Dokumentenmanagement Blog

Dokumentenmanagement - auch eine Software für Rechtsabteilungen

[fa icon="calendar"] 28.02.2018 13:19:52 / by Stefan Röcker

Software für Rechtsabteilungen

Für viele Menschen sind Dokumentenmanagement-Systeme ein Buch mit sieben Siegeln. Ein Grund ist die Komplexität des Themas und die Tatsache, dass ein DMS »anscheinend« alle Probleme löst – damit sind viele Leute ob der Vielzahl Möglichkeiten erschlagen und wissen nicht wo anfangen. Wörtlich »alle Probleme« erschlagen Sie nicht, dessen ungeachtet sind viele DMS-Lösungen eierlegende Wollmilchsäue, die in zahlreichen Bereichen äußerst nützlich sind, zum Beispiel in Rechtsabteilungen. Den unten beschriebenen Anwendungsfall greife ich aus einem konkreten Anlass auf. Ein Unternehmen fragte uns nach einer Lösung an, weil Sie eine empfindliche Niederlage in einem Rechtsstreit hinnehmen mussten. Spoiler: Mit agorum® core hätten sie den Prozess gewonnen.

 

Die Geschichte ist rasch erzählt und sicher kein Einzelfall. Ein Mitarbeiter betreut jahrelang einen Abnehmer und verlässt eines Tages das Unternehmen. Es kommt zu Problemen, weil sein ehemaliger Kunde auf veraltete Vertragsbestandteile besteht, die niemand nachvollziehen kann, denn die alten Konditionen wurden längst für alle Kunden erneuert. Er behauptet aber, das wäre bei ihm nicht der Fall gewesen. Der Ex-Kollege bestreitet dies glaubhaft und verweist auf die E-Mailkommunikation, in der das nachzuvollziehen sei. Die E-Mails mit Anhängen sind faktisch vorhanden, liegen nach seinem Austritt aber auf einem Fileserver archiviert, den es nun manuell zu durchsuchen gilt. Sie ahnen das Ende vom Lied, die langwierige Suche nach den entscheidenden Unterlagen blieb vergeblich. Was damit geschehen war, konnte niemand mehr nachvollziehen.

Mit einem Dokumentenmanagement-System, wie agorum® core es ist, wäre das anders verlaufen: Der neue Kundenberater hätte die Sache in wenigen Minuten geklärt. Mit einem Blick in die elektronische Kundenakte - in der alle E-Mails zu dem Kunden automatisch gespeichert werden - und der Volltextsuche wären die Dokumente innerhalb von Sekunden gefunden worden. Dadurch hätte man sich den ganzen Ärger, sehr viel Zeit und die Anwaltskosten gespart.

 

Dokumentenmanagement in Rechtsabteilungen

Die oben beschriebene elektronische Akte ist nur ein kleines Beispiel für die Vorzüge der Software für Rechtsabteilungen. Sie erinnern sich sicher an die eierlegende Wollmilchsau aus der Einleitung dieses Textes - das kann ein DMS tatsächlich für Sie sein.

Standardisierte und auditierbare Prozesse ohne Medienbrüche stellen durchgängige und fehlerfreie Abläufe sicher. Nehmen Sie als ein weiteres Beispiel Vertragsmanagement. Definieren Sie eindeutig, wie ein Vertragsworkflow in Ihrem Unternehmen aussieht. Von der Erstellung mit Vorlagen und Textbausteinen über die Freigabe und den Abschluss bis hin zur automatischen Archivierung des unterschriebenen Vertrages organisieren Sie alles mit Ihrem Dokumentenmanagement-System. Handelt es sich um einen Vertrag, bei dem Fristen einzuhalten sind, legt Ihnen Ihr DMS das Dokument rechtzeitig zur Prüfung wieder vor. Alle Bearbeitungsschritte protokolliert die Software im Hintergrund mit, so können Sie jederzeit den aktuellen Stand des Vorgangs einsehen und bei Bedarf nachvollziehen, was wann gemacht wurde.

 

Revisionssichere Ablage und Rechtesystem

Jedes vernünftige Dokumentenmanagement-System bietet die Möglichkeit, Unterlagen revisionssicher abzulegen. agorum® core legt hierfür die Originaldateien, die Sie im DMS speichern, unveränderbar ab. Das Dokument ist weiterhin bearbeitbar, das System legt dafür aber für jeden Bearbeitungsschritt eine neue Version des Dokumentes an. Die Originaldatei bleibt bestehen.

Wer Zugriff auf welche Bereiche, Akten und Dokumente hat und was jede einzelne Person damit machen darf, legen Sie bequem über das Berechtigungssystem fest. So gewährleisten Sie, dass nur Personen auf Dokumente zugreifen, die das dürfen. Hier definieren Sie auch, was mit den Dateien gemacht werden darf. Zum