Leider ist es auch in Zeiten der Cloud immer noch nicht selbstverständlich, dass Sie Ihren Arbeitsplatz überall mit dabei haben können, um viele der alltäglichen Aufgaben bequem von überall her zu erledigen. Sie können zwar Dokumente auf Ihrem Smartphone oder Tablet synchronisieren und auf Ihr Notebook herunterladen, aber haben Sie damit immer Zugriff auf alle Unterlagen und Versionen, die auf Ihren Servern liegen? Können Sie von verschiedenen Standorten aus auf alles zugreifen?
Auch Ihre E-Mails, Termine, Kontakte und persönlichen Aufgaben haben Sie mit Ihrer Groupware im Griff und dank Synchronisation mit Ihren mobilen Endgeräten immer dabei. Aber können Sie diese Daten nutzen, um sie direkt in Vertriebsprozesse einzubinden? Können Sie Aufgaben und Prozesse in Ihrem Team überwachen und direkt reagieren?Viele Menschen, die von zu Hause aus arbeiten, nehmen die Unterlagen, die Sie benötigen immer noch auf einem USB-Stick mit ins Homeoffice. Können Sie von zu Hause aus direkt über ein Netzlaufwerk auf alle Daten in Ihrem Unternehmen zugreifen, als ob Sie an Ihrem Rechner im Büro säßen?
Wenn verantwortliche Mitarbeiter auf Messen oder Geschäftsreisen sind, bleiben viele alltägliche Aufgaben wie die Freigabe von Dokumenten oder Rechnungen liegen, b
is sie wieder zurück sind. Können Sie Ihre Eingangsrechnungen auf dem Smartphone anschauen, prüfen und freigeben?
Wenn Sie einige der Fragen mit nein beantwortet haben und neugierig sind, was sich noch alles bequem und über eine Oberfläche fern des Arbeitsplatzes erledigen läßt, sollten Sie sich vielleicht mit dem Rest des Artikels und danach mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) beschäftigen!
Bei Bedarf immer dabei - der Arbeitsplatz im Browser
Überall, wo Sie einen Internetzugang haben und Ihnen ein PC oder Notebook mit einem halbwegs aktuellen Browser zur Verfügung steht, können Sie auf Ihren virtuellen Arbeitplatz zugreifen - wenn Sie über ein webbasiertes Dokumentenmanagement-System verfügen. Ganz gleich, ob Sie an einem anderen Standort oder unterwegs sind, Sie loggen sich einfach über die Weboberfläche im DMS ein und alle Funktionen des DMS stehen Ihnen sofort zur Verfügung - so können Sie völlig ortsunabhängig arbeiten. Sie haben Zugriff auf alle Dokumente, für die Sie Berechtigungen besitzen und können die Dateien im Volltext oder nach Metadaten durchsuchen. Sie können die Dokumente öffnen und bearbeiten oder sie sich einfach mit der Preview-Funktion anzeigen lassen. Letzteres ist besonders praktisch, wenn Sie z.B. eine Word-Datei anschauen möchten und kein MS-Office installiert haben oder eine Photoshopdatei zeigen wollen und Ihnen im Moment kein Photoshop zur Verfügung steht.
In manchen webbasierten Dokumentenmanagement-Systemen haben Sie über die Browseroberfläche Zugriff auf einen Mitteilungsstream, der Ihnen alle für Sie relevanten Daten anzeigt: E-Mails, Termine, offene Workflowaufgaben oder Notizen, die Ihnen jemand beispielsweise an ein Dokument gehängt hat. Sie sehen auch geänderte und neu hinzugekomme Dateien aus Ihrem Bereich. So können Sie immer zeitnah auf alles reagieren, gerade so, als wenn Sie im Büro vor Ort wären. Sie müssen auf keine Funktionaliät verzichten! Unterwegs erstellte Dokumente schicken Sie einfach direkt in einen Freigabeworkflow oder machen per Notiz Ihre Kollegen darauf aufmerksam.
Unterwegs immer auf dem aktuellsten Stand - mit Apps für Smartphone und Tablet
Nicht nur mit Notebooks und fremden PCs können Sie auf Ihr Dokumentenmanagement-System zugreifen, auch auf Ihren mobilen Endgeräten stehen Ihnen die wichtigsten Funktionen zur Verfügung. Mit Apps auf Ihrem Smartphone oder Tablet sind Sie beispielsweise in der Lage, Ihrem Mitteilungsstream zu folgen, Ihre E-Mails zu bearbeiten und Notizen Ihrer Kollegen zu lesen und zu beantworten. Auch nach Dokumenten suchen Sie ebenso sicher wie an Ihrem normalen Arbeitsplatz im Büro - und selbstverständlich können Sie sich das gefundene Dokument auch in der App als Vorschau anzeigen lassen. Auch Ihre Workflowaufgaben haben Sie mobil im Griff. Egal ob ein Dokument freigegeben werden soll oder eine Aufgabe auf Wiedervorlage gesetzt werden muss, mit Ihrer DMS-App haben Sie alles im Griff.
Im Homeoffice arbeiten als säße man im Büro - das Netzlaufwerk über WebDAV
Besonders für das Homeoffice und zur Anbindung externer Projektteilnehmer sind Dokumentenmanagement-Systeme geeignet, auf die Sie zugreifen können wie auf ein normales Netzlaufwerk. Damit arbeiten Sie ganz einfach mit einem File-Explorer, wie z.B. dem Windows-Explorer, und greifen auf das DMS zu, als ob es ein gewöhnliches Laufwerk wäre. Und das funktioniert auch über das Internet. Sie brauchen nichts weiter als die Adresse des Servers und Ihre Zugangsdaten - und arbeiten von zu Hause aus wie im Büro. Einfach Dateien öffnen und speichern, wie Sie es schon immer gemacht haben - einfacher geht es nicht!
