Vom Bäcker um die Ecke über das mittelständische Industrieunternehmen mit zwei oder drei Werken bis zum weltweit agierenden Großkonzern: Die Frage "Wie stelle ich einen einheitlichen Datenbestand sicher?" beschäftigt jedes Unternehmen mit mehreren Standorten. Je öfter Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten aus auf die gleichen Daten zugreifen müssen, umso wichtiger ist ein sinnvolles, nachhaltiges Synchronisierungskonzept. Welche Möglichkeiten ein gutes Dokumentenmanagement-System hier bietet, möchte ich am Beispiel agorum® core aufzeigen.
Dokumentenmanagement verhindert Datendubletten
Schon bei nur einem Standort kann es leicht zur Herausforderung werden, überall im Unternehmen den gleichen Datenbestand sicher zu stellen. Denn ständig werden in den unterschiedlichen Abteilungen Dateien geöffnet, verändert und wieder abgespeichert, oft auf mehreren Laufwerken. Die abteilungsübergreifende Weitergabe von Dokumenten ist ebenfalls an der Tagesordnung, so dass es durchaus vorkommen kann, dass ein- und diesselbe Datei in zig verschiedenen Versionen im Unternehmen kursiert. Verschiedene Standorte können dieses Problem verschärfen, weil meist jeder Standort seinen eigenen Server bzw. seine eigene Serverlandschaft hat.
Weil aber selten etwas Gutes dabei herauskommt, wenn jeder Mitarbeiter mit einem anderen Versionsstand arbeitet, setzen Unternehmen im Sinne einer Verbesserung ihrer Datenqualität verstärkt auf Dokumentenmanagement-Systeme. Denn wenn alle Daten zentral in der DMS-Datenbank liegen, von dort geöffnet und auch dahin wieder zurückgesichert werden, hält sich der Dokumentenwildwuchs in Grenzen. Jedes Dokument ist nur einmal vorhanden und die Mitarbeiter arbeiten automatisch mit der aktuellsten Version.
In allen Filialen mit dem gleichen Datenbestand arbeiten
So weit, so gut, dank DMS haben wir nun alle wichtigen Daten an einem einzigen Ort konsolidiert. Aber wie kommen sie nun in die einzelnen Filialen bzw. in genau der richtigen Version an den Ort, wo sie gerade gebraucht werden? agorum® core löst diese Aufgabe mit seinem leistungsfähigen Sync-Modul, das Daten zwischen unterschiedlichen Abteilungen oder Standorten nahezu in Echtzeit synchronisiert.
agorum® core Sync kann beliebige Verzeichnisse und Dokumente abgleichen, aber auf Wunsch auch E-Mails, Notizen, Verknüpfungen, Historien und sogar Benutzer, Gruppen, Zugriffsrechte und fast alles, was Sie sonst noch synchronisieren möchten. Dank des integrierten agorum® core Audits läuft die Synchronisierung inkrementell und daher außerordentlich schnell. Statt jedes Mal die ganze Datenbank von Neuem abzugleichen, überprüft die clevere Synchronisierung einfach anhand der internen Änderungshistorie, was in der Datenbank geändert wurde, und synchronisiert dann gezielt diese Objekte.
Die übersichtliche Konfigurationsoberfläche des Sync-Moduls ist dabei Planungs- und Kontrollwerkzeug in einem. Mit wenigen Klicks legen Sie die Eckpunkte einmalig fest. Ab diesem Zeitpunkt wird automatisch nach den von Ihnen gewählten Kriterien synchronisiert. Zur Unterstützung Ihrer Arbeitsabläufe können Sie verschiedene Abgleiche kombinieren, z.B. alle Server der Unternehmenszentrale nahezu in Echtzeit synchronisieren und diese Daten zu von Ihnen gewählten Zeiten mittels sternförmiger Synchronisation allen Niederlassungen zur Verfügung stellen.
Das Ergebnis: Alle Mitarbeiter arbeiten immer mit den aktuellen Daten, ganz gleich, ob sie in der Unternehmenszentrale oder einer Niederlassung am anderen Ende der Welt sitzen. Mehr noch: Sie können sogar parallel mit der gleichen Datei arbeiten. In diesem Fall legt das Sync-Modul während der Synchronisierung automatisch Versionen an, so dass alle Bearbeitungsschritte garantiert erhalten bleiben.
Zugriffsspitzen abfangen, Ausfallzeiten minimieren
Auch wenn das Thema des Beitrags "einheitlicher Datenbestand an unterschiedlichen Standorten" lautet, möchte ich hier in einem kleinen Exkurs weitere Aspekte anreißen, bei denen eine leistungsfähige Synchronisation wie der agorum® core Sync punkten kann.
- Datenabgleich mit Cloud-Speichern und externen Partnern: ein interessantes Feature, wenn Sie einen Teil Ihrer Daten in der Cloud speichern oder mit Kunden, Lieferanten oder anderen Partnern an den gleichen Daten arbeiten (möchten).
- Bei Zugriffsspitzen genügend Serverleistung zur Verfügung stellen: Bei Überlastung eines Servers können die Benutzerzugriffe schnell und einfach auf einen anderen Server umgeleitet werden.
- Serverausfall oder Wartungszeiten abfangen, Ausfallzeiten minimieren: Wenn doch einmal ein Server ausfällt oder wegen Wartungsarbeiten nicht zur Verfügung steht, können die Nutzer ohne lange Ausfallzeiten mit den Daten von einem anderen Server weiterarbeiten können. Das funktioniert sogar, wenn einer der synchronisierten Server beispielsweise in einer Cloud liegt.
- Load Balancing: agorum® core Sync eignet sich auch zum Load Balancing in Verbindung mit einem externen Load Balancer. Diese Lösung bietet sich bei vielen Benutzern an, weil sich dann mehrere Server die Arbeit teilen können. Der Load Balancer verteilt die Zugriffe der Nutzer automatisch auf die vorhandenen Server und agorum® core Sync sorgt dafür, dass alle Server denselben Inhalt haben. Die Nutzer arbeiten jederzeit mit den richtigen Daten und überall im Unternehmen steht genügend Rechnerleistung zur Verfügung.
Fazit:
Ganz gleich, ob Sie nur zwei Server oder eine größere Anzahl von Server-Clustern an verschiedenen Standorten synchronisieren möchten: Mit agorum® Sync bekommen Sie ein leistungsfähiges Werkzeug an die Hand, um einen einheitlichen Datenbestand im Unternehmen zu schaffen und nachhaltig abzusichern.
Mehr erfahren über Dokumentenmanagement
Natürlich hat ein DMS noch weitere Vorteile, die aber den Rahmen sprengen würden. Wer mehr darüber erfahren möchte, wird hier fündig:
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