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Mit einem DMS Einsparpotenziale auf Knopfdruck erschließen

[fa icon="calendar"] 06.06.2018 10:30:00 / by Stefan Röcker

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Die wichtigsten Erfolgsfaktoren eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter, deren Wissen und Weiterbildung. Leider steht das angesammelte Wissen in der Praxis nicht immer in Gänze zur Verfügung. Um in der Geschäftswelt von morgen wettbewerbsfähig zu bleiben, sehen sich Unternehmen heute gezwungen, Wissen gezielt nutzbar zu machen. Die Digitalisierung von Daten ist dabei unabdingbar. Ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, hilft, das Wissen eines Unternehmens in digitaler Form strukturiert nutzbar zu machen.  Durch die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten eines DMS ergeben sich immense Einsparpotenziale im gesamten Unternehmen, allem voran beim Faktor Zeit. Zeit, die Sie besser in neue Projekte oder die Ausarbeitung kreativer Ideen investieren können. 

 


Zeit und damit Geld sparen

Zeit sparen Sie zum einen mit der umfassenden Volltextsuche, die Ihren kompletten Dokumenten-Pool für Sie in Sekundenschnelle durchforstet. Durch die automatische Verschlagwortung finden Sie in einem DMS alle relevanten Dokumente zu einem Vorgang oder einem Kunden im Nullkommanichts.

Zum anderen ermöglicht Ihnen ein DMS medienbruchfreies Arbeiten. Das heißt, dass Sie nur in einer Oberfläche arbeiten, aber auf Ihre gewohnten Drittprogramme im Hintergrund zugreifen. Emails sind genauso integriert wie ERP- oder Kontaktdaten. 

Darüber hinaus gibt es zahlreiche Automatismen, die die Dokumente in Ihrem Unternehmen erfassen, gezielt lenken, sortieren, archivieren oder weiterverarbeitenRechnungsverarbeitung, Posteingangskontrolle, Erstellung von internen Unterlagen zu Materialbewegungen oder Kundenreklamationen, ... Schlummern in Ihrem Unternehmen auch solche unproduktiven Zeitfresser?

Erleichtern Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Arbeit, indem Sie Ihr DMS für sich arbeiten lassen! Sie steigern gleichzeitig Ihre Produktivität und verringern Ihre Prozesskosten. Die somit eingesparten Kosten können in neue Investitionen gesteckt werden. 

 

Weltweiter Daten-Zugriff 

Ihren Mitarbeitern im Außendienst oder auf Geschäftsreisen ermöglicht ein webbasiertes DMS, auf die Unternehmensdaten von unterwegs aus zu zugreifen. Sie können also mobil sein und bleiben doch voll im Tagesgeschäft integriert. Auch das Arbeiten im Team wird somit standortunabhängig vereinfacht. An Dokumenten kann gleichzeitig gearbeitet werden, ältere Versionen sind archiviert und stets einsehbar, Änderungen können im Gegenüberstellungsmodus nachvollzogen werden. 

Die Arbeit im Home Office ist eine weitere Möglichkeit, die sich aus einem webbasierten DMS ergibt. So schlagen Sie viele Fliegen mit einer Klappe: Arbeit erledigt, Mitarbeiter glücklich, Transparenz geschaffen und Arbeitgeber-Attraktivität gesteigert!

 

Elektronische Daten vielfältig nutzen

Sind Dokumente und damit ihre enthaltendenen Daten erst einmal im DMS, können Sie diese viel gezielter und umfassender nutzen als bisher. Ihnen bieten sich zahlreiche Möglichkeiten, was Sie mit ihnen anstellen können. Hier nur ein paar Beispiele:

  • Posteingang automatisieren
  • abteilungsübergreifende Workflows einrichten
  • Freigabe-Prozesse einrichten
  • Dokumenteninhalte verifizieren und abgleichen
  • Projektmanagement: Aufgaben/ Vorgänge/ Projekte steuern, sicheres File-Sharing
  • Datenaustausch mit anderen Programmen ermöglichen (von A wie API bis Z wie ZUGFeRD) 
  • Auswertungen zu Dokumenteninhalten analysieren (z.B. Buchhaltung: Summe der Mahnungsbeträge, Marketing: Anzahl aller Kunden im Bundesland Bayern o.ä.) 

