Dokumentenmanagement Blog

Automatische Versionsverwaltung - dann klappt's auch mit den Kollegen

[fa icon="calendar"] 12.06.2015 10:08:34 / by Birgit Werthebach

Automatische Versionsverwaltung im DMS

 

Elektronische Dokumente lassen sich schnell und einfach verändern. Einerseits eine echte Arbeitserleichterung - stellen Sie sich mal vor, Sie müssten eine 50-seitige Präsentation komplett neu schreiben, nur weil der auf jeder Seite vorkommende Firmenname sich geändert hat. Undenkbar, oder? Andererseits verlangt die leichte Veränderbarkeit auch jede Menge Disziplin von allen, die mit dem Dokument arbeiten. Stichwort: Versionsverwaltung.

Hört sich nach viel Bürokratie an, aber spätestens dort, wo ein Dokument im Unternehmen hin- und hergeschickt und von mehreren Mitarbeitern geändert wird, ist ein System zur Verwaltung der verschiedenen Versionen sinnvoll. Wer jetzt innerlich stöhnt und sich fragt, ob so viel Aufwand denn wirklich nötig ist, dem sei die Studie "The Case for Better Document Collaboration" ans Herz gelegt, die das Marktforschungsinstitut Harris Interactive 2013 im Auftrag des Softwareherstellers Perforce durchgeführt hat.


Versionsprobleme an Dokumenten werden als störende Zeitdiebe empfunden

Demnach verlieren 83 Prozent der Teilnehmer täglich wertvolle Zeit aufgrund von Problemen mit unterschiedlichen Versionen eines Dokumentes. 57 % sind sich nicht sicher, ob sie überhaupt mit der richtigen Version arbeiten. 47 % wissen sogar, dass sie an der falschen Version arbeiten, haben aber keine andere Wahl. 56 % müssen die Änderungen verschiedener Personen in einem Dokument zusammenführen und 48 % haben schon mal die falsche Version an Kunden, Kollegen oder ihren Chef gemailt.

Erschreckende Zahlen, die in der Praxis durchaus üblich sind. Ich kenne Firmen, in denen so viele Versionen der Unternehmensdarstellung kursieren, dass nicht mal mehr der Ersteller die aktuelle Version erkennt. Den wirtschaftlichen Schaden eines solchen "Versionschaos" kann sich sicherlich jeder vorstellen.


Manuell oder automatisch?

Es ist also unstrittig: Eine Versonsverwaltung muss her. Betrifft dies nur wenige Dokumente, geht das durchaus manuell. Beispielsweise könnten alle Mitarbeiter das von ihnen geänderte Dokument mit Datum, Uhrzeit und ihrem Mitarbeiterkürzel versehen und in einem gemeinsamen Verzeichnis abspeichern.

Mit steigender Dokumentenanzahl kommt dieses System aber früher oder später an seine Grenzen. Dann empfiehlt sich die Investition in eine Software zur automatischen Versionsverwaltung. 

Sie protokolliert vollautomatisch bei jeder Änderung, wer das Dokument wann geändert hat, und speichert eine neue Version - selbst wenn mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten. So sieht jeder Mitarbeiter auf einen Blick, welche Version die aktuellste ist und was daran geändert wurde. 

Wie Sie mithilfe der automatischen Versionierung überschriebene Dateien schnell und einfach wiederherstellen können, erfahren Sie im Beitrag Wie kann ich überschriebene Dateien wiederherstellen? 

 

Zum Schluß noch ein Tipp:

Falls Sie bereits ein Dokumentenmanagement-System einsetzen oder in naher Zukunft einführen möchten, lohnt sich ein Blick auf die Funktionen: Ein gutes DMS hat die Dokumentenhistorie bereits integriert und Sie sparen sich die Anschaffung einer weiteren Software.

 

Wenn Sie jetzt wissen möchten, was ein gutes DMS sonst noch mitbringt, um die Zusammenarbeit im Team zu erleichtern, ist das Thema DMS als Kollaborationssoftware für Sie sicherlich von Interesse.

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