Papier ist äußerst geduldig, besonders dort, wo es in Stapeln vorkommt. Und das bevorzugte Biotop solcher Dokumentenstapel sind Schreibtische in unseren Büros. Obwohl wir im digitalen Zeitalter leben, ist Papier immer noch allgegenwärtig – und geht im hektischen Alltag im Unternehmen schnell verloren. Je mehr Mitarbeiter an der manuellen Postverteilung im Büro beteiligt sind, desto schneller geschehen Fehler. Neben der Masse an Papier haben auch die zumeist uneinheitlichen Prozesse einen Einfluss darauf, was im Papierstapel auf dem Schreibtisch verloren geht. Ein wirksames Mittel gegen das hohe Papieraufkommen ist ein digitaler Posteingang.
Papierverschwendung? Digitaler Posteingang als Gegenentwurf
Der jährliche Verbrauch von Papier, Pappe und Karton liegt in Deutschland bei 241 Kilogramm pro Kopf. Eine Zahl, auf die auch der manuelle Posteingang und ‑ausgang im Unternehmen einen Einfluss hat. Dabei ist es vermeidbar, Rechnungen, Lieferscheine, Verträge und vieles mehr immer noch per Briefpost zu verschicken. Im Posteingang des Unternehmens werden die Umschläge geöffnet, die Dokumente sortiert und zu den Empfängern gebracht – statt dass eine Software verwendet wird –, wo die Unterlagen auf den oben erwähnten Stapeln landen. Schon bis zu diesem Punkt ist unnötig viel Zeit vergangen und wertvolle Arbeitskraft vergeudet worden. Einen nachhaltigeren Gegenentwurf stellt ein digitaler Posteingang dar. Mit einem einfachen Scanner und einem modernen Dokumentenmanagementsystem (DMS) sparen Sie sich diese Zeit.
Der digitale Posteingang verteilt Ihre Post kinderleicht im Dokumentenmanagementsystem
„Was ist ein digitaler Posteingang?“, fragen Sie sich. An die Stelle von Individualentscheidungen oder der überlasteten Poststelle im Unternehmen tritt eine digitale Verteilung der Eingangspost. Mit dieser Lösung sparen Sie sich das Management der manuellen Verteilung der Post komplett, denn die erledigt das Dokumentenmanagementsystem.
- Die Mitarbeiter in der Poststelle müssen lediglich die Umschläge öffnen und das Papier in den Scanner legen, um die Post zu digitalisieren.
- Der Scanner erfasst die Dokumente digital und liest den enthaltenen Text aus; das DMS verarbeitet diese digitalisierten Informationen und erkennt so automatisch den Adressaten und den Dokumententyp, z. B. eine Rechnung.
- Anhand dieser erfassten Metadaten werden die Dokumente über festgelegte Workflows digital verteilt und vom Empfänger bearbeitet.
- Fehlen diese Metadaten auf dem Dokument, können die Mitarbeiter diese z. B. mit beschrifteten Trennblättern oder aufgeklebten Barcodes bestimmten Mitarbeitern oder Abteilungen zuordnen.
Die Dokumente erscheinen per Software sofort im digitalen Posteingang des Mitarbeiters. Sind mehrere Mitarbeiter am Vorgang beteiligt, können sofort alle auf das digitale Dokument zugreifen und müssen nicht erst warten, bis das Papierdokument von einem Schreibtisch zum anderen gewandert ist. Darüber hinaus bietet ein digitales Management der Post viele weitere Vorteile.
Digitaler Posteingang: Post sicherer und einheitlicher austauschen
Neben schnelleren Abläufen im Betrieb werden Prozesse durch den Posteingang per Software vereinheitlicht. Individuelle Lösungen à la „Das habe ich dir an den Platz gelegt“ gehören der Vergangenheit an. Jeder Mitarbeiter erhält die Post über sein eigenes digitales Postfach – egal ob E-Mail, Download-Link oder Brief. Weiterleitungen an nachgelagerte Abteilungen können über Workflows automatisiert werden. Wieder eine E-Mail gespart. Erfasste Metadaten und die Möglichkeit, Fristen einzustellen, tragen zudem zum Datenschutz bei. So können Aufbewahrungsfristen mit anschließender automatischer Löschung für die GoBD automatisch und digital eingestellt werden. Berechtigungsstrukturen ermöglichen ein einfaches Management personenbezogener Daten und den Schutz vor neugierigen Blicken von Unbefugten. Denn personenbezogene Dokumente, offen auf dem Schreibtisch liegend, sprechen nicht gerade für konkreten Datenschutz. Das Arbeiten konform mit der DSGVO wird somit erleichtert.
