sie in maßgeschneiderte Prozesse. Das wohl bekannteste Beispiel dafür ist der Rechnungsdurchlauf. Im besten Fall können Rechnungen, für die eine Bestellung oder Auftragsbetätigung hinterlegt ist vollautomatisch geprüft und freigegeben werden. Die Rechnungen werden für Sie von der Software erfasst, rechnerisch geprüft, gegen die Bestellung oder Auftragsbetätigung und die Stammdaten im System abgeglichen und, wenn alles stimmt, direkt freigegeben und revisonssicher archiviert. Das spart Ihnen viele Ressourcen und vermeidet Fehler, die vor allem bei der manuellen Eingabe passieren können.
Aber auch mit teilautomatisierten Prozessen sparen Sie in diesem Zusammenhang viel Zeit, wenn Sie die Rechnungen, zum Beispiel nur automatisch erfassen, rechnerisch prüfen und elektronisch verteilen lassen, beschleunigt das den Prozess um ein Vielfaches. Ihre Mitarbeiter erhalten die Rechnungen ohne Verzögerungen auf dem Bildschirm und sie müssen diese nur noch inhaltlich prüfen und per Klick freigeben, das war es. Mehr dazu: Eingangsrechnungen bearbeiten: Wie Sie Zeit und Geld sparen!
Fazit: agorum® core stellt viele Funktionen bereit, die die Produktivität steigern, indem es lästige organisatorische Aufgaben abnimmt.
Hier geht's zu den anderen Teilen unserer Serie "Digitaler Arbeitsplatz der Zukunft":
Teil 2: Telearbeit, Home Office und Co.
Teil 3: Flexibilität und Agilität
Teil 4: Zugriff auf bestehendes Wissen
Teil 6: Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Teil 7: Innovation + Kreativität fördern