Dokumentenmanagement Blog

Mein DMS ist kein Datensilo! agorum® core setzt auf offene Schnittstellen

[fa icon="calendar"] 22.02.2018 09:44:12 / by Birgit Werthebach

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Inselsysteme sind IT-Verantwortlichen ein Dorn im Auge. Aus gutem Grund: In solchen "Datensilos" isoliert gespeicherte Informationen lassen sich nur schwer abteilungsübergreifend nutzen oder in automatische Prozesse einbinden. Also ab mit den Daten in ein zentrales Dokumentenmanagement-System? Bei manchen IT'lern schrillen auch hier wieder die Alarmglocken im Kopf, sie fürchten ein riesiges Datensilo statt vieler kleiner. Manchmal klingt gar die diffuse Angst durch, die Daten könnten in einem DMS wie in einem schwarzen Loch auf Nimmerwiedersehen verschwinden.  Dabei ist genau das Gegenteil der Fall - wenn Ihr DMS wie agorum® core auf offene Schnittstellen setzt.

Jederzeit auf alle Informationen zugreifen: Ihr DMS als zentraler Informationshub

Ein Dokumentenmanagement-System fungiert idealerweise als zentraler Informationshub, der die im Unternehmen verfügbaren Informationen sinnvoll bündelt und für die weitere Verwendung bereitstellt. Gute Systeme haben eine leistungsfähige Suchfunktion, um die gespeicherten Daten schnell und einfach wieder für den Benutzer zugänglich zu machen. agorum® core durchsucht beispielsweise Millionen Daten in Sekundenbruchteilen, wahlweise im Volltext oder gezielt nach Metadaten. So ist jede gesuchte Information mit wenigen Klicks erreichbar. Elektronische Akten und übersichtliche Dashboards helfen, eine 360°-Sicht auf den Kunden oder das Projekt zu bekommen, indem sie die Daten nach von Ihnen vorher definierten Kriterien thematisch organisieren. Integrierte Workflows digitalisieren Prozesse und lassen sie automatisch ablaufen.

So haben Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit den vollen Überblick und sparen jede Menge Zeit, denn das lästige Suchen nach Dokumenten ist Vergangenheit, Geschäftsprozesse werden effizienter und riesige Datenmengen beherrschbar. Hört sich ganz und gar nicht nach Datensilo an, oder? 

  

Daten systemübergreifend nutzen dank offener Schnittstellen

Sein volles Potenzial entfaltet Ihr DMS aber erst im Zusammenspiel mit den anderen im Unternehmen verwendeten Systemen, beispielsweise Ihrem ERP oder CRM, aber auch Office-Anwendungen, E-Mail-Software und branchentypische Spezialsoftware.  Ein reibungsloser Datenaustausch zwischen verschiedenen Systemen funktioniert natürlich nur, wenn beide Seiten in der Lage sind,  über entsprechende Schnittstellen miteinander zu kommunizieren. 

Weil jedes Unternehmen eine andere IT-Landschaft hat und Ihr DMS als zentrales System in alle Richtungen offen, flexibel und kommunikationsfreudig sein sollte, haben wir agorum® core alle gängigen Standardschnittstellen mitgegeben: 

  • CMIS
  • SMB
  • WebDAV
  • FTP
  • XML
  • POP3 / SMTP
  • IMAP
  • sowie eine leistungsfähige REST-API

 

DMS-Funktionen in eigene Programme und Oberflächen integrieren

Über fertig programmierte und getestete Integrationen binden Sie agorum® core nahtlos an viele Anwendungen an. So können Sie beispielsweise eigene Programme über Webservices anbinden oder DMS-Funktionen aus Ihren gewohnen Oberflächen heraus nutzen.  Für unsere Kunden haben wir agorum® core unter anderem in folgende Anwendungen integriert:

  • Microsoft Office und den Microsoft Office Web App Server
  • ERP-Systeme wie odoo, SAP oder Sage
  • Groupware wie Kopano, IBM Notes oder Open Xchange
  • E-Mail-Software wie MS-Office, Thunderbird oder REDDOX
  • DATEV
  • ZUGFeRD

 

Fazit: Dank der offenen Schnittstellen ist agorum® core kein Datensilo, sondern ein hochflexibles DMS, das in alle Richtungen kommuniziert. 

Ihr DMS live erleben

 

Zum Schluss noch einige vertiefende Blogbeiträge zu den oben beschriebenen Themen: 

Themen: Dokumentenmanagement




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