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Wissensmanagement im Unternehmen: Individuelles Wissen nutzbar machen

[fa icon="calendar"] 06.06.2017 13:31:00 / by Birgit Werthebach

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Individuelles Wissen für das Unternehmen nutzbar zu machen, ist eine der Hauptaufgaben des betrieblichen Wissensmanagements. Dabei geht es einerseits um die dezentralen Informationen, die sich in Akten und auf Computern im direkten Arbeitsumfeld des Mitarbeiters befinden, andererseits natürlich auch um das Wissen, das in den Köpfen steckt und nirgendwo aufgeschrieben ist. Wie ein gutes DMS dabei hilft, diese beiden Arten von individuellem Wissen nutzbar zu machen, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

Das Ziel: vom individuellen zum kollektiven Wissen

Unternehmen führen Wissensmanagement oft mit dem Ziel ein, im Unternehmen vorhandenes Wissen von einzelnen Mitarbeitern unabhängig zu machen. Individuelles Wissen der Mitarbeiter soll also zu kollektivem Wissen werden, damit es dem Unternehmen auch dann noch zur Verfügung steht, wenn die entsprechenden Personen kündigen, in Rente gehen oder aus anderen Gründen längere Zeit ausfallen. Kollektiv bezieht sich in diesem Zusammenhang lediglich auf die Fähigkeit des Unternehmens, das Wissen als Organisation nutzen zu können. Es bedeutet nicht, dass jeder Mitarbeiter in jedem Bereich über dieses Wissen verfügen muss.

 

Explizites und implizites individuelles Wissen

Individuelles Wissen kann entweder explizit oder implizit vorliegen. Diese Unterteilung hört sich jetzt sehr theoretisch an, hilft aber, beim betrieblichen Wissensmanagement wirklich alle Facetten zu beleuchten. Besonders das implizite Wissen wird nämlich häufig vergessen, weil es schwieriger zu erkennen und weiterzugeben ist. 

Gemäß Gabler Wirtschaftslexikon ist explizites Wissen all das, was sich leicht aufschreiben oder durch Sprache erklären lässt, z.B. alle Informationen in Aktenordnern und elektronischen Akten, auf Festplatten, Servern und in E-Mail-Verzeichnissen. Texte, Bilder, technische Zeichnungen und vieles mehr sind auf diese Weise "sprechend". Beispielsweise kann ein guter Monteur problemlos ein Werkstück bauen, das er noch nie vorher gesehen hat, wenn er die entsprechende Konstruktionszeichnung hat. Verfahrensanweisungen, Ablaufbeschreibungen und Projektpläne enthalten explizites Wissen.

Im Gegensatz dazu ist implizites Wissen gar nicht so einfach zu erfassen, weil selbst der Wissensträger oft nicht rational erklären kann, wie dieses Wissen funktioniert. So kann manch ein erfahrener KFZ-Mechaniker bereits am Geräusch erkennen, welches Auto gerade auf den Hof fährt oder ob z.B. der Anlasser oder die Lichtmaschine sich "gesund" anhören. Und eine Sekretärin spürt sofort, ob ihr Chef heute "gut drauf" ist, noch bevor er "Guten Morgen" gesagt hat. Diese Liste ließe sich endlos fortsetzen. Sicher fallen Ihnen auch aus Ihrem Arbeitsumfeld einige Beispiele ein.

 

Explizites Wissen nutzen: Ein gutes DMS bringt die richtigen Infos zur rechten Zeit an den richtigen Ort

Explizites Wissen liegt also bereits in schriftlicher oder sprachlich erfasster Form vor. Um es effizient nutzen zu können, kommt es nun darauf an, dass das richtige Wissen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung steht. Informationen oder E-Mails, die nur lokal auf den Computern einzelner Mitarbeiter gespeichert werden, sind nutzlos, sobald dieser Mitarbeiter außer Haus ist. Werden hingegen alle Dokumente standardmäßig im DMS gespeichert, profitieren Mitarbeiter und Unternehmen gleichermaßen.

Da wir zu diesem Thema bereits eine Reihe ausführlicherer Blogbeiträge veröffentlicht haben, möchte ich mich an dieser Stelle darauf beschränken, die wichtigsten Vorteile kurz zu nennen und auf die entsprechenden Blogbeiträge zu verlinken.

 

Informationen schnell und mitarbeiterunabhängig finden

Ihre Dokumente sind im Volltext und nach diversen Suchkriterien durchsuchbar, sobald sie im DMS gespeichert werden. Alle Informationen stehen also auf Knopfdruck schnell und mitarbeiterunabhängig zur Verfügung. 

 

Dokumente und damit Wissen gezielt durch das Unternehmen leiten

Im Unternehmen eingehende Dokumente landen mit einem guten DMS zielgerichtet in den Posteingängen genau der Mitarbeiter, die das Dokument bearbeiten oder die Information für ihre Arbeit brauchen. Stichwort Workflows - mehr dazu in folgenden Beiträgen:

 

Jedem Mitarbeiter seine Sicht auf die verfügbaren Informationen ermöglichen

Ein Mitarbeiter arbeitet am produktivsten, wenn er sein Arbeitsumfeld so gestalten kann, wie es am besten zu seiner Arbeitsweise passt. Ein DMS, das mit veränderbaren Benutzeroberflächen und individuellen Dashboards punktet, hat hier die Nase vorn. So sieht jeder Benutzer geau die Informationen, die er braucht, alles andere kann er komfortabel ausblenden.

  

Kommunikation und Wissensaustausch untereinander fördern

Ein gutes DMS verfügt über zahlreiche Möglichkeiten, im Team zu kommunizieren und Wissen effizient auszutauschen: Von der elektronischen Akte bis hin zum internen Chat direkt am Dokument:

 

Implizites Wissen nutzen: Viel Zeit für "Learning by doing" dank DMS

Implizites Wissen wird oft durch jahrelange Erfahrung erworben und folgerichtig auch im "Learning by doing"-Verfahren unter Anleitung des Experten weitergegeben. Beispielsweise kann der oben erwähnte KFZ-Mechaniker seinen Azubi schulen, genau auf das Motorengeräusch zu achten, nach dem Motto: "Da, hörst du, so ist es in Ordnung. Und wenn es so klingt, wird der Anlasser nicht mehr lange halten." Nach einigem Üben hört der Azubi ebenfalls feinere Nuancen und kann ungewöhnliche Geräusche aus dem Motorraum besser zuordnen. 

Was das mit Dokumentenmanagement zu tun hat? Ganz einfach: Ein DMS schafft Zeit und hält den Mitarbeitern den Rücken frei. Denn die Weitergabe von implizitem Wissen braucht Zeit und den persönlichen Kontakt von Wissensträger und Lernendem. Diese Zeit haben beide nicht, wenn sie mit Routineaufgaben beschäftigt sind oder auf der Suche nach Informationen durch das halbe Unternehmen laufen müssen. Ein DMS erledigt die unliebsamen Routineaufgaben, in unserer KFZ-Werkstatt könnte dies z.B. das manuelle Eintippen der für eine Reparatur benötigten Ersatzteile sein. Wenn die Arbeitskarte stattdessen einfach eingescannt werden kann, um die entsprechende Rechnung zu erzeugen, hat der KFZ-Mechaniker mehr Zeit für wirklich Wichtiges, nämlich dafür, sein Wissen an den Azubi weiterzugeben.

 

Fazit: Das richtige DMS bringt Ihr Wissensmanagement einen großen Schritt weiter, denn es unterstützt bei der Nutzbarmachung individuellen Wissens.

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Themen: Dokumentenmanagement




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