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Die DNS unseres DMS – einfach besser arbeiten

[fa icon="calendar"] 03.04.2018 09:20:33 / by Matthias Ernst

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Work smarter, not harder.“ Die beliebte Phrase, die seit den 1930er Jahren die Runde macht, hat ein Problem. Sie impliziert, dass Menschen, die hart arbeiten, nicht „smart“ sind. Und andersrum, dass Menschen, die „smart“ arbeiten, nicht auch mal Sitzfleisch haben müssen. Es ist aber wirklichkeitsfremd zu denken, dass man seine Ziele erreichen kann, ohne dafür Ausdauer und Hingabe aufzubieten. Jedenfalls dann, wenn die Ziele auch etwas wert sind. „Nichts, was sich zu haben lohnt, fällt einem in den Schoß“. So drückte es Chefarzt Bob Kelso in der TV-Serie Scrubs aus. Umso wichtiger ist es, sich Gedanken darüber zu machen, wie man seine Ziele besser erreichen kann. Und sich die dafür nötige harte Arbeit so einfach wie möglich zu machen.

 

Mehr Möglichkeiten, höhere Erwartungen

„I will always choose a lazy person to do a difficult Job. Because he will definitely find an easy way to do it.“ Diese Aussage wird gerne Bill Gates zugeschrieben. Gewisse Zweifel sind bei solchen Internet-Mythen angebracht. Doch selbst wenn der Microsoft-Gründer das wirklich gesagt hat: Die „faule Person“ musste nach ihrer Anstellung dort ziemlich zupacken. So viel ist sicher. Es ist ein Paradoxon des digitalen Zeitalters: Nie hatten wir solch mächtige Mittel, die uns die Arbeit erleichtern. Leistungsstarke Computer, mobile Kommunikation und treffsichere Suchmaschinen, die uns Zugang zum Wissen der Welt bieten. Doch wird dadurch unsere Arbeit nicht weniger. Mit den neuen Möglichkeiten erhöhen sich schließlich auch die Erwartungen an das, was wir zu leisten haben.

Gerade wer viel leisten muss, tut daher gut daran, sich das Arbeiten so einfach wie möglich zu machen: „work smart, so you can (successfully) work hard“. Das ist eine wesentlich realistischere Aufforderung. Und sie passt zu der Art und Weise, wie seit jeher Professionalisierung funktioniert. Sei es im Sport, in der Kunst oder in der Wirtschaft. Der Körper eines Profisportlers etwa lernt durch ständiges Trainieren, welche Muskelgruppen für eine Bewegung nötig sind. Und genauso lernt er, welche Muskelgruppen nicht gebraucht werden und ruhen können. Das Fokussieren auf das Wesentliche und das Vermeiden von Unnötigem sind Schlüsselfaktoren für Höchstleistung. Die Wissenschaft nennt das Komplexitätsreduktion – eine für alle Lebewesen zentrale Überlebensfunktion.

 

Eine einfache Erkenntnis mit weitreichenden Auswirkungen

Diese Erkenntnis ist einfach, hat jedoch in der Praxis weitreichende Auswirkungen. Nicht zuletzt, weil sie auf nahezu alle Ebenen des Zusammenarbeitens anwendbar ist. Das fängt schon bei der Organisationsebene eines Unternehmens an. Im digitalen Zeitalter, in dem agile Entscheidungen getroffen werden müssen, lähmt hierarchisches Denken: Wenn sich die Entscheidungsgewalt auf wenige Machtpositionen konzentriert, gehen Effizienz und Genauigkeit bei der Entscheidungsfindung schnell über Bord. Prozesse mit unklarer Verantwortlichkeit behindern den Erfolg mehr, als ihn zu ermöglichen. Und bei individuellen Arbeitsschritten zeigt die Erfahrung: Wer von Anfang an das passende Werkzeug hat, kommt schneller zu einem besseren Ergebnis. Und „passend“ bedeutet so gut wie nie „Standardlösung“, die gerade so den Zweck erfüllt, aber mit unnötigen Extras verwirrt. Sondern individuell auf die konkreten Anforderungen zugeschnitten. Nach einem gewissen Anfangsaufwand arbeitet es sich mit der individuellen Konfiguration einfacher. Und dadurch besser.

 

Informationsmanagement als Schlüsselfaktor in der VUCA-Welt

Stellen Sie sich Folgendes vor: Sie haben Zugang zu all Ihren Informationen, die Sie für Ihre Projekte benötigen. Jederzeit und überall, auch mobil. Gebündelt in einer Oberfläche. Leicht und schnell auffindbar durch Verschlagwortung. Und sinnvoll verknüpft. Eingehende Dokumente werden automatisiert abgelegt. Sie automatisieren Dokumenten-Workflows und verteilen Informationen zielgenau und ohne Medienbrüche. Stellen Sie sich vor, Sie kümmern sich nur noch darum, Ihre Ziele zu erreichen und dabei Bestleistung zu liefern. Alles andere wird Ihnen abgenommen.

agorum® hat das Informationsmanagement als komplexitätsreduzierenden Schlüsselfaktor für den Erfolg in der VUCA-Welt (Volatile/unbeständig, Uncertain/ungewiss, Complex/vielschichtig, Ambiguous/uneindeutig) erkannt. Daher haben wir mit agorum® core ein DMS geschaffen, das individuell auf Ihre spezifischen Anforderungen konfigurierbar ist. Das eine einfache und intuitive Bedienung bietet. Das wesentlich mehr leistet als „nur“ Dokumentenmanagement. Und mit unserer selbstführenden Organisation zeigen wir, dass unsere grundlegende Philosophie eine gelebte Wirklichkeit ist: einfach besser arbeiten.

 

Fazit:

„Smart“ arbeiten, sich also die anstehenden Aufgaben so leicht wie möglich zu machen, und hart arbeiten sind kein Widerspruch. Ganz im Gegenteil: Wer Höchstleistung erbringen will, muss sich auf das Wesentliche konzentrieren. Auf allen Ebenen, der Organisation, Prozesse oder bei individuellen Arbeitsschritte gilt: Einfach arbeitet es sich besser.

 

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Themen: Agil arbeiten, dms




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