Ältere Mitarbeiter tun sich schwerer mit neuer Software, jüngere hingegen zeigen kaum Toleranz für altmodische Oberflächen und eine umständliche, wenig intuitive Bedienung. So das Klischee, das durch diverse Studien ebenso untermauert wird wie das Gegenteil. Einig sind sich jedoch alle Usability-Experten in einem Punkt: Die Akzeptanz durch die Benutzer entscheidet maßgeblich, ob eine Software erfolgreich eingeführt wird oder eben nicht. Gerade bei einem Dokumentenmanagement-System (DMS), das naturgemäß sehr tief in die Prozesse des Unternehmens eingreift, macht es also Sinn, genau zu schauen, wie die Benutzer ticken, was sie sich wünschen und wie sie arbeiten.
Das Alter der späteren Benutzer wird bei der Software-Auswahl immer noch gerne als Kriterium herangezogen. Fakt ist natürlich, dass die heutigen "Digital Natives" anders mit Software umgehen als langjährige Mitarbeiter, die den Einzug des Computers in die Arbeitswelt noch selbst miterlebt haben. Allein vom Alter der Mitarbeiter aber auf die Eignung eines Dokumentenmanagement-Systems für das ganze Unternehmen schließen zu wollen, halte ich für eher fragwürdig, zumal in den meisten Unternehmen gemischte Teams die Regel sind, die vom Azubi bis zum verdienten Kollegen kurz vor der Rente alle Altersgruppen beinhalten. Viel entscheidender als die Frage "alte Mitarbeiter, junge Mitarbeiter" ist daher die Fähigkeit eines Dokumentenmanagement-Systems, sich an die Arbeitsweise der einzelnen Mitarbeiter anzupassen.
Effizientes Dokumentenmanagement in altersgemischten Teams mit verschiedenen Arbeitsweisen
Um im Team effizient zusammenzuarbeiten, hat idealerweise jeder Mitarbeiter genau die Benutzeroberfläche, die seine persönliche Arbeitsweise unterstützt. Während der eine seine Dokumente am liebsten über den Verzeichnisbaum im Windows Explorer aufruft, weil er genau weiß, wo sie liegen, wünscht sich der nächste eine komfortable Suchfunktion, so dass er sich gar nicht erst merken muss, wo das gesuchte Dokument abgespeichert ist. Der dritte möchte am liebsten alle Aufgaben kompakt aus einer einzigen Oberfläche heraus erledigen können und für den vierten ist Usability gar kein Thema, weil er erwartet, dass das Dokumentenmanagement-System unsichtbar im Hintergrund arbeitet.
Bei derart heterogenen Ansprüchen an ein DMS kommen IT-Verantwortliche oft ganz schön ins Schwitzen, vor allem, wenn auch noch die Geschäftsleitung auf eine schnelle Einführung drängt, um Prozesse zu optimieren und letztendlich das Unternehmen produktiver zu machen. Auf der sicheren Seite sind Sie mit einem Dokumentenmanagement-System, bei dem der Mitarbeiter selbst entscheiden kann, wie er damit arbeitet. Das geht z.B. mit dem Open Source-DMS agorum® core ganz hervorragend.
Moderne, schicke Oberflächen und persönliche Dashboards
Generell legt agorum® bei der Entwicklung sehr viel Wert auf übersichtliche Benutzeroberflächen, mit denen selbst ungeübte Benutzer sofort klarkommen. Wer viel mit Dokumenten arbeitet, bekommt mit dem agorum® core Smart Assistant einen elektronischen "Kollegen" an die Hand, der lästige Routinetätigkeiten übernimmt und viele typische Tätigkeiten im Büro erleichtert, beispielsweise das Suchen und Finden von Dokumenten, automatische Wiedervorlagen, Freigabeprozesse, das Erzeugen von PDFs und Downloadlinks und vieles mehr. Alle Funktionen sind komfortabel über die rechte Maustaste erreichbar, so dass die Mitarbeiter das DMS effizienter als je zuvor nutzen können.
Wer gerne mit Dashboards arbeitet, kann sich auch ein eigenes agorum® core-Dashboard zusammenstellen, das auf einen Blick über alle zu erledigenden Aufgaben informiert. Möglich sind natürlich auch Projekt-Dashboards, die für alle Team-Mitglieder freigeschaltet werden können, die an diesem Projekt arbeiten. So sind alle immer auf dem neuesten Stand und können sich mit ihren inhaltlichen Aufgaben am Projekt beschäftigen, statt mühsam Informationen zusammenzutragen oder versehentlich mit alten Daten zu arbeiten.
Arbeiten wie bisher - das DMS als Netzlaufwerk
Menschen, die daran gewöhnt sind, ihre Dateien über den Windows Explorer aufzurufen und daran auch nichts ändern möchten, profitieren ebenfalls von agorum® core, denn das DMS stellt sich wie ein gewöhnliches Netzlaufwerk dar, so dass der Mitarbeiter wie gewohnt in den Explorer gehen kann, dort aber bei Rechtsklick auf das entsprechende Dokument verschiedene DMS-Funktionen nutzen kann.
Der gewohnte Verzeichnisbaum wird im Smart Assistant übrigens serienmäßig dargestellt, so dass noch zweifelnde Mitarbeiter direkt im Smart Assistant so arbeiten können wie bisher und sich so "soft" an die neuen, moderen Oberflächen gewöhnen können.
agorum® core in die gewohnte Oberfläche integrieren oder ganz eigene Oberflächen schaffen
Für Mitarbeiter oder Abteilungen, die z.B. vorrangig Outlook, SAP oder ein ERP-System nutzen, gibt es die Möglichkeit, die Funktionalitäten von agorum® core in die gewohnte Oberfläche zu integrieren. Das DMS verfügt bereits über Schnittstellen zu allen gängigen Systemen und vielen weniger verbreiteten Anwendungen. Spezialsoftware kann in den meisten Fällen ebenfalls schnell und einfach angebunden werden.
Hier ein Beispiel für die Nutzung von agorum® core in Outlook: E-Mails archivieren Sie damit ab sofort mit wenigen Klicks in der richtigen elektronischen Akte oder im gewünschten Verzeichnis. Mehr dazu im Blogbeitrag "Die ideale Kombi - Outlook und Smart Assistant".
Mit einem derart flexiblen Dokumentenmanagement-System ist es natürlich auch möglich, z.B. den Smart Assistant nach Ihren Wünschen zu verändern oder eine eine komplett eigene Oberfläche zu konfigurieren. Nicht umsonst haben sich die Entwickler von agorum® core mehr Usability für jedes Alter und jede Arbeitsweise auf ihre Fahnen geschrieben.
agorum® core live erleben?
Wenn Sie jetzt gerne erleben möchten, wie Ihr ganz persönliches DMS aussehen kann, dann vereinbaren Sie einfach einen Termin für eine unverbindliche Online-Demo:
