Die systematische E-Mail-Archivierung ist ein Thema, mit dem sich Unternehmen zwangsläufig beschäftigen müssen, denn E-Mails sind Geschäftskorrespondenz und unterliegen damit den gesetzlichen Aufbewahrungsvorschriften. Auch wenn man die rechtlichen Gründe außer Acht lässt, lohnt sich der Aufwand - selbst für kleine und mittelständische Unternehmen. Stichwort: Wissensmanagement.
Verfügbares Wissen ist Macht
Wissen ist Macht, das wusste der Philosoph und Politiker Francis Bacon schon im 16. Jahrhundert. Für moderne Unternehmen bringt Wissen aber nur dann Wettbewerbsvorteile, wenn es verfügbar ist. Es gilt also, die Informationen aus den Köpfen und natürlich auch den Computern der einzelnen Mitarbeiter systematisch zu dokumentieren und mit allen im Unternehmen zu teilen, die davon profitieren.
Jeder hat das schon einmal miterlebt: Kurz bevor ein langjähriger Mitarbeiter in Rente geht, bricht plötzlich die Panik aus, weil den Verantwortlichen auf einmal klar wird, auf welchen reichen Wissens- und Erfahrungsschatz sie zukünftig verzichten müssen. Meist wird dann im Hauruck-Verfahren ein junger Kollege ausgewählt, an den der zukünftige Rentner sein Wissen weitergeben soll, damit es im Unternehmen bleibt. Natürlich gelingt es meist nur in Ansätzen, innerhalb weniger Wochen den "Kopf auszuschütten" und das eigene Know-how vollständig an den Nachwuchs zu übertragen.
Das Wissen einzelner Mitarbeiter nützt also nur so lange, wie sie dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Da ein Mitarbeiter selbst darüber entscheidet, wie lange er der Firma treu bleibt, sollten Unternehmen ihr Augenmerk darauf richten, stattdessen sein Wissen verfügbar zu machen. An einer systematischen Archivierung aller Informationen führt also kein Weg vorbei.
In E-Mail-Postfächern schlummert viel nützliches Wissen
Die allermeisten Informationen im Unternehmen sind heutzutage elektronisch vorhanden. Gerade in den E-Mail-Postfächern der einzelnen Mitarbeiter schlummert viel nützliches Wissen, denn selbst Rechnungen und Verträge werden heute meist elektronisch verschickt. Um so verwunderlicher, dass es in vielen Unternehmen nach wie vor kein einheitliches System zur E-Mail-Archivierung gibt. Oft werden sogar ganze E-Mail-Postfächer vollständig gelöscht, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Andere Firmen überlassen es den jeweiligen Mitarbeitern, die für sie relevanten E-Mails und Anhänge zu speichern. Der Rest geht verloren - ungeachtet der Tatsache, dass der Einzelne vielleicht noch gar nicht überblicken kann, welche E-Mails später einmal wichtig werden könnten. Oft hat er auch gar nicht genug Zeit, sich neben dem Tagesgeschäft um die gewissenhafte Archivierung seiner E-Mails zu kümmern. Meist bleiben sie unsortiert auf dem Mailserver liegen, bis sie irgendwann vom Administrator gelöscht werden. Und das Unternehmen verschenkt so wertvolles Potenzial.
Dokumentenmanagement-Systeme machen Wissen verfügbar
Unternehmen, die ein Dokumentenmanagement-System einsetzen, sind bereits einen Schritt weiter, wissen dies aber oft gar nicht. Denn ein gutes DMS kann viel mehr als "nur" Dokumente verwalten. Verfügt es über die entsprechenden Funktionen, eignet es sich auch hervorragend für die E-Mail-Archivierung. Ein vollständiges E-Mail-Archiv wiederum ist Voraussetzung für ein effektives Wissensmanagement, das den Anspruch hat, alle Informationen im Unternehmen zu berücksichtigen.
Sind E-Mails und deren Anhänge erst einmal ins Dokumentenmanagement integriert, können sie wie Dokumente im Volltext oder nach Metadaten durchsucht werden, so dass die gewünschten Informationen sofort verfügbar sind. E-Mails und deren Anhänge werden im DMS automatisch den passenden elektronischen Akten zugeordnet und lassen sich sogar in Workflows einbinden, so dass jeder Mitarbeiter immer mit den aktuellsten Informationen arbeitet.
Sind beispielsweise alle E-Mails eines Kunden in der jeweiligen Kundenakte archiviert, kann die komplette Historie der elektronischen Kommunikation lückenlos nachvollzogen werden. Neue Kollegen arbeiten sich schneller ein, sämtliche Absprachen sind sofort ersichtlich und selbst ältere Vorgänge lassen sich vollständig rekonstruieren.
Fazit:
Ein Dokumentenmanagement-System mit einer systematischen E-Mail-Archivierung ist die Basis für ein effektives Wissensmanagement. Elektronische Nachrichten werden dauerhaft gesichert, schnell wiedergefunden und lassen sich einfach in Arbeitsabläufe einbinden. Wissen bleibt im Unternehmen und steht dort zur Verfügung, wo es gebraucht wird.
