Dokumentenmanagement Blog

DSGVO – Wie ein DMS hilft, Datenschutzvorgaben umzusetzen

[fa icon="calendar"] 30.05.2018 15:46:27 / by Matthias Ernst

Digitally generated lock on circuit board in blue room

Die neue Datenschutz-Grundverordnung ist da. Das haben Sie sicherlich schon selbst mitgekriegt. Für mehr Sicherheit ist damit aber in gewissem Sinn noch nicht gesorgt. Denn ganz im Gegenteil steigt bei vielen die Verunsicherung: Wie soll ich die ganzen Anforderungen nur sauber und rechtskonform umsetzen? Die Sorgen sind nachvollziehbar, ist die Sachlage doch durchaus komplex. Wir können Ihnen an dieser Stelle keine Rechtsauskünfte geben. Aber wir können Ihnen veranschaulichen, wie Ihnen ein DMS wie agorum® core bei der Umsetzung der DSGVO weiterhilft.

Personenbezogene Daten liegen im Fokus der neuen Datenschutzverordnung. Sie sieht unter anderem vor, dass private Unternehmen wie auch öffentliche Stellen gewisse Pflichten gegenüber natürlichen Personen haben: So muss Auskunft erteilt werden, welche Daten erhoben wurden, zu welchem Zweck sie verwendet werden und so weiter. Auch ein Recht auf „Vergessenwerden“, also die Löschung personenbezogener Daten ist vorgesehen. Dies ist keine umfassende Liste, und wir wollen noch einmal darauf hinweisen, dass wir keine Rechtsexperten sind. Wir wollen aber betonen, dass hier der Umgang mit Daten eine zentrale Rolle spielt. Und dass dieser Umgang systematisch sein muss. Wenn Sie Auskunft geben, müssen Sie das umfassend und wahrheitsgemäß tun. Wenn Sie Daten löschen, müssen Sie dafür sorgen, dass auch wirklich alle Daten weg sind.

 

Überblick über Daten erspart Kopfzerbrechen

Ein Dokumentenmanagement-System wie agorum® core kann Ihnen das meiste potenzielle Kopfzerbrechen ersparen. Bei korrektem Einsatz finden Sie damit alle Daten zu einer gespeicherten Person in Sekunden. Dadurch können Sie jederzeit nachvollziehbar Auskunft geben, welche Informationen auf Ihrer Seite zu Ihren Kunden, Interessenten, Partnern etc. vorliegen. Und das schnell, einfach und ohne Zweifel darüber, ob Sie wirklich alle Ablageorte beachtet haben. Dasselbe gilt beim „Vergessen“, also dem Löschen.

 

Definierte Prozesse schaffen Sicherheit

Wichtig ist, dass Sie bei sich definierte Prozesse schaffen, die Ihnen die Gewissheit geben, den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. So eine Klarheit beruhigt Sie wie auch Ihre Mitarbeiter, und sie überzeugt Prüfer. Gut ist es, wenn Sie diese Prozesse für sich im Kopf definiert haben, besser (für alle Beteiligten) ist es, wenn diese mit Tools abgebildet sind und umgesetzt werden. Mit einem Prozessmanagement-Tool wie agorum® core Smart Organisation können Sie schnell und ohne Programmierkenntnisse Prozesse und Workflows erstellen. Das könnte im Fall der Umsetzung des Datenschutzes so aussehen:


Zum Thema Anfragen zu gespeicherten Daten erstellen Sie einen Vorgang namens „Datenanfrage“ als Vorlage zur Wiederverwendung. In diesen Vorgang packen Sie die einzelnen Arbeitsschritte als Aufgaben, wie etwa „Daten recherchieren“, „Auskunftsschreiben verfassen“ und „Auskunftsschreiben versenden“. In der Aufgabe „Daten recherchieren“ können Sie etwa Angaben zur korrekten Suche machen. Beim Schritt „Verfassen“ hinterlegen Sie ein Vorlageschreiben, das Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten verfassen und in dem nur noch Name und weitere personenbezogene Daten angepasst werden müssen. Das ist nur ein Beispiel dafür, wie Sie sich und Ihren Mitarbeitern mit Tool-unterstützten Prozessen das Leben mit der DSGVO um ein Vielfaches einfacher machen können.


Haben Sie noch weitere Fragen dazu, wie Ihnen agorum® core das Arbeiten erleichtern kann? Zögern Sie nicht, Kontakt mit uns aufzunehmen!

 

Kundenberatung kontaktieren

Themen: Dokumentenmanagement-System, Datenschutz




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!