Megatrends begleiten uns über einen langen Zeitraum. Sie bestimmen die öffentliche Diskussion mal mehr, mal weniger stark, verändern aber unsere Realität nachhaltig. Die neue AIIM-Studie "Mobile and cloud: accessing, capturing and processing content" beleuchtet zwei Megatrends, die seit Jahren ganz vorne mitmischen, wann immer es um das Thema "Arbeitswelt im Wandel" geht. Einige Ergebnisse dieser Studie möchte ich heute mit Ihnen teilen:
Keine Frage, der Arbeitsplatz der Zukunft ist mobil. Bereits heute geht es für die meisten Unternehmen weniger um die Entscheidung "Cloud oder nicht Cloud", sondern vielmehr darum, in welcher Form Daten für die mobile Verwendung zugänglich gemacht werden, ohne die Kontrolle darüber zu verlieren. Folgerichtig stellt die AIIM-Studie fest, dass nur noch 10 Prozent aller befragten Unternehmen Cloud-Anwendungen kategorisch ablehnen.
Nach der Sicherheit befragt, glauben interessanterweise sogar 75 Prozent aller Befragten, dass Cloud-Anbieter eine gleich gute oder sogar bessere Datensicherheit bieten können als die eigenen Unternehmensserver. Dennoch möchten nur 12 Prozent der Befragten ihre sensiblen Daten einer Public Cloud anvertrauen - für die meisten Unternehmen bedeutet "Cloud" eine selbst oder bei einem vertrauenswürdigen Lieferanten gehostete Private Cloud oder ähnliche Anwendung.
Dokumentenmanagement oder ECM in der Cloud
Nur 26 Prozent der von AIIM befragten Unternehmen betreiben ein cloudbasiertes DMS/ECM. Die Gründe dagegen sind vor allem Sicherheitsbedenken (75 Prozent) und der Wunsch, die Kontrolle über die eigenen Daten zu behalten (51 Prozent).
Interessant ist auch, wie die Unternehmen ihr Cloud-ECM nutzen:
- Für 17 Prozent der Unternehmen ist es das ausschließlich verwendete ECM - die meisten Unternehmen betreiben Hybrid-Lösungen, bei denen nur ausgewählte Inhalte in der Cloud landen.
- Nur 26 Prozent der Cloud-ECM-Nutzer stellen ihre kompletten Daten in die Cloud, die weitaus meisten entscheiden von Fall zu Fall, welche Daten in der Cloud zur Verfügung stehen sollen und welche auf den Unternehmensservern bleiben.
- 27 Prozent nutzen ECM in der Cloud ausschließlich für Inhalte, an denen aktuell mehrere Personen arbeiten und zum Filesharing.
- 22 Prozent nutzen die Cloud nur für Projekte, an denen auch externe Partner mitarbeiten.
Als Hauptvorteil der zentral verfügbaren Daten sehen mit fast 60 Prozent die weitaus meisten der befragten Unternehmen dann auch die einfachere und effektivere Zusammenarbeit. Kosteneinsparungen durch weniger eigenes IT-Personal bzw. Hard- und Software waren für nur 44 Prozent ein Grund, ihr ECM ganz oder teilweise in die Cloud zu verlagern.
Mobiler Zugriff auf Unternehmensdaten
Ich kann mich noch gut an die Zeit erinnern, als ein E-Mail-fähiges Firmenhandy ein echtes Statussymbol war. Im Zeitalter von Smartphones und Tablets ist es heute völlig normal, auch nach den Bürozeiten auf geschäftliche E-Mails zugreifen zu können. Mehr als die Hälfte der von AIIM befragten Personen lesen ihre E-Mails auf mehr als drei verschiedenen Endgeräten, der Desktop-PC im Büro eingeschlossen.
Bezüglich der mobilen Nutzung von Daten aus dem Dokumentenmanagement liefert die AIIM-Studie folgende Ergebnisse:
- 28 Prozent der Unternehmen gestatten den browserbasierten Lese-Zugriff, 15 Prozent stellen dafür eine eigene App zur Verfügung.
- Nur 12 Prozent der Mobilnutzer können die Informationen nicht nur anschauen, auch bearbeiten oder editieren.
- 39 Prozent aller Unternehmen gestatten gar keinen mobilen Zugriff auf geschäftliche Inhalte - mit der Gefahr, dass sich die Mitarbeiter eigene Möglichkeiten dafür suchen.
- 84 Prozent aller mobilen User haben heute noch keinen Zugriff auf Workflows, Freigabevorgänge und andere betriebliche Arbeitsabläufe - auch dies ist laut AIIM eine konstante Frustrationsquelle, denn die betreffenden Mitarbeiter sind vom unternehmensinternen Informationsfluss ausgeschlossen, sobald sie unterwegs sind.
- 76 Prozent der befragten Unternehmen sehen die Notwendigkeit des mobilen Zugriffs auf Unternehmensdaten, um im Wettbewerb bestehen zu können.
Fazit
Cloud und Mobile sind neben Social Media die beiden wichtigsten Megatrends, die auch in Zukunft dafür sorgen sorgen werden, dass unsere Arbeitwelt im Wandel bleibt. Und die Veränderungen gehen immer schneller: 86 Prozent der von AIIM befragten Unternehmen sind der Ansicht, dass sich durch Cloud und Mobile in den nächsten fünf Jahren für Unternehmen mehr ändern wird als dies in den letzten fünf Jahren der Fall war.
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