Die wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter, deren Wissen und Weiterbildung. Leider steht das angesammelte Wissen in der Praxis nicht immer in Gänze zur Verfügung. Um in der Geschäftswelt von morgen wettbewerbsfähig zu bleiben, sehen sich Unternehmen heute gezwungen, Wissen gezielt nutzbar zu machen. Die Digitalisierung von Daten ist dabei unabdingbar. Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, hilft, das Wissen eines Unternehmens in digitaler Form strukturiert nutzbar zu machen.  Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten eines DMS ergeben sich immense Einsparpotenziale im gesamten Unternehmen, allem voran beim Faktor Zeit. Zeit, die Sie besser in neue Projekte oder die Ausarbeitung kreativer Ideen investieren können. 

Wir schätzen es, wenn Menschen professionell sind. Etwas Können ist nahezu immer bewundernswert. Oft wird mit dem Begriff „professionell“ aber etwas ganz anderes verbunden: Emotionen zu zeigen oder sich für einen Zweck einzusetzen, der über unternehmerische Ziele hinausgeht, ist im beruflichen Umfeld selten gerne gesehen. Gilt als „unprofessionell“. Hat aber mit der eigentlichen Bedeutung – eine Fachkompetenz (nicht) besitzen – nichts zu tun. Und doch müssen Menschen oft das Gefühl haben, Ihre Gefühle, Intuitionen und Werte vor der Haustür abgeben zu müssen, wenn sie zur Arbeit gehen. Eigentlich schade, oder? Zum Glück gibt es ein Gegenmodell.

Die neue Datenschutz-Grundverordnung ist da. Das haben Sie sicherlich schon selbst mitgekriegt. Für mehr Sicherheit ist damit aber in gewissem Sinn noch nicht gesorgt. Denn ganz im Gegenteil steigt bei vielen die Verunsicherung: Wie soll ich die ganzen Anforderungen nur sauber und rechtskonform umsetzen? Die Sorgen sind nachvollziehbar, ist die Sachlage doch durchaus komplex. Wir können Ihnen an dieser Stelle keine Rechtsauskünfte geben. Aber wir können Ihnen veranschaulichen, wie Ihnen ein DMS wie agorum® core bei der Umsetzung der DSGVO weiterhilft.

Die vierte industrielle Revolution ist gar keine – wir erleben vielmehr einen digitalen Wandel, eine Evolution also. Das verändert nicht nur die Werkzeuge und Geräte, mit denen wir arbeiten, sondern auch die Art, wie wir uns organisieren müssen. Wir bei agorum® führen daher das Prinzip der evolutionären Organisation nach Frederic Laloux fort. Die erste der drei Säulen, auf denen dieses Prinzip beruht, ist die Selbstführung. Ein heute oft gebrauchtes Schlagwort, doch was bedeutet es genau?

Mit DocForm lite bietet agorum® für sein DMS agorum® core ab der Version 9.0 eine Lösung für das manuelle Erfassen von Dokumenten an. Das Modul richtet sich an Anwender, die keinen Bedarf an einer automatisierten Lösung haben. Etwa, weil sie relativ wenige Dokumente erfassen müssen, oder weil die eingehenden Dokumente nicht oder selten von gleicher Form sind. Das leistungsstarke OCR erlaubt dem Nutzer, Metadaten spielend leicht durch Markieren der relevanten Dokumenteninhalte auszulesen. Mit diesen Metadaten lassen sich die Dokumente dann zielgenau ablegen oder an Workflows weiterleiten.

Die „vierte industrielle Revolution“ ist ein etwas irreführendes Schlagwort, da es uns den Blick auf das Wesentliche verstellt. Es drückt in gewissem Sinn das Gegenteil von dem aus, was passiert: Wir erleben keinen abrupten Umsturz, sondern einen allmählichen digitalen Wandel. Eine Evolution. Denn im Wettrennen ums digitale Dasein setzt sich wie auch in der Natur nicht der „Stärkste“ durch, sondern der Anpassungsfähigste. Das hat Auswirkungen nicht nur auf das, was wir tun, und wie wir es tun, sondern auch, wie wir uns dabei organisieren.

Was passiert eigentlich mit Ihren Daten, wenn Sie diese in ein Dokumentenmanagement-System packen? Revisionssicher ablegen und schnell wiederfinden ist ja schön und gut. Wichtig sogar! Aber was, wenn Sie mit den Dokumenten wieder arbeiten wollen? Erst mühsam herunterladen, bearbeiten, dann wieder hochladen? Das ist nicht effizient. Das müssen Sie mit agorum® core aber auch nicht. Das DMS-Laufwerk bildet alle Inhalte Ihres DMS mithilfe eines virtuellen Laufwerks ab. Bedeutet: Ob im File-Explorer oder in der Web-Oberfläche arbeiten Sie mit Ihren Dokumenten weiter, wie Sie es gewohnt sind. Ein so flexibler Zugriff bedeutet, dass die Arbeit mit dem DMS Spaß macht und sofort Akzeptanz findet.

agorum® core ist mehr als „nur“ DMS. Unser übergreifendes Ziel ist es, das Arbeiten noch besser und noch einfacher machen. Im digitalen Zeitalter ist davon ein wesentlicher Bestandteil, den Zugang zu Informationen effizient und zielgenau zu ermöglichen. Mit dem agorum® core Information Center gehen wir in dieser Hinsicht jetzt den nächsten Schritt. Es ersetzt die bisherige Suchfunktion und erlaubt nicht nur das hochexakte Filtern von Daten und Dokumenten, sondern stellt Informationen proaktiv zur Verfügung. Und durch die Individualisierbarkeit sind das genau die Informationen, die Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt benötigen. Das neue Informationsmanagement-Modul kommt sowohl für die Open als auch die Pro Version von agorum® core. Auch bisherige Versionen können upgedatet werden, solange sie die Solr-Suchengine verwenden. 

agorum® bei der AMB 2018? Der internationalen Ausstellung für Metallbearbeitung? Nein, wir haben unser Produktsortiment nicht auf Zerspanungstechnik ausgeweitet, falls Sie das vielleicht denken. „Digital Way 2018 - Digitale Wege in der Produktion“ heißt eine Sonderschau der diesjährigen AMB. Und bei der sind wir vertreten. Denn wir alle sind auf dem „Digital Way“. Industrie 4.0 und Internet of Things verbinden Industrie und IT immer mehr. Wer im Wettbewerb mithalten will, muss seine Prozesse beschleunigen und digital automatisieren. Die Voraussetzung dafür schaffen Informationsmanagement-Systeme wie das DMS agorum® core, indem sie Geschäftsprozesse digitalisieren sowie alle Unternehmensinformationen strukturieren und dort verfügbar machen, wo sie gebraucht werden.

Wie wird mein Unternehmen eine Smart Organisation? Mit dieser Frage begann diese kleine Blogreihe zum Thema Prozess- und Workflowmanagement mit agorum® core. Unsere Antwort war natürlich: Indem Sie (unter anderem) das Template Smart Organisation nutzen. Es ging weiter mit einem Überblick über die Flexibilität dieses Tools, alles von Kunden über Projekte bis hin zu einzelnen Vorgängen und Aufgaben zu verwalten. Und letzte Woche war die Möglichkeit, Workflows einfach und schnell selbst zu gestalten, im Fokus. Das Beste jedoch soll man sich bekanntlich für den Schluss aufheben: Im Fall von Smart Organisation sind das Automatisierungsfunktionen, die Ihr Prozess- und Workflowmanagement auf die nächste Stufe heben.