Der richtige Zeitpunkt für einen Dokumentenmanagement-Software-Vergleich
Mit folgenden und ähnlichen Fragen können Sie Ihre Anforderungen eingrenzen:
- Wo im Unternehmen soll Dokumentenmanagement eingesetzt werden?
- Welche Prozesse möchten Sie verbessern bzw. welche Arbeitsschritte soll das DMS den Mitarbeitern abnehmen?
- Brauchen Sie "nur" ein digitales Archiv oder möchten Sie auch Abläufe automatisieren?
- Sollen die Mitarbeiter mobil oder auch standortübergreifend auf die Daten im DMS zugreifen können?
- Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit Externen - werden aktuell noch große Datenmengen per E-Mail hin- und hergeschickt?
Dokumentenmanagement-Software-Vergleich: Wie gehe ich vor? Was wird verglichen?
- Funktionen, die Ihnen jetzt besonders wichtig sind
- Funktionen, die Ihnen sehr wichtig sind, aber später eingeführt werden können
- Funktionen, die jetzt "nice to have" wären
- Funktionen, die "nice to have" wären, aber frühestens zu einem späteren Zeitpunkt relevant werden
Achten Sie auch darauf, wie flexibel das System ist. Lässt es sich problemlos erweitern und an spätere Bedürfnisse anpassen? Wie geht das System mit veränderten Anforderungen um? Weil niemand in die Zukunft schauen kann, sollten Sie sicherstellen, dass das DMS Ihrer Wahl auch in einigen Jahren noch mit der Entwicklung Ihres Unternehmens Schritt halten kann.
Noch ein letzter Tipp: Lassen Sie sich die Software im Betrieb zeigen
Screenshots sind gut und schön, Powerpoint-Präsentationen auch, aber beides gibt bestenfalls eine erste Orientierung über Optik und Funktionalität eines DMS. Wie komfortabel die Arbeit mit der Dokumentenmanagement-Software wirklich ist, zeigt erst die Live-Demo mit einem funktionierenden Demo-System. Achten Sie dabei darauf, wie intuitiv sich die Software bedienen lässt. Sind die Oberflächen klar und aufgeräumt? Kommen Sie mit wenigen Klicks von A nach B? Müssen sich die Mitarbeiter umgewöhnen oder finden sie gewohnte Elemente?
Und last but not least: Fragen Sie auch Ihr Bauchgefühl. Macht es Ihnen Spaß, mit dem System zu arbeiten? Was war Ihr erster Eindruck bei der Demo? Geht der eher in Richtung "Mann, ist das kompliziert" oder haben Sie öfter mal "Oh, das ist ja einfach" gedacht? Als Faustformel bei der Einführung einer neuen Software gilt: Einfach ist immer besser als kompliziert, denn der Schulungsaufwand, bis wirklich der letzte Mitarbeiter einen komplizierten Arbeitsablauf verstanden hat, ist nicht zu unterschätzen.
Fazit: Ein Dokumentenmanagement-Software-Vergleich ist kein Hexenwerk, wenn Sie wissen, was Sie wollen, Ihre Anforderungen priorisiert abprüfen und das System im laufenden Betrieb kennenlernen.
Weitere Beiträge, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Dokumentenmanagement-System helfen können:
- Wie finde ich das richtige Dokumentenverwaltungs-System?
- Checkliste Dokumentenmanagement: 10 Punkte, die bei der DMS-Auswahl helfen
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