Aufgaben verteilen und unter Kontrolle behalten, das geht mit agorum® core ganz einfach. Erstellen Sie aus dem agorum® core Smart Assistant heraus mit wenigen Klicks einen Aufgaben-Workflow und behalten Sie die Übersicht, wer wann etwas zu erledigen hat. Keine Aufgabe bleibt mehr liegen und alle Termine werden eingehalten. Wie das funktioniert? Das veranschauliche ich Ihnen in diesem kurzen Beispiel.
Nehmen wir einmal an, Sie telefonieren mit einem Geschäftspartner und werden darauf angesprochen, ob man nicht einmal zusammen ein Event durchführen könnte, um gemeinsam seine Kunden über Ihr Produkt zu informieren.
Sie finden diese Idee gut und möchten, dass sich das Marketing darum kümmert. Sie erstellen zunächst eine Telefonnotiz, die automatisch in der Kundenakte gespeichert wird.
Um eine Aufgabe zu erstellen, wählen Sie die Telefonnotiz aus und öffnen Sie mit einem Klick auf die rechte Maustaste das Kontextmenü im agorum® core Smart Assistant. Wählen Sie "Senden an" und "Aufgabe zuteilen"
Es öffnet sich ein Fenster, indem Sie der Aufgabe einen Namen geben und einen Benutzer auswählen, dem Sie die Aufgabe zuteilen möchten. Das Dokument, an dem Sie diese Aufgabe erstellen, wird Ihnen rechts als Vorschau angezeigt. In unserem Fall die vorher erstellte Telefonnotiz.
Geben Sie eine Beschreibung für die Aufgabe ein und wählen Sie ein Datum, bis wann die Aufgabe erledigt sein soll. Danach klicken Sie auf "Weiter" und der Workflow startet.
Der Benutzer, dem Sie die Aufgabe zugewiesen haben, erhält eine Mitteilung, dass er eine Aufgabe zugeteilt bekommen hat. Er klickt in seiner Mitteilungsliste auf die Aufgabe und kann sich die Aufgabe ansehen.
Er kann nun entscheiden, ob er die ihm zugeteilte Aufgabe annehmen, ablehnen oder an eine andere Person weitergeben möchte.
Hat eine Person den Aufgaben-Workflow angenommen, kann sie die Aufgabe bearbeiten und die eigenen Tätigkeiten protokollieren. Im Beispiel wurde ein Telefonat geführt und notiert. Um die Frage nach dem Termin zu klären, wird der Workflow an die Person weitergegeben, die an dem Event teilnehmen wird.
Die Person, an die der Workflow weitergegeben wurde, erhält nun ihrerseits eine Mitteilung und kann den Workflow weiterbearbeiten oder weitergeben, bis die Aufgabe erledigt ist.
Den Überblick über alle laufenden Workflows behalten Sie über die Workflow-Aufgaben-Liste. Hier sehen Sie, je nach Konfiguration, alle Workflows, die Sie sehen möchten. Das können alle im Unternehmen laufenden Workflow-Aufgaben sein, oder nach unterschiedlichsten Kriterien gefilterte. Für jeden Workflow wird eine Aktionshistorie angelegt, in der Sie genau nachverfolgen können, wie der aktuelle Stand ist und wer welche Schritte wann gemacht hat.
Fazit: Mit den Aufgaben-Workflows von agorum® core haben Sie Ihre To-dos schnell und einfach im Griff!
