Dokumentenmanagement Blog

Birgit Werthebach


Prozessorientierte Organisation mit einem Dokumentenmanagement-System

[fa icon="calendar'] 01.03.2018 09:45:41 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Klassischerweise werden Unternehmen nach Funktionen organisiert, die in den entsprechenden Abteilungen gebündelt werden, z.B. Einkauf, Vertrieb, Personalwesen oder Buchhaltung. Mit zunehmender Kundenorientierung arbeiten diese Abteilungen aber nicht mehr isoliert, sondern sind miteinander verzahnt, um Kundenprojekte bestmöglich umzusetzen. Abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse sind keine Ausnahme mehr, sondern die Regel. Hat die funktionsorientierte Organisation daher ausgedient? Sind Unternehmen mit einer prozessorientierten Organisation besser dran? Oder geht sogar beides - und wenn ja, wie? Diese Fragen möchte ich im Folgenden kurz untersuchen. 

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Mein DMS ist kein Datensilo! agorum® core setzt auf offene Schnittstellen

[fa icon="calendar'] 22.02.2018 09:44:12 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Inselsysteme sind IT-Verantwortlichen ein Dorn im Auge. Aus gutem Grund: In solchen "Datensilos" isoliert gespeicherte Informationen lassen sich nur schwer abteilungsübergreifend nutzen oder in automatische Prozesse einbinden. Also ab mit den Daten in ein zentrales Dokumentenmanagement-System? Bei manchen IT'lern schrillen auch hier wieder die Alarmglocken im Kopf, sie fürchten ein riesiges Datensilo statt vieler kleiner. Manchmal klingt gar die diffuse Angst durch, die Daten könnten in einem DMS wie in einem schwarzen Loch auf Nimmerwiedersehen verschwinden.  Dabei ist genau das Gegenteil der Fall - wenn Ihr DMS wie agorum® core auf offene Schnittstellen setzt.

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Digitale Buchführung mit agorum® core: unsere DATEV-Schnittstellen

[fa icon="calendar'] 14.02.2018 12:43:50 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 
Digitale Buchführung ist für viele Unternehmen ein Thema mit ständigem Optimierungsbedarf, auch wenn die wenigsten ihren Steuerberater heute noch mit Papierbelegen "beglücken".  Aber auch digital bedeutet nicht zwangsläufig effizient.  Ideal wäre es doch, die Belege nur noch einmal erfassen zu müssen, oder? Umso besser, wenn sie dabei gleich revisionssicher archiviert und automatisch bei der DATEV verbucht werden. Das ist keine Zukunftsmusik, sondern schon lange Realität - zumindest für Unternehmen, die ein gutes Dokumentenmanagement-System nutzen. Mit den DATEV-Schnittstellen von agorum® core erledigt Ihr DMS die Belegbuchung beispielsweise in DATEV Unternehmen Online oder dem Rechnungswesen-Modul von DATEV Mittelstand Faktura fast von allein.

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Mehrere Filialen, überall einheitliche Daten mit agorum® core Sync

[fa icon="calendar'] 07.02.2018 13:38:07 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Vom Bäcker um die Ecke über das mittelständische Industrieunternehmen mit zwei oder drei Werken bis zum weltweit agierenden Großkonzern: Die Frage "Wie stelle ich einen einheitlichen Datenbestand sicher?" beschäftigt jedes Unternehmen mit mehreren Standorten.  Je öfter Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus auf die gleichen Daten zugreifen müssen, umso wichtiger ist ein sinnvolles, nachhaltiges Synchronisierungskonzept. Welche Möglichkeiten ein gutes Dokumentenmanagement-System hier bietet, möchte ich am Beispiel agorum® core aufzeigen.

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agorum® core: mehr Usability für jedes Alter und jede Arbeitsweise

[fa icon="calendar'] 01.02.2018 09:04:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Ältere Mitarbeiter tun sich schwerer mit neuer Software, jüngere hingegen zeigen kaum Toleranz für altmodische Oberflächen und eine umständliche, wenig intuitive Bedienung. So das Klischee, das durch diverse Studien ebenso untermauert wird wie das Gegenteil. Einig sind sich jedoch alle Usability-Experten in einem Punkt: Die Akzeptanz durch die Benutzer entscheidet maßgeblich, ob eine Software erfolgreich eingeführt wird oder eben nicht. Gerade bei einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das naturgemäß sehr tief in die Prozesse des Unternehmens eingreift, macht es also Sinn, genau zu schauen, wie die Benutzer ticken, was sie sich wünschen und wie sie arbeiten.

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Hierarchisches Speichermanagement für ein bedarfsoptimiertes Storage 

[fa icon="calendar'] 18.01.2018 10:03:30 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Das Datenaufkommen in Unternehmen wächst stetig. Weil immer mehr Daten natürlich auch immer mehr Speicherplatz brauchen, sind die IT-Verantwortlichen gefragt, eine Datenspeicherungsstrategie zu entwickeln, die den verschiedenen Arten von Daten ebenso gerecht wird wie dem Nutzerverhalten und dem Gebot der Geschäftsleitung, Kosten zu sparen. In diesem Zusammenhang hört man immer wieder das Schlagwort "hierarchisches Speichermanagement". Was es damit auf sich hat und warum Sie diese Funktion für Ihr Storagekonzept nutzen sollten, möchte ich heute kurz beleuchten.

 

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agorum® core und Microsoft Office: Dokumentenmanagement im Büroalltag

[fa icon="calendar'] 17.01.2018 10:13:00 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Smart Assistant, agorum core im Alltag

 

Die Standardsoftware Microsoft Office trägt in vielen Unternehmen dazu bei,  alltägliche Büroaufgaben effizient zu erledigen. Mit dem Open Source Dokumentenmanagement-System agorum® core lassen sich Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Co. nochmal deutlich beschleunigen. Wie das geht, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

 

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Digitale Steuerprüfung? Richtig vorbereitet kein Grund zur Panik.

[fa icon="calendar'] 10.01.2018 13:23:22 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Betriebsprüfungen stehen bei den meisten Unternehmen ganz weit unten in der Beliebtheitsskala, denn sie kommen in der Regel ungelegen und sind fast immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Oft bricht sogar regelrechte Panik aus, beispielsweise wenn der Prüfer nach Unterlagen fragt, die irgendwo im Archiv verschollen sind.  Dabei ist es heute einfacher denn je, sich richtig auf eine digitale Steuerprüfung vorzubereiten. Einige Hinweise dazu möchte ich Ihnen heute geben.

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Aufbewahrungsfristen 2018: Welche Dokumente können zum 1. Januar weg?

[fa icon="calendar'] 27.12.2017 15:47:05 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

 

Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.

 

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Projektmanagement: Was ist ein Projekt und wie wird es organisiert?

[fa icon="calendar'] 12.12.2017 09:53:01 / von Birgit Werthebach veröffentlicht in Dokumentenmanagement

Projektmanagement ist heute für jedes Unternehmen ein Thema, aber lange nicht alle möchten dafür eine spezielle Software kaufen, Experten einstellen oder gar eine eigene Abteilung gründen.  Also lieber eins der vielen elektronischen Tools zur Projektplanung nutzen? Klingt verlockend, aber bei der Entscheidung, ob so ein Tool wirklich Sinn macht, und wenn ja, welche Software die Richtige ist, hat sich schon so manch einer im Dschungel der Möglichkeiten verirrt. Dabei sind in vielen Unternehmen durchaus "Bordmittel" vorhanden, die beim Projektmanagement unterstützen können. Warum also nicht mal einen Blick auf die eigenen Systeme werfen? 

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