Das neue Jahr ist schon fast einen Monat alt und auch im Job ist wieder Alltag eingekehrt - für viele Menschen ein guter Zeitpunkt, über ihre berufliche Zukunft nachzudenken. Entspricht der jetzige Arbeitsplatz noch den eigenen Vorstellungen oder ist es an der Zeit, sich umzuorientieren? Berufsanfänger möchten nach Studium oder Lehre ebenfalls die Weichen richtig stellen. "Was mit Medien", "Ich möchte mit Menschen zu tun haben" oder auch "Irgendwas mit Zukunftstechnologien" hört man gerade von jungen Leuten immer wieder. Mein Tipp für Ihre Karriere 2017: Starten Sie richtig durch. Nutzen Sie die vielfältigen Chancen, die sich im Dokumentenmanagement bieten. 

Wer kennt das nicht? Ein Dokument ist im Papieroriginal schon schlecht lesbar und nachdem es durch die OCR-Engine gelaufen ist, sehen Sie gar nichts mehr. Wenn es sich dabei um eine Ausnahme handelt, ist es sicherlich am einfachsten, das Dokument schnell manuell zu erfassen. Geht es jedoch um einen regelmäßig im Unternehmen vorkommenden Dokumententyp, ist guter Rat oft teuer - es sei denn, Sie arbeiten mit der agorum® core OCR-Engine. Die hat nämlich für solche Fälle eine eingebaute "Lesebrille", den OCR-Tuner. Mit diesem einfach zu bedienenden Werkzeug können Sie mit wenigen Klicks Ihre automatische Texterkennung verbessern. 

Was kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eigentlich alles? Diese oft gestellte Frage ist Thema unserer neuen Blogreihe, denn eine moderne DMS-Software wie agorum® core leistet viel mehr, als die meisten Menschen ihr zutrauen. Grundsätzlich ist ein DMS überall dort ein Gewinn, wo es darum geht, Informationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zu organisieren und zu beschleunigen - also in nahezu jeder Abteilung und jedem Unternehmensbereich. Um einen möglichst umfassenden Überblick zu geben, beschäftigen wir uns heute mit einer weiteren Basisfunktionen: In Teil 2 geht es um das schnelle Finden von Dokumenten, Dateien und Informationen. 

Anstehende Termine und Aufgaben, Kontakte sowie aktuelle E-Mails und Dokumente auf einen Blick erfassen und ohne Umwege direkt bearbeiten können statt ständig zwischen verschiedenen Fenstern hin und her springen zu müssen. Dieser Wunschtraum vieler "Schreibtischtäter" wird jetzt für Nutzer von agorum® core und/oder Open-Xchange wahr, denn unser Partner DIGITEC hat agorum® core nahtlos in die Open-Xchange App Suite integiert. Somit verschmelzen Dokumentenmanagement-System und Groupware zu einer einzigen, leistungsfähigen Arbeitsumgebung, die Übersicht schafft und viele alltägliche Abläufe vereinfacht. Eine interessante Kombination für alle Unternehmen, die Groupware-Funktionalitäten mit modernem Dokumentenmanagement und auf Wunsch auch MS-Office verbinden möchten.

Pünktlich zum Start ins neue Arbeitsjahr sind auch die guten Vorsätze wieder da, allen voran die beiden Klassiker "Stress vermeiden" und "mehr Ordnung am Arbeitsplatz". Wer beide Vorsätze gleichzeitig in die Tat umsetzen möchte, braucht vor allem eine gute Büroorganisation. Tipps rund um den eigenen Schreibtisch sind ebenso gefragt wie Ansätze zur Optimierung von Strukturen und Arbeitsabläufen. Denn wenn die Ordnung fehlt, ist Stress vorprogrammiert. Und genau den gilt es ja zu vermeiden.

Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, "Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen". Bekannt sind Rechnungsbücher, auch als Handlungsbücher oder Kaufmannsbücher bezeichnet, bereits aus dem Mittelalter. Ihre Erfindung wird italienischen Kaufleuten zugeschrieben, das älteste vollständig erhaltene Rechnungsbuch im deutschsprachigen Raum dokumentiert die Handelsgeschäfte der Nürnberger Patrizierfamilie Holzschuher in den Jahren 1304 bis 1307. Mehr als 700 Jahre später wird der Begriff "Rechnungsbuch" immer noch gebraucht, allerdings ist das dicke, in Leder gebundene Buch aus dem Mittelalter vielerorts einem schlanken, viel leistungsfähigeren Dokumentenmanagement-System (DMS) gewichen.

Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.

Vor der Freigabe von Eingangsrechnungen steht immer die Rechnungsprüfung, denn natürlich möchte ein Unternehmen nur die Ware bezahlen, die erstens bestellt wurde und für die zweitens auch ein Wareneingang verbucht ist. So weit, so klar. Weil Unternehmen aber in der Regel vorsteuerabzugsberechtigt sind, muss eine Eingangsrechnung außerdem den formalen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Die Frage "Was muss auf einer Rechnung stehen?" stellt sich also für jeden, der Lieferantenrechnungen bekommt und die darin enthaltene Vorsteuer abziehen möchte.  Wer die leidige Rechnungsprüfung am liebsten vollautomatisch erledigen möchte, liest hier weiter, für alle anderen folgen nun die Pflichtangaben auf einer Rechnung. 

Die Wiedervorlage hat einen festen Platz in der heutigen Arbeitswelt. Sie bündelt offene Vorgänge, erinnert rechtzeitig an Fristen und Termine und dient als Aufbewahrungsort für Dokumente, die zum jetzigen Zeitpunkt noch nicht fertig bearbeitet werden können, z.B. das Angebot, zu dem noch eine technische Spezifikation fehlt.

Ein DMS ist ein Dokumentenmanagement-System und hinter dem Akronym ECM verbirgt sich Enterprise Content Management. So weit, so gut. Stellt sich nur noch die Frage, ob Enterprise Content Management einfach die internationale Bezeichnung für Dokumentenmanagement ist oder ob es da einen wirklichen Unterschied gibt? Manchmal liest man in diesem Zusammenhang auch den Begriff Informationsmanagement, gemeint ist aber meist Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management. Alles klar?