Viele Unternehmen sind aktuell auf der Suche nach einer Lösung zur digitalen Archivierung ihrer Dokumente. Welche Archivierungssoftware am besten ins eigene Unternehmen passt, hängt aber von so vielen Faktoren ab, dass es schwierig ist, eine pauschale Aussage à la "Software A ist auf jeden Fall besser als Software B" zu treffen. Um Ihnen die Beurteilung verschiedener Systeme zu erleichtern, möchte ich in diesem Beitrag auf fünf grundlegende Dinge eingehen, die eine zeitgemäße Archivierungssoftware können sollte.  

Papierdokumente digitalisieren hört sich erstmal einfach an, ist aber gerade in Unternehmen mit einem sehr hohen Papieraufkommen alles andere als trivial. Schon die Frage nach dem besten Zeitpunkt zum Einscannen der Dokumente sorgt immer wieder für hitzige Diskussionen. Vorgelagertes Scannen oder nachgelagertes Scannen sind Begriffe, die in diesem Zusammenhang häufig fallen. Worum es dabei geht und welche Vor- und Nachteile die beiden Verfahren haben, möchte ich in diesem Blogbeitrag beleuchten.

Vor circa zwei Monaten haben wir uns auf den Weg gemacht, das Arbeiten bei agorum® neu zu erfinden. Gemäß unserem Motto "Einfach besser arbeiten" geht es um eine selbstbestimmte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und eine Organisation, in der sich jeder frei entfalten kann. Wie es dazu kam und was wir uns davon versprechen, hat Stefan Röcker in "Das Ziel ist eine selbstführende Organisation" bereits beschrieben. Von mir gibt es heute ein Update, was sich konkret verändert hat, seit wir gemeinsam gestartet sind.

Wer kennt das nicht? Da steckt man viel Zeit und Mühe in eine tolle Bewerbung bei der Wunschfirma und was passiert? Erstmal lange gar nichts. Man hakt also nach, wird vertröstet und mit Glück irgendwann zum Vorstellungsgespräch eingeladen. Danach wieder Schweigen, bis schließlich eine 08/15-Absage im Briefkasten liegt, über die man sich bei aller Enttäuschung sogar fast freut, weil sie endlich Klarheit schafft. Warum es nicht gepasst hat, bleibt meistens im Dunkeln - sehr zum Frust der Bewerber. Bei agorum® ist das anders, denn wir setzen auf maximale Transparenz und unseren agilen Bewerbungsprozess mit klaren Regeln für alle Beteiligten.

Eine bestmögliche Datenqualität gehört auf die Agenda eines jeden Unternehmens. Glauben Sie nicht? Dann stellen Sie sich mal vor, was passiert, wenn in der Produktion auch nur ein Maß nicht stimmt oder bei einem verbindlichen Angebot versehentlich das Komma um eine Stelle nach vorne gerutscht ist. Ganz klar, Datenfehler machen Arbeit und kosten Geld - ob nun wie im ersten Beispiel massenhaft Ausschuss produziert wird oder das Unternehmen beim neuen Kunden gleich einen schlechten Eindruck macht, wenn das Angebot aus dem zweiten Beispiel korrigiert werden muss. Dabei lässt sich die Datenqualität oft überraschend einfach verbessern - einige Tipps dazu möchte ich heute mit Ihnen teilen.

Bereits während der Entwicklung bekam unser Supporttool den Spitznamen "des Administrators Liebling". Aus gutem Grund, denn es ist als Standardmodul bereits in Ihrem DMS integriert und vereint alle wichtigen Admin-Funktionen in einem einzigen Tool. Das zentrale Dashboard zeigt auf einen Blick, was im DMS gerade passiert. So kann der Admin die Systemparameter zuverlässig überwachen. Integrierte Checks helfen, die Hard- und Software gezielt zu optimieren. Module werden einfach per Klick aktiviert und direkt im Supporttool konfiguriert. Außerdem kann der Administrator Patches und Zertifkate installieren, Logfiles komfortabel durchsuchen und vieles mehr. 

Mit agorum® core 8.0 präsentiert die agorum® Software GmbH die neueste Version ihres erfolgreichen Open Source Dokumentenmanagement-Systems. Den Fokus legten die DMS-Experten dabei auf die Entwicklung neuer Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Prozesse effizient digitalisieren und so ihr Potenzial voll ausschöpfen. Geschäftsführer Oliver Schulze: „Agiles Kunden- und Projektmanagement ist in aller Munde. Gleichzeitig stehen immer mehr IT-Abteilungen vor der Herausforderung, möglichst schnell die richtige Infrastruktur für eine erfolgreiche Digitalisierung zu schaffen. Mit agorum® core 8.0 geben wir Anwendern und Administratoren ein leistungsstarkes Hilfsmittel dazu an die Hand.“

Individuelles Wissen für das Unternehmen nutzbar zu machen, ist eine der Hauptaufgaben des betrieblichen Wissensmanagements. Dabei geht es einerseits um die dezentralen Informationen, die sich in Akten und auf Computern im direkten Arbeitsumfeld des Mitarbeiters befinden, andererseits natürlich auch um das Wissen, das in den Köpfen steckt und nirgendwo aufgeschrieben ist. Wie ein gutes DMS dabei hilft, diese beiden Arten von individuellem Wissen nutzbar zu machen, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

Wer "elektronische Belegerfassung" hört, denkt meist zuerst an Eingangsrechnungen. Dabei ist die Bezeichnung "Beleg" viel umfassender, denn Belege fallen in allen Bereichen des Unternehmens an. Beispielsweise gelten Inventurlisten oder Materialentnahmescheine ebenso als Belege wie Lohn- und Gehaltslisten. Was es bringt, alle Belege im Unternehmen elektronisch zu erfassen, möchte ich in diesem Beitrag näher untersuchen.

Agiles Kunden- und Projektmanagement ist in aller Munde. Kein Wunder, denn Unternehmen brauchen heute effiziente Prozesse und den vollen Überblick, um beim Kunden die Nase vorn zu haben. Das geht jetzt noch leichter - mit Ihrem DMS und dem neuen, intelligenten Management-Tool agorum® Smart Organisation. Damit können Sie Ihre Kunden, Projekte, Vorgänge und Aufgaben nach einem agilen Vorgehensmodell organsieren und so insgesamt produktiver arbeiten.  Jeder Mitarbeiter bekommt einen elektronischen Assistenten an die Hand, mit dem er seine Aufgaben organisieren, priorisieren und systematisch erledigen kann.