Hochwasser im Archivkeller, ein Brand im Rechenzentrum oder eine Explosion in der Fertigung - Horrorszenarien, die ohne Notfallplan schnell aus dem Ruder laufen und im schlimmsten Fall sogar die Existenz des Unternehmens bedrohen können. Disaster Recovery hilft, die richtigen Schritte in die Wege zu leiten, um im Katastrophenfall handlungsfähig zu bleiben bzw. möglichst schnell wieder zu werden. Warum die hundertprozentige Ausfallsicherheit aller Systeme dabei nicht immer das Maß aller Dinge ist, ist ebenso Thema dieses Beitrag wie die Frage nach dem für Ihr Unternehmen richtigen Disaster Recovery Plan.
Macht Disaster Recovery für kleine und mittelständische Unternehmen überhaupt Sinn?
Im Gespräch mit kleinen und mittelständischen Unternehmern hört man öfter Sätze wie "Wann gibt es in Deutschland schon mal ein Erdbeben?" oder "Das ist doch alles nur Panikmache - wir machen regelmäßige Datensicherungen, das reicht völlig aus." Ob das im Fall der Fälle tatsächlich genügt, ist fraglich.
Deswegen beantworten wir die Eingangsfrage mit einem klaren Ja. Entscheider in kleinen und mittelständischen Unternehmen sollten sich auf jeden Fall mit diesem Thema beschäftigen, denn KMUs stehen im Katastrophenfall schneller vor dem kompletten "Aus" als größere Firmen mit mehreren Standorten oder gar internationale Konzerne, die mittel- und langfristig selbst den Ausfall eines kompletten Standortes kompensieren können.
So erstellen Sie einen Disaster Recovery Plan
Idealerweise erarbeiten Sie einen individuellen Disaster Recovery Plan, der das wichtigste Kapital - Ihre Daten - wirkungsvoll schützt. Ein solcher Plan beinhaltet alle Schritte und alle Materialien, die Sie brauchen, um Ihre Geschäftstätigkeit nach einer Katastrophe, z.B. einem Brand oder einem Hochwasserschaden, schnell wieder aufnehmen zu können. Je geschäftskritischer ein Prozess ist, umso mehr Wert sollten Sie auf einen sicheren, unterbrechungsfreien Betrieb legen. Das gleiche gilt für Ihre Daten - je schlimmer die Folgen eines Verlustes, umso besser sollten wichtige Daten gesichert sein. Die Aufgabe lautet also, geschäftskritische Prozesse und Daten zu identifizieren und zu schützen.
Denken Sie bei Ihrem Disaster Recovery Plan aber nicht nur an Naturkatastrophen wie Brände, Hochwasser oder Erdbeben, sondern auch die in der Praxis viel häufiger vorkommenden, "kleineren Katastrophen" wie den Ausfall einer wichtigen Datenbank oder eines zentralen Servers. Dagegen sollte jedes Unternehmen abgesichert sein, denn die Rekonstruktion einer zerstörten Datenbank ist bestenfalls zeitaufwändig, im Extremfall sind wichtige Daten aber für immer verloren. Und das ist ganz sicher ein Desaster, das es zu vermeiden gilt.
Zum Schluss noch ein Tipp, der im Alltag oft vernachlässigt wird: Stellen Sie Ihren Notfallplan nicht nur theoretisch auf, sondern testen Sie ihn auch praktisch. Wie lange dauert es, bis das Backup der Datenbank wieder zurückgespielt ist? Funktioniert die Datenauslagerung an einen weiter entfernten Standort? Aus wie vielen verschiedenen Quellen müssen Ihre Daten wieder zusammengetragen werden? Die Erfahrung aus solchen Tests bringt im Ernstfall die nötige Sicherheit.
Dokumentenmanagement als Basis für die Sicherheit Ihrer Daten
Ein Dokumentenmanagement-System ist die zentrale Software für den sicheren und effizienten Umgang mit Daten im Unternehmen. Idealerweise enthält es alle Daten, die im Unternehmen anfallen. Es kann die Daten auch revisionssicher speichern oder Versionen der Dokumente anlegen, sobald diese bearbeitet werden, so dass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann was mit dem Dokument gemacht hat.
Ein ausgeklügeltes Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Mitarbeiter nur auf die Daten zugreifen kann, die ihn betreffen. Es verhindert auch den unberechtigten oder versehentlichen Zugriff Dritter. Kurz: Sind Daten einmal im DMS gespeichert, sind sie dort so lange sicher aufgehoben, wie es das Unternehmen wünscht.
Um Ihre Daten hochverfügbar zu machen, ist ein gutes DMS clusterfähig, d.h. verschiedene Server werden als Cluster so gekoppelt, dass sie sich gegenseitig ersetzen können. Idealerweise sind diese Cluster auf verschiedene Standorte verteilt, so dass das Unternehmen jederzeit auf alle wichtigen Daten zugreifen kann. Bei kleinen Unternehmen mit nur einem Standort könnten solche Sicherungscluster beispielsweise beim Geschäftsführer daheim, beim IT-Dienstleister oder auch in einer Cloud eingerichtet werden. So ist selbst bei höherer Gewalt, z.B. einem Großbrand, nicht das komplette Unternehmen lahmgelegt.
Fazit:
Wenn von Disaster Recovery die Rede ist, geht es also einerseits darum, wirksame Maßnahmen für den Fall der Fälle in der Schublade zu haben, andererseits aber auch darum, die IT-Infrastruktur von Anfang an möglichst ausfallsicher zu gestalten. Dabei hilft ein gutes DMS, das von Haus aus bereits umfangreiche Datensicherungs-Funktionen mitbringt.
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