Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.
Was kann 2016 weg und welche Dokumenten müssen noch aufbewahrt werden?
Generell ist jeder Gewerbetreibende verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Je nach Dokumententyp müssen die Dokumente entweder 6 Jahre oder 10 Jahre archiviert werden. Eine aktuelle Auflistung der Aufbewahrungsfristen für die einzelnen Dokumententpyen finden Sie als PDF-Dokument bei der IHK Essen.
Demnach können zum 1. Januar 2016 alle Dokumente aus dem Jahre 2005 und älter entsorgt werden. Maßgebend für die Berechnung der Aufbewahrungsfrist ist dabei lediglich das Jahr, nicht das genaue Datum des Dokuments. Ein Dokument, das am 31. Dezember 2005 erstellt wurde, hat seine 10 Jahre Aufbewahrungsfrist zum 1. Januar 2016 ebenso hinter sich wie eins mit Erstelldatum 2. Januar 2005. Letzeres muss also streng genommen sogar 11 Jahre lang aufbewahrt werden.
Manche Dokumente unterliegen gar keiner Aufbewahrungsfrist, können also sofort entsorgt werden. Dazu gehören beispielsweise Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben oder Halbjahresbilanzen. Jahresbilanzen dagegen müssen 10 Jahren archiviert werden.
Dokumente länger als 10 Jahre aufbewahren?
Wenn Zweifel bestehen, ob die Dokumente noch gebraucht werden oder nicht, können sie natürlich auch länger als 10 Jahre archiviert werden. Manchmal müssen Dokumente sogar aufgehoben werden, obwohl sie ihr gesetzliches Verfallsdatum bereits überschritten haben. Meist ist dies dann der Fall, wenn sie zu einem schwebenden Verfahren gehören, beispielsweise:
- eine laufende Betriebsprüfung, die sich auf den verjährten Zeitraum bezieht
- eine bußgeldrechtliche oder eine Steuer-Strafermittlung
- ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren
- eine vorläufige Steuerfestsetzung
Diese Aufzählung ist natürlich nicht vollständig - es würde den Rahmen dieses Beitrages sprengen, alle Ausnahmen und Sonderfälle in der Aufbewahrungspflicht zu erörtern. Falls Sie unsicher sind, ob ein Dokument in den Reißwolf darf oder nicht, behalten Sie es lieber noch ein Jahr oder fragen Sie im Zweifelsfall Ihren Steuerberater.
Automatisches Verfallsdatum im Dokumentenmanagement-System
Eine komfortable Methode, die Aufbewahrungsfristen im Auge zu behalten, ist der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems. Ein gutes DMS erkennt nämlich anhand des Dokumententyps oder des Erstelldatums automatisch, wann ein Dokument sein Verfallsdatum erreicht hat. Solche Dokumente können entweder gleich gelöscht oder nochmal zur Kontrolle angezeigt werden, so dass Sie abschließend entscheiden können, was wirklich entsorgt wird und was nicht.
Alternativ können Sie jedes Dokument auch manuell mit einem Verfallsdatum versehen. Das empfiehlt sich vor allem bei Unterlagen, die Sie von vornherein länger aufbewahren möchten als es das Gesetz vorschreibt. Das entsprechende Dokument ist bis zu dem von Ihnen gewählten Datum geschützt und kann nicht gelöscht werden, auch nicht versehentlich. Verstößt ein manuell gesetztes Verfallsdatum gegen die gesetzlichen Vorschriften, stellt ihr Dokumentenmanagement-System dies natürlich ebenfalls automatisch fest.
Fazit:
Mit einem Dokumentenmanagement-System wird die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zum Kinderspiel, denn es überwacht die Dokumente und erinnert automatisch an Verfallsdaten. Nur den Schreibtisch müssen Sie noch selbst aufräumen.
Was Dokumentenmanagement sonst noch alles kann, erfahren Sie einmal pro Woche in unserem Newsletter:
