Spricht man über Dokumentenmanagement, kommt früher oder später auch das Thema "Texterkennung" auf den Tisch. Denn die meisten Unternehmen möchten ihre Dokumente nicht nur einscannen und als Bilddatei archivieren, sondern sie auch im Volltext durchsuchen und elektronisch weiterverarbeiten können. In diesem Zusammenhang taucht immer wieder die Frage auf, wie man eine gute OCR-Engine erkennt und was sie können sollte. Das möchte ich im Folgenden kurz erläutern, angefangen bei der Aufgabenstellung, Papierdokumente in ein elektronisches, DMS-taugliches Format zu bringen. 

Sie suchen ein DMS/ECM, das mit riesigen Datenmengen und/oder Millionen Benutzern umgehen kann? Ein unterbrechungsfreier 24/7-Betrieb ist für Sie ebenso ein Thema wie ein Höchstmaß an Datensicherheit? Wenn Sie jetzt mindestens einmal zustimmend genickt haben, könnte ein clusterfähiges ECM oder Dokumentenmanagement-System eine Lösung für Sie sein. Die Vorteile möchte ich Ihnen im Folgenden kurz aufzeigen.

Die Digitalisierung vorantreiben, die Informationsflut bewältigen oder Kommunikation und Zusammenarbeit im Team auf den aktuellen Stand der Technik bringen - vor diesen Aufgaben stehen zur Zeit viele Unternehmen. Und obwohl mittlerweile "amtlich" ist, dass ein Dokumentenmanagement-System genau dabei hilft, gibt es erstaunlicherweise immer noch Vorbehalte. Insbesondere sorgen sich die Verantwortlichen um die Akzeptanz bei den Benutzern: Zu kompliziert, zu aufwändig in der Bedienung, unnötiger Mehraufwand im ohnehin schon stressigen Arbeitsalltag sind Argumente, die in diesem Zusammenhag gerne genannt werden. Deswegen hier einige Tipps für die Einführung, damit die Mitarbeiter Ihr neues DMS nicht nur akzeptieren, sondern sogar gerne damit arbeiten.  

Informationsüberflutung ist eins der Buzzwords unserer Zeit und mittlerweile für die meisten Unternehmen ein Thema. Weil die Anzahl der zur Verfügung stehenden Informationen und Dokumente dank Internet, E-Mail und Co. exponenziell steigt, verbringt der einzelne Mitarbeiter immer mehr Zeit damit, die für ihn wichtigen Informationen aus dem Datenberg herauszufiltern. Zeit, die ihm für seine eigentlichen Aufgaben fehlt. Wie eine intelligente Dokumentenlenkung ihm diese Zeit wieder zurückgibt, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag zeigen.

Im Zuge des mittlerweile exponentiell wachsenden Datenaufkommens in vielen Unternehmen wird der Ruf nach Werkzeugen zum Beherrschen dieser Informationsflut immer lauter. Dabei geht es nicht nur um die Menge der Informationen, sondern vor allem um die Verfügbarkeit. Denn in der Praxis trifft man häufig auf das Paradoxon, dass einerseits jeder Mitarbeiter theoretisch Zugang zu allen für ihn relevanten Informationen hat, andererseits aber immer wieder Fehler aufgrund von zu wenig Information passieren. Es kommt also darauf an, dass die richtigen Informationen schnell und einfach abrufbar sind, wenn der Mitarbeiter sie braucht. Ein Dokumentenmanagement-System hilft, die Informationsflut zu kanalisieren - vor allem, wenn es neben elektronischen Akten auch flexible Dashboards und ein cleveres Ticketsystem bietet.

Elektronisch erzeugte Dokumente müssen auch elektronisch abgelegt werden. So will es der Gesetzgeber. Unternehmen können dabei frei entscheiden, wie sie ihre elektronische Ablage organisieren, solange die Einhaltung der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gewährleistet ist. Theoretisch genügen also ein herkömmlicher Fileserver und regelmäßige Datensicherungen. Besser, leistungsfähiger und produktiver wird Ihre elektronische Ablage allerdings mit einem Dokumentenmanagement-System. 

Hochwasser im Archivkeller, ein Brand im Rechenzentrum oder eine Explosion in der Fertigung - Horrorszenarien, die ohne Notfallplan schnell aus dem Ruder laufen und im schlimmsten Fall sogar die Existenz des Unternehmens bedrohen können. Disaster Recovery hilft, die richtigen Schritte in die Wege zu leiten, um im Katastrophenfall handlungsfähig zu bleiben bzw. möglichst schnell wieder zu werden. Warum die hundertprozentige Ausfallsicherheit aller Systeme dabei nicht immer das Maß aller Dinge ist, ist ebenso Thema dieses Beitrag wie die Frage nach dem für Ihr Unternehmen richtigen Disaster Recovery Plan.

Ob Verband, Verein, Kammer, Gewerkschaft oder Akademie: Je mehr Mitglieder eine Organisation hat, umso wichtiger ist eine effiziente elektronische Mitgliederverwaltung. In der Praxis ist es nämlich oft schwieriger als gedacht, jederzeit nachzuvollziehen, welche Leistungen das einzelne Mitglied bereits abgerufen hat oder in welche Aktivitäten und Projekte es aktuell involviert ist. Insbesondere wenn die Mitglieder untereinander stark vernetzt sind oder der Verband viele unterschiedliche Dienstleistungen anbietet, ist eine leistungsfähige Software also Gold wert. Um effizent zu arbeiten, müssen Sie aber nicht zwingend in Spezialsoftware investieren - ein gutes Dokumentenmanagement-System (DMS) kann nämlich auch Mitgliederverwaltung. Stichwort: Elektronische Mitgliederakte.

Digitale Transformation gilt schon jetzt als eins der Buzzwords des Jahres. Fakt ist, dass sich Unternehmen dem digitalen Wandel stellen müssen, um langfristig zukunftsfähig zu bleiben. Denn egal, ob sie die Digitalisierung aktiv vorantreiben oder noch an alten Strukturen festhalten, sie sind mittendrin im Transformationsprozess - ob sie wollen oder nicht. Deswegen ist genau jetzt die richtige Zeit, ein neues Dokumentenmanagement-System einzuführen.