Datenqualität erhöhen

Mit der automatischen Belegerfassung im DMS minimieren Sie nicht nur die Zeit, die Sie bisher für diese Prozesse aufgewendet haben, sondern auch Erfassungs- und Übertragungsfehler. Ihr DMS wird nicht müde und ihm entgeht nichts, selbst bei endlosen Stück- oder Inventurlisten. Es macht keine Fehler beim Abtippen.

Stellen Sie sich bitte folgendes Szenario vor: Sie suchen eine von einem/r Kollegen/in erstellte Datei und können sie einfach nicht finden. Dann fragen Sie schließlich noch mal nach und bekommen einen für Sie ganz und gar nicht nachvollziehbaren Speicherort genannt. Ist es Ihnen schon einmal passiert? Ganz ehrlich, mir ist das sogar schon mit selbst erstellten Dateien passiert, die ich über einen längeren Zeitraum nicht mehr aufgerufen hatte. Das passiert mit einem DMS nicht mehr! Ihr DMS legt Dateien automatisch im richtigen Ordner ab und richtet sogar Unterordner nach einer vorgegebenen Struktur ein. Es stößt darüber hinaus Folgeprozesse im System an, um zu kommunizieren, wer was mit dem Dokument zu tun hat. Und das Beste: Dokumente sind jederzeit wieder auffindbar, gehen nie mehr verloren und sind vollständig rekonstruierbar! 

 

Datensicherheit gewährleisten

Ihre digitalen Daten im DMS schützen Sie durch die Datensicherung, das heißt durch ein Backup aller Informationen in der Datenbank, im Storage oder auf dem Server. Datensicherung hinsichtlich der gesetzlich geforderten Aufbewahrungsregelungen (Stichwort: "revisionssicheres Ablegen") von Dokumenten ist im DMS natürlich gegeben. Und vor äußeren Einflüssen wie Wasser- oder Feuerschäden sind Daten in elektronischer Form natürlich auch sicher.

 

Kundenservice steigern

Ihr Kundendienst profiertiert mit einem DMS zum einen von der schnellen und umfassenden Suchfunktion. Per Volltextsuche finden Sie künftig jedes Dokument, ganz gleich welches Datums oder Typs. Ihre Sachbearbeiter können bei Kundenanfragen somit rasch und gezielt Auskunft geben und haben die gesamte Historie des Kunden im Blick. Sie sehen die letzten Vorgänge zum Kunden, wer mit ihm über was telefoniert hat, welche Bestellungen getätigt wurden oder welche Email-Korrespondenz oder Notizen es dazu gab. Auch wenn der zuständige Mitarbeiter krank oder im Urlaub sein sollte, kann sein/ihre Vertreter/in alles einsehen. Da die Daten auch abteilungsübergreifend abrufbar sind, braucht es keine großen Abstimmungen oder unnötige Emails zwischen den einzelnen Mitarbeitern mehr. Wenn im Vertrieb beispielsweise ein neuer Kunde im System angelegt wird, kann ein automatischer Workflow veranlassen, dass in der Buchhaltung die Liquidität geprüft wird. 

 

Nachhaltig arbeiten

Ihr Papierverbrauch wird mit dem Einsatz eines DMS verringert oder bestenfalls eliminiert. Zukünftig benötigen Sie also weniger Platz und somit auch weniger Archiv- und Büroflächen. Also wieder: Ressourcenschonung und Kosteneinsparung. Dies ist und bleibt auch ein wichtiges Thema für die interne wie externe Unternehmenskommunikation. 

 

Fazit: Mit einem DMS sparen Sie viel Zeit und Geld. Sie arbeiten smart und papierlos.  

Ein DMS ist also für jedes Unternehmen die richtige Wahl - völlig unabhängig von der Branche oder der Größe. Betrachtet man die zahlreiche Einsparpotenziale, amortisiert sich die Investition in Ihr DMS bereits in kürzester Zeit. Also weg mit der Zettelwirtschaft und willkommen, digitale Dokumente!

 

Berechnen Sie Ihr Einsparpotential! 

 

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