Den schwarzen Peter herumzuschieben liegt in der menschlichen Natur. „Ich kriege das Paper heute nicht fertig, das Produktmanagement muss noch Input liefern.“ „Wie soll ich Input liefern, wenn ich gar nicht weiß, was das Paper erreichen soll?“ Solche Situation sind ärgerlich. Aber: Gib nicht dem Spieler die Schuld, sondern dem Spiel. Wenn Menschen miteinander Ziele erreichen wollen, sollte das System von vornherein so eingerichtet werden, dass sich so ein Szenario gar nicht erst ergibt. Mit einem konsequent umgesetzten Verantwortlichkeitsprinzip lässt sich das erreichen.

Wie so oft lässt sich die Frage aus der Überschrift mit einem glasklaren "es kommt darauf an" beantworten. Viele Programme erfüllen in der Standardausführung die Wünsche der Nutzer und bieten alle Funktionalitäten, die sie im Alltag benötigen. Das sind meist Apps für den persönlichen Zweck oder Software, die Basisfunktionen bereitstellt. Dabei denke ich an Browser, E-Mail-Clients und Office-Produkte. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, Prozesse abzubilden oder Informationen schnell und transparent zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Hier stoßen Standardprodukte sehr schnell an ihre Grenzen, denn jede Organisation tickt anders und nicht sämtliche Abläufe lassen sich in einen Standard quetschen. Die Gretchenfrage lautet hier, in Dienstleistung investieren und maßgeschneiderte Software zum Einsatz bringen oder sich in das enge Korsett eines Standards zwängen? 

Immer wieder erleben wir bei unseren Online-Demos verwirrte Nachfragen, wenn wir die Funktionsweise von agorum® core vorstellen: "Haben Sie gerade die Datei einfach mit Doppelklick geöffnet?" „Wo ist dieses Laufwerk gehostet, ich dachte, das agorum® wäre eine Datenbank.“ Lösungen können manchmal so einfach sein, dass ihre Einfachheit zu Verwirrung oder gar Unglauben führt. Zeit, um Klarheit zu schaffen, wie wir Standards bei der Bedienbarkeit setzen. 

Manche Anwender wollen einfach nur Dokumente und Daten archivieren. Funktionen, die den Prozess sinnvoll automatisieren, sind dabei natürlich willkommen. Aber mehr erwarten sie sich nicht von einem Dokumentenmanagement-System. Und wollen sie vielleicht auch gar nicht. Gerade kleine Unternehmen wünschen sich oft so eine Basisfunktion. Ohne großen Konfigurationsaufwand und hohe Kosten. agorum® präsentiert mit Basic Archive auf der CEBIT die Antwort: ein Add-on für das DMS agorum® core, das alle wichtigen Archivierungsfunktionen mitbringt. Das vorkonfiguriert und direkt einsetzbar ist – mit der Pro- wie auch der Open-Version. Und das Sie für die Open-Version sogar völlig kostenlos herunterladen können. 

Automatisierung ist eine feine Sache. Sie kommt aber leider nicht von alleine, sondern setzt immer standardisierte Prozesse voraus. Die müssen erstmal etabliert werden. Und wehe, es ändert sich was am Ablauf... Das Modul DocForm im DMS agorum® core hilft in dieser Hinsicht beim Erfassen und Verarbeiten von Dokumenten schon ein großes Stück weiter. Sich ändernde Formate stellen so bereits jetzt kein Problem dar. Auf der CEBIT 2018 zeigen wir, wie künstliche Intelligenz (KI) in Zukunft dabei helfen kann, automatisierte Prozesse noch effizienter zu gestalten. Zum Beispiel mit einem Posteingang, der lernen kann, auch völlig formlose Dokumente richtig einzuordnen. 

Es sagt sich so leicht. Aus Fehlern lernen. „Bei uns herrscht eine intakte Fehlerkultur.“ Seien wir ehrlich: Wir alle fürchten uns davor, Fehler zu machen, Erwartungen zu enttäuschen. Oder davor, dass ein Kollege einen Fehler macht, der uns das Arbeiten erschwert. Wenn der Chef mal danebengreift, wird’s vielleicht sogar richtig gefährlich. Und doch zeigen gerade die größten Erfolgsgeschichten, dass Fehler nicht als Störfaktor einfach dazugehören, sondern für deren Gelingen unentbehrlich sind. Sofern man richtig mit ihnen umgeht.

„Enterprise Content Management“ (ECM) ist als Begriff hierzulande kaum bekannt. Das verwundert uns bei agorum®. Denn Kunden und Interessenten schildern uns oft Probleme, die genau dadurch gelöst werden. Und es ist einer der Gründe, warum wir unser Produkt agorum® core ein DMS nennen, obwohl es weit mehr als das leistet. Was ist ECM? Und warum sollte sich Ihr Unternehmen dafür interessieren?

Das erste Telefoninterview dauert zwei Stunden. Thema ist nicht nur, was ich zu bieten habe, Stärken und Schwächen und so weiter. „Haben Sie schonmal von der selbstführenden Unternehmensorganisation gehört?“ Ich gestehe, das hatte ich nicht. Nach fünf Jahren in Großkonzernen hatte ich die hierarchische Pyramide als gegeben hingenommen. Doch jetzt spreche ich mit einem Vertreter eines Unternehmens darüber, dass es dort keine Vorgesetzten gibt. Dass die Geschäftsführer nicht mehr zu sagen haben als die Entwickler und alle anderen. Dass Entscheidungen agil getroffen und eigenständig umgesetzt werden. Kurz gesagt: Ich merke schnell, dass bei agorum® alles anders läuft, als ich es bisher kannte.

Klassischerweise werden Unternehmen nach Funktionen organisiert, die in den entsprechenden Abteilungen gebündelt werden, z.B. Einkauf, Vertrieb, Personalwesen oder Buchhaltung. Mit zunehmender Kundenorientierung arbeiten diese Abteilungen aber nicht mehr isoliert, sondern sind miteinander verzahnt, um Kundenprojekte bestmöglich umzusetzen. Abteilungsübergreifende Geschäftsprozesse sind keine Ausnahme mehr, sondern die Regel. Hat die funktionsorientierte Organisation daher ausgedient? Sind Unternehmen mit einer prozessorientierten Organisation besser dran? Oder geht sogar beides - und wenn ja, wie? Diese Fragen möchte ich im Folgenden kurz untersuchen. 

Für viele Menschen sind Dokumentenmanagement-Systeme ein Buch mit sieben Siegeln. Ein Grund ist die Komplexität des Themas und die Tatsache, dass ein DMS »anscheinend« alle Probleme löst – damit sind viele Leute ob der Vielzahl Möglichkeiten erschlagen und wissen nicht wo anfangen. Wörtlich »alle Probleme« erschlagen Sie nicht, dessen ungeachtet sind viele DMS-Lösungen eierlegende Wollmilchsäue, die in zahlreichen Bereichen äußerst nützlich sind, zum Beispiel in Rechtsabteilungen. Den unten beschriebenen Anwendungsfall greife ich aus einem konkreten Anlass auf. Ein Unternehmen fragte uns nach einer Lösung an, weil Sie eine empfindliche Niederlage in einem Rechtsstreit hinnehmen mussten. Spoiler: Mit agorum® core hätten sie den Prozess gewonnen.