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agorum® zeigt auf der CEBIT künstliche Intelligenz im DMS

[fa icon="calendar"] 14.03.2018 10:22:00 / by Matthias Ernst

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Automatisierung ist eine feine Sache. Sie kommt aber leider nicht von alleine, sondern setzt immer standardisierte Prozesse voraus. Die müssen erstmal etabliert werden. Und wehe, es ändert sich was am Ablauf... Das Modul DocForm im DMS agorum® core hilft in dieser Hinsicht beim Erfassen und Verarbeiten von Dokumenten schon ein großes Stück weiter. Sich ändernde Formate stellen so bereits jetzt kein Problem dar. Auf der CEBIT 2018 zeigen wir, wie künstliche Intelligenz (KI) in Zukunft dabei helfen kann, automatisierte Prozesse noch effizienter zu gestalten. Zum Beispiel mit einem Posteingang, der lernen kann, auch völlig formlose Dokumente richtig einzuordnen. 


Ohne Form keine Automatisierung – oder?

Sie kennen das Problem: Jeden Tag stürzt eine Flut unstrukturierter oder semi-strukturierter Informationen auf uns herein. Ein DMS kann dabei helfen, indem es sortiert, ablegt, verknüpft, etc. Und wenn man das DMS trainiert, die Struktur von Dokumenten zu erkennen oder ihnen eine zu verleihen, lassen sich diese Aufgaben recht einfach automatisieren. Doch auch die besten automatisierten Prozesse stoßen schnell an ihre Grenzen. Wenn eingehende Dokumente komplett formlos sind, lässt sich ihre Verwaltung bisher nur schwer automatisieren.

Machen wir es mit einem Beispiel anschaulich: Bei einem Versicherungsunternehmen treffen jeden Tag neben Neuanträgen auch Kündigungen ein. Die meisten dieser Kündigungen lassen sich prinzipiell „dunkel“ verarbeiten, also automatisch ohne menschlichen Input. Sind Kündigungsschreiben formgerecht, ist es kein großes Problem, zu erkennen, ob eine Dunkelverarbeitung in Frage kommt. Formgerecht sind aber bei weitem nicht alle eingehenden Dokumente. Und manche sind komplett formlos. Soll man also für jede Ausnahme einen eigenen automatisierten Prozess definieren? Wenn Effizienz das Ziel ist, ist das natürlich keine Lösung. Eine intelligente Antwort ist gefragt.


Korrekte Ergebnisse mit oft nur einem Trainings-Input

Das Beispiel kommt nicht von ungefähr. Bei einem unserer Kunden liegt genau diese Situation vor. Ein KI-Modul, das wir auf der CEBIT erstmals öffentlich zeigen, ist bei dem Versicherer bereits seit einiger Zeit im Testbetrieb. Es nutzt das selbstlernende Prinzip der künstlichen Intelligenz, um eingehende Kündigungen treffsicher zu sortieren. Auch dann, wenn ihr Format von der Norm abweicht oder überhaupt keiner bekannten Formatierung folgt. 

Unser Kunde ist von dieser Lösung bereits jetzt begeistert. Natürlich kann es vorkommen, dass eine Zuordnung einmal nicht zutrifft. Dann reicht in der Regel aber nur eine Korrektur durch den Menschen, damit in Zukunft in ähnlichen Fällen richtig entschieden werden kann. Das Tolle daran: Der Arbeitsschritt, das System zu trainieren, fällt bei der Einrichtung automatisierter Prozesse sowieso an. Es entsteht durch die selbstlernende Funktion also kein Mehraufwand für den Nutzer – dafür aber ein substanzieller Mehrwert. Die Nutzer müssen nicht mehr in jedem Einzelfall eingreifen, sondern nur noch ab und zu korrigieren. Und je länger das System läuft, desto seltener ist das erforderlich. So hilft das neue Modul, das Leitziel von agorum® noch besser zu erreichen: das Arbeiten einfacher und effizienter zu gestalten.


Fazit:

agorum® geht in Zukunft über das Automatisieren von Prozessen hinaus. Ein selbstlernender Posteingang, der Dokumente korrekt sortiert, auch wenn sich ihre Form ändert, ist derzeit erfolgreich im Testbetrieb. Diese und weitere Innovationen zeigen wir ab 11. Juni auf der CEBIT in Halle 15, Stand C15.

 

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Themen: Dokumentenmanagement, Messen und Veranstaltungen, Digitalisierung




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