Krankheits- und Urlaubsvertretungen einfach organisieren
Die automatische Postverteilung im Büro vereinfacht auch die Vertretung, wenn ein Mitarbeiter krank oder im Urlaub ist. Die Unterlagen bleiben nicht mehr im Postfach oder auf dem Schreibtisch liegen, sondern können automatisiert an die Vertretungen weitergeleitet werden. Einarbeitungsprozesse werden deutlich verkürzt. Bei Rechnungen kann das unter Umständen viel Geld sparen, weil Sie dadurch keine Skonti mehr verpassen und gebührenpflichtige Mahnungen vermeiden.
Der digitale Posteingang macht Ihr Büro ortsunabhängig
Ortsunabhängiges Arbeiten wird immer wichtiger: egal ob um in der Corona-Pandemie als Betrieb im Home-Office effizient zu bleiben oder um sich langfristig als attraktiver Arbeitgeber zu etablieren, bei dem Familie und Karriere miteinander vereinbar sind. In vielen Unternehmen hängt die Anwesenheitspflicht nicht am Vertrauen der Chefetage, sondern an starren Prozessen, die unveränderbar scheinen. Allen voran: das Nachschlagen von Informationen in Aktenschränken und die Notwendigkeit der Eingangspost zum Arbeiten. Ein Dokumentenmanagementsystem mit integriertem digitalem Posteingang beseitigt diese an Papier gebundene Präsenzpflicht im Office mit digitalen Lösungen.
Automatische Prozesse und Archivierung in digitalen Akten
Mit der elektronischen Verarbeitung von Papierdokumenten eröffnen sich vielfältige Möglichkeiten für die Weiterverarbeitung der erfassten Daten. Die Dokumente können beispielsweise elektronischen Akten zugeordnet werden, in denen sich alle Informationen zu einem bestimmten Projekt, zu einem Kunden oder zu einem Lieferanten befinden. So haben Sie alle Dokumente schnell zur Hand und müssen sich nicht mehr durch Aktenordner wühlen. Gleichzeitig schafft diese Verfügbarkeit einen großen Mehrwert für kollaboratives Arbeiten. Aber auch die Volltext- und Metadatensuche werden Sie hier sehr schnell zu schätzen lernen. Mit elektronisch erfassten Dokumenten können Sie viele Prozesse ganz leicht automatisieren. Vor allem die Rechnungsbearbeitung bringt ein hohes Einsparpotenzial mit sich, indem Sie Daten automatisch rechnerisch und sachlich prüfen lassen. Detailliertere Informationen finden Sie im Blogpost: Eingangsrechnungen bearbeiten: wie Sie Zeit und Geld sparen! Aber auch Verträge lassen sich über ein Dokumentenmanagementsystem bequem verwalten.
Mit einem DMS verteilen Sie Ihre Post schnell, sicher und ohne Verluste im Betrieb. Sie profitieren von vielen zusätzlichen Arbeitserleichterungen. Unproduktive Arbeitsschritte wie lange Recherchen, Abstimmungen, Nachfragen bei Kollegen nach Dokumenten und Archivierungen werden vom DMS im Zusammenspiel mit dem digitalen Posteingang erledigt. Sie können sich auf die wichtigen Aufgaben im Betrieb konzentrieren – von überall aus.
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Sie möchten sich künftig von der Verteilung der analogen Post im Unternehmen verabschieden? Sie suchen nach einer professionellen Business-Lösung zum Digitalisieren Ihrer Eingangspost? Dann sind Sie herzlich zu einer Online-Demo eingeladen. Über 500 Unternehmen vertrauen inzwischen auf agorum core und haben sich u. a. aufgrund dieser Pluspunkte für uns entschieden:
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