Dokumentenmanagement Blog

Workflows selbst gestalten mit Smart Organisation

[fa icon="calendar"] 30.04.2018 11:43:44 / by Matthias Ernst

Businesswoman looking at team of businesspeople in miniature

Standardisierung und Automatisierung in allen Ehren, aber unser Arbeitsalltag passt oft nicht in Schablonen und Schubladen. Natürlich gibt es immer wiederkehrende Elemente in unseren Prozessen. Aber im Detail weichen die individuellen Arbeitsschritte doch von Projekt zu Projekt und von Vorgang zu Vorgang ab. Smart Organisation bietet die Flexibilität, Workflows schnell und einfach ohne Programmierkenntnisse selbst zu erstellen. Und Wiedervorlagen erlauben es, auch komplexe Vorgänge ohne großen Zeitaufwand anzulegen.

Arbeitsprozesse digital abzubilden hat große Vorteile. Es verschafft nicht nur einen guten Überblick, wenn man alle Schritte auf seinem Bildschirm sehen kann. Durch Automatisierung können zusätzlich diese Schritte mit minimalem menschlichen Eingriff ablaufen. Der Rechnungseingang ist eines der typischen Beispiele. Die Bearbeitung von Rechnungen oder Kündigungen in einem Unternehmen folgt in der Regel dem immer gleichen Schema, so dass eine teilweise Dunkelverarbeitung möglich ist. Individuell programmierte Lösungen wie agorum® core Fileworkflow erledigen so etwas problemlos.

 

Einfach, schnell und ohne Programmierkenntnisse

Doch wie steht es mit Prozessen, die nicht immer nach Schema F ablaufen? Zum Beispiel, wenn Sie nur eine bestimmte kleine Aufgabe ausnahmsweise an einen Kollegen delegieren wollen? Oder aber wenn es ein großes Change-Projekt gibt, mit vielen Arbeitsschritten, die so nirgendwo in Ihren vorprogrammierten Workflows abgebildet sind? Hier kommt Smart Organisation ins Spiel. Von Kunden über Projekte bis hin zu Vorgängen und Aufgaben können Sie damit alles selbst anlegen. Einfach, schnell und ohne Programmierkenntnisse.

Im einfachsten Fall wollen Sie vielleicht einfach einen Kollegen bitten, einen Interessenten zurückzurufen. Statt den Kollegen selbst anzurufen und eine Mail mit den Kontaktdaten des Interessenten hinterherzuschicken, machen Sie es doch lieber so: Sie klicken auf „Neue Aufgabe“, geben der Aufgabe einen klaren Namen („Herrn Mustermann zurückrufen“), geben ins Beschreibungsfeld die Rufnummer ein und wählen den verantwortlichen Kollegen aus. Dann noch auf „Ok“ klicken und fertig. 

 

Aufgabe

Den Verantwortlichen eintragen, die wichtigen Infos rein, schon ist die Aufgabe delegiert.

 

Komplexe Prozesse managen

Oder es steht ein größerer Prozess an, den Sie digital abbilden wollen. Sagen wir mal, alle Diensthandys in der Abteilung sollen ausgetauscht werden. Dabei fallen einige Teilaufgaben an (alte Handys einsammeln, neue Handys bestellen, neue Handys einrichten, neue Handys verteilen), und für die einzelnen Schritte gibt es mehrere Verantwortliche. In Smart Organisation legen Sie dafür einfach einen Vorgang an und weisen diesem Vorgang die einzelnen Aufgaben zu. Sie vermerken, wer verantwortlich ist, was in welcher Reihenfolge passieren soll und welche Fristen zu beachten sind. Beim Erledigen einer Aufgabe merken Sie, dass noch ein weiterer Zwischenschritt anfällt? Kein Problem. Mit „Beenden + Neu“ können Sie nach jeder erledigten Aufgabe einen weiteren Schritt hinzufügen. Einfach, schnell und... ach, das hatten wir ja schon.

 

Vorgang

Vorgänge mit Ihren Aufgaben können Sie auch als Vorlage zur Wiederverwendung speichern.


Vielleicht gibt es auch Vorgänge, die immer wieder anfallen, die von Ihrer Art her aber keinen programmierten Workflow mit Automatisierungsfunktionen benötigen. Zum Beispiel einen Blogpost schreiben. Dazu gehören immer die gleichen Aufgaben: Recherche, Gliedern, Ausformulieren, Korrekturlesen, Formatieren, Bebildern und schließlich das Posten. Für solche Fälle können Sie sich eine Vorgangsvorlage speichern, die Sie für jeden neuen Blogpost immer wieder verwenden können, nur mit einer Anpassung des Vorgangsnamens. So können Sie Ihre Prozesse standardisieren, ohne diese in starre Schablonen pressen zu müssen.

 

Noch Fragen? Gerne beantworten wir diese und führen Ihnen die Möglichkeiten von agorum® core Smart Organisation per Online-Demo vor. Kontaktieren Sie uns!

 

Ihr DMS live erleben

Themen: Workflow, Smart Organisation




Kommentare

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!