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Digitale Steuerprüfung? Richtig vorbereitet kein Grund zur Panik.

[fa icon="calendar"] 10.01.2018 13:23:22 / by Birgit Werthebach

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Betriebsprüfungen stehen bei den meisten Unternehmen ganz weit unten in der Beliebtheitsskala, denn sie kommen in der Regel ungelegen und sind fast immer mit zusätzlichem Aufwand verbunden. Oft bricht sogar regelrechte Panik aus, beispielsweise wenn der Prüfer nach Unterlagen fragt, die irgendwo im Archiv verschollen sind.  Dabei ist es heute einfacher denn je, sich richtig auf eine digitale Steuerprüfung vorzubereiten. Einige Hinweise dazu möchte ich Ihnen heute geben.

 

Digitale Steuerprüfung - was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Stand früher eine Betriebsprüfung ins Haus, wurde oft in aller Eile ein Einzelbüro freigemacht, in das der Prüfer für mehrere Wochen einzog, um Aktenordner zu wälzen. Als Azubi war ich mal einem solchen Prüfer zugeteilt - meine Aufgabe war es, die von ihm gewünschten Aktenordner aus dem Archiv zu holen und alle, die er nicht mehr brauchte, wieder dahin zurück zu bringen. Eine sehr schweißtreibende Aufgabe, obwohl das Archiv meines Ausbildungsbetriebs gut sortiert war und ich selten lange nach einem Ordner suchen musste.  

Im Zeitalter der digitalen Steuerprüfung ist es heute zum Glück nicht mehr notwendig, im großen Stil Aktenordner von A nach B zu tragen. Oft kommt der Prüfer gar nicht mehr oder nur zu begleitenden Gesprächen ins Haus. Folgerichtig müssen Unternehmen bereits seit 2002 ihre steuerrelevanten Daten so archivieren, dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit elektronisch verfügbar gemacht werden können.  Dazu hat der Gesetzgeber einige Anforderungen. Die Belege müssen während des gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeitraums

  • unveränderbar im Original
  • jederzeit lückenlos verfügbar
  • maschinell auswertbar

aufbewahrt werden. Mehr dazu im Blogbeitrag Was bedeutet eigentlich revisionssicher? 

 

Welche Daten braucht der Prüfer?

Allerdings sind Unternehmen auch weiterhin nicht verpflichtet, ihre Papierdokumente zu digitalisieren, wenn dies nur für die Betriebsprüfung erfolgen würde. In Unternehmen, die auch 2018 ausschließlich mit Papierbelegen arbeiten, könnte eine Betriebsprüfung theoretisch also immer noch so aussehen wie in meiner Ausbildung in den achtziger Jahren. De facto ist ein solches Arbeiten aber heute kaum mehr möglich, denn die E-Mail hat den Geschäftsbrief weitestgehend abgelöst, Rechnungen werden als PDF versandt und die meisten Unternehmen scannen alle immer noch anfallenden Papierdokumente direkt im Posteingang ein und bearbeiten sie dann elektronisch weiter.  Unternehmen, die diese Segnungen der modernen Technik verweigern, grenzen sich zwangsläufig immer weiter aus, aber das ist ein anderes Thema.

Auf welche Daten die Finanzverwaltung zugreifen darf und welche Möglichkeiten der Prüfer hat, hat die Handelskammer Hamburg in dem Beitrag Digitaler Datenzugriff der Finanzverwaltung übersichtlich zusammengefasst. Welche Dokumente überhaupt und wie lange aufbewahrt werden müssen, finden Sie hier: Aufbewahrungsfristen 2018.

 

Wie bereiten Sie sich am besten auf den Prüfer vor? 

Bei Unternehmen, deren Buchhaltung vollständig, transparent und nachvollziehbar ist, kann eine digitale Steuerprüfung jederzeit kommen, ohne größeren Schrecken zu verbreiten. Wenn Ihr Unternehmen in dieser Richtung noch Potenzial hat, hier die beiden m.E. wichtigsten Stellschrauben:

  • Archivieren Sie alle (nicht nur die steuerrelevanten) Dokumente so, dass sie jederzeit sofort gefunden werden können. Damit erfüllen Sie mühelos die Anforderungen der Finanzverwaltung und - was in der Praxis viel wichtiger ist - erleichtern Ihren Mitarbeitern auch den Arbeitsalltag, weil jedes Dokument immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar ist.  Ein gutes Dokumentenmanagement-System hilft dabei.
  • Optimieren Sie generell Ihre dokumentenbasierten Prozesse. Nicht nur der Betriebsprüfer schätzt schlanke, sinnvoll gestaltete Geschäftsprozesse. Auch die Kunden honorieren es, wenn ihre Ansprechpartner jederzeit Bescheid wissen, was gerade läuft. Und die interne Kommunikation und Zusammenarbeit der Abteilungen untereinander funktioniert ebenfalls besser, wenn jeder seine Aufgaben kennt und die Prozesse perfekt aufeinander abgestimmt sind.  Mehr dazu in unserem Blogbeitrag Wie kann ich dokumentenbezogene Prozesse optimieren?

 

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Themen: Dokumentenmanagement




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