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Mobiles Arbeiten mit Ihrem DMS: Sicherer Datenzugriff von unterwegs

[fa icon="calendar"] 22.10.2015 09:36:00 / by Birgit Werthebach

Mobiles Arbeiten mit Ihrem DMS: Sicherer Datenzugriff von unterwegs

 

Mobiles Arbeiten ist die Zukunft. Laut einer aktuellen AIIM-Studie sind mobil verfügbare Unternehmensdaten ein wesentliches Kriterium, um zukünftig im Wettbewerb zu bestehen. Das sehen auch die Unternehmen so. Beachtliche 76 Prozent der weltweit befragten Entscheider stehen hinter der Aussage "We need to embrace mobile or be left behind in the dust." Die Realität sieht allerdings anders aus: Die Studie stellte bei den meisten Unternehmen einen dringenden Handlungsbedarf fest.

 

Mobiler Zugriff auf Unternehmensdaten: Die Situation

Das m.E. erschreckendste Ergebnis gleich zu Beginn: 39 Prozent aller befragten Unternehmen lassen auch anno 2015 noch keinerlei mobile Nutzung von Unternehmensdaten zu. Der Grund sind meist Sicherheitsbedenken, aber langfristig schneiden sich Firmen mit einer solchen Strategie ins eigene Fleisch, denn die Mitarbeiter sind unterwegs quasi abgeschnitten vom Unternehmen.

Sie können nicht einmal E-Mails lesen und haben als einzige Informationsquelle das Telefon - es sei denn, sie sind privat mit ihren Kollegen über Messenger oder soziale Netzwerke verbunden und nutzen diese außerhalb der Kontrolle ihrer Arbeitgeber, um nicht ganz den Anschluss zu verpassen. Aus Sicht der Mitarbeiter legitim, aus Sicht des Unternehmens katastrophal, passiert so doch genau das, was die Verantwortlichen mit der strikten "No Mobile-Policy" verhindern möchten.

Für die verbleibenden immerhin 61 Prozent der Unternehmen ist mobiles Arbeiten ein Thema. Trotzdem können nur 16 Prozent aller Befragten von unterwegs aus effizient arbeiten, also aktiv in Workflows und Arbeitsabläufe eingreifen, z.B. Freigabeprozesse, die sonst stocken würden, bis der Mitarbeiter wieder am Schreibtisch ist. Alle anderen müssen sich mit einem eingeschränkten Zugriff auf ihr Dokumentenmanagement-System zufriedengeben. Nun ist ein reiner Lesezugriff zwar immer noch besser als überhaupt keine Information, aber state-of-the-art ist das natürlich nicht. 

 

Mobiles Arbeiten hilft, Kunden zu gewinnen und zu halten

Privat ist es heute für die meisten Menschen undenkbar, ohne "die Welt in der Hosentasche" das Haus zu verlassen. Kein Wunder, denn mobile Daten machen das Leben unterwegs so viel einfacher: mal eben E-Mails checken oder etwas googlen, über die sozialen Netzwerke mit Freunden in Kontakt bleiben, per Smartphone navigieren oder auf Öffnungszeiten, Fahrpläne und vieles andere zugreifen.

Wer diese Möglichkeiten als Privatperson nutzt und schätzt, fordert sie natürlich auch am Arbeitsplatz. Beispielsweise empfinden Kunden die Wartezeit auf eine Information immer früher als zu lang und Ihre Mitarbeiter möchten auch unterwegs auf dem Laufenden sein, was sich im Unternehmen tut.

Der Zugriff auf das eigene E-Mail-Postfach mit Laptop, Tablet oder Smartphone ist ein Anfang, reicht aber schon längst nicht mehr aus. Gefragt ist ein schneller und einfacher Zugang zu allen Informationen, die auch am Schreibtisch zur Verfügung stehen - sprich: der digitale Arbeitsplatz zum Mitnehmen

 

Überall arbeiten mit Ihrem DMS

Mit dem Dokumentenmanagement-System agorum® core lässt sich der digitale Arbeitsplatz bereits heute realisieren. Die Voraussetzungen, um das komplette Büro mit auf Geschäftsreise zu nehmen, sind denkbar einfach: Um voll arbeitsfähig zu sein, brauchen Sie lediglich ein Notebook und einen Internetzugang. Die Daten bleiben dabei sicher in Ihrem DMS - ein Cloud-ECM oder ähnliches ist nicht notwendig.

