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Automatisierung im Prozessmanagement durch Smart Organisation

[fa icon="calendar"] 07.05.2018 09:18:33 / by Matthias Ernst

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Wie wird mein Unternehmen eine Smart Organisation? Mit dieser Frage begann diese kleine Blogreihe zum Thema Prozess- und Workflowmanagement mit agorum® core. Unsere Antwort war natürlich: Indem Sie (unter anderem) das Template Smart Organisation nutzen. Es ging weiter mit einem Überblick über die Flexibilität dieses Tools, alles von Kunden über Projekte bis hin zu einzelnen Vorgängen und Aufgaben zu verwalten. Und letzte Woche war die Möglichkeit, Workflows einfach und schnell selbst zu gestalten, im Fokus. Das Beste jedoch soll man sich bekanntlich für den Schluss aufheben: Im Fall von Smart Organisation sind das Automatisierungsfunktionen, die Ihr Prozess- und Workflowmanagement auf die nächste Stufe heben.

 

Automatische und semiautomatische Informationszuordnung

Eine der größten Stärken von Smart Organisation ist der 360-Grad-Überblick über alle Informationen, die für den anstehenden Prozess relevant sind. Sie können Ihren Projekten, Vorgängen etc. natürlich manuell Informationen und Dokumente hinzufügen. Darüber hinaus unterstützt Sie aber eine automatisierte Zuordnungsfunktion. Das geht so: Jeder Kunde, jedes Projekt, jeder Vorgang und jeder Auftrag haben eine individuelle ID-Nummer. Wenn Sie innerhalb z. B. eines Vorgangs eine E-Mail verschicken, wird diese ID-Nummer automatisch in den E-Mail-Betreff integriert. Dadurch ist diese E-Mail mit dem Vorgang verknüpft. Wenn Ihr Adressat Ihnen antwortet, erkennt das System wieder die ID-Nummer und ordnet die Antwort-E-Mail dem Vorgang zu.

Das lässt sich auch auf andere Dokument- und Informationsarten übertragen: Haben Sie etwa einen Ordner auf einem Laufwerk, in dem eingescannte Dokumente eingehen, können Sie diesen eingescannten Dokumenten als Metadatum die ID-Nummer z. B. eines Vorgangs verleihen, wodurch das entstehende PDF wiederum dem Vorgang zugeordnet wird. Gleiches gilt etwa für Support-Fälle, die einem Kunden zugehören. Vermerken Sie einfach die Kunden-ID-Nummer im Support-Fall, und schon haben Sie alle Informationen zu diesem Fall als Information in Ihrem Kunden-Dashboard.

 

Individuell konfigurierte Automatisierungsfunktionen

Diese Zuordnungsfunktion ist aber nur die Spitze des Eisbergs. Diese können Sie ohne jegliche Vorkonfiguration nutzen. Selbstverständlich können wir für Sie aber nahezu alles konfigurieren, was Sie benötigen, zum Beispiel eine Einbindung von Datenquellen in Laufzeit. Die Datenausgabe einer Produktionsmaschine etwa. Durch die Nutzung der Javascript-Engine sind dem Individualisieren und Automatisieren nahezu keine Grenzen gesetzt.

 

Noch Fragen? Gerne beantworten wir diese und führen Ihnen die Möglichkeiten von agorum® core Smart Organisation per Online-Demo vor. Kontaktieren Sie uns!

 

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Themen: Smart Organisation, automatisierung




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