Mit dem cleveren agorum® core Smart Assistant (ASA) stehen Ihnen in einer einzigen Oberfläche alle Informationen und Aktionen zur Verfügung, die Sie für Ihre Arbeit brauchen. Mit einem einfachen Rechtsklick erreichen Sie das individuell konfigurierbare Kontextmenü und können so beispielsweise Dokumente anlegen, ausschneiden, kopieren, bearbeiten, neu erstellen, verschieben, umbenennen, mit unterschiedlichen Programmen öffnen, weiterleiten, an Workflows übergeben, auf Wiedervorlage nehmen, sperren, als PDF verschicken, freigeben und vieles mehr.

Der Smart Assistant bietet außerdem vielfältige Möglichkeiten zur Kommunikation im Team und direkt am Dokument. Die integrierte Mitteilungsliste informiert über alle Vorgänge, Mitteilungen, Workflows und E-Mails, die Sie direkt betreffen bzw. die Sie abonniert haben. Im integrierten E-Mail-Editor können Sie E-Mails lesen und beantworten. Workflows bearbeiten Sie ab jetzt ebenfalls direkt in Ihrem ASA. Für Notizen steht Ihnen ein eigener HTML-Editor zur Verfügung, um Formatierungen, Grafiken und Links in die Mitteilung zu integrieren. Alle Notizen, die an einem Dokument „hängen“, sehen Sie ab sofort im Vorschau-Fenster, so dass Sie den Bearbeitungsstand mit einem Blick erfassen können. Das alles natürlich auch von unterwegs aus.

Für Ihr Smartphone gibt es den agorum® core Mobile Client, mit dem Sie auf alle Dokumente in Ihrem DMS zugreifen können. Fotografieren Sie beispielsweise unterwegs Dokumente und legen sie gleich in der richtigen elektronischen Akte ab - inklusive aller Metadaten. Oder suchen Sie nur schnell eine Information und möchte dafür nicht extra das Notebook auspacken? Der Mobile Client macht's möglich - mit der schnellen Suchfunktion, die Sie bereits im Büro nutzen.

 

Mobiles Arbeiten - ein Gewinn für jedes Unternehmen

Unternehmen, die mobiles Arbeiten fördern bzw. die Infrastruktur dafür schaffen, profitieren davon natürlich auch, denn kaum ein Mitarbeiter schreibt es sich als Arbeitszeit auf, wenn er auf der Fahrt zur Arbeit schon mal in der Bahn seine E-Mails checkt oder auf dem Heimweg noch eben die Anfrage eines Kunden beantwortet, während er auf den Bus wartet.

Ebenfalls ein Grund, "mobil zu machen", ist der viel zitierte Fachkräftemangel: Gut ausgebildete Mitarbeiter erwarten einen modernen Arbeitsplatz, der ihnen alles bietet, was sie zum produktiven Arbeiten brauchen. Arbeitgeber, die hier investieren, haben im "War for talents" die Nase vorn.

 

Stichwort Sicherheit: Es muss nicht immer Cloud sein

Abschließend noch zwei Zahlen aus der AIIM-Studie zum Thema Sicherheit: Obwohl 75 Prozent aller befragten Unternehmen glauben, dass Cloud-Anbieter eine gleich gute oder sogar bessere Datensicherheit bieten können als die eigenen Unternehmensserver, möchten nur 12 Prozent der Befragten ihre sensiblen Daten einer Public Cloud anvertrauen.

Die gute Nachricht: Mit agorum® core müssen sie das auch gar nicht, denn die Daten liegen jederzeit sicher auf dem eigenen Server. Und die Mitarbeiter müssen nicht zur Selbsthilfe greifen und Daten mit beispielsweise Messenger, Social Media oder Filesharing-Dienste teilen.

 

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Themen: Dokumentenmanagement, Smart Assistant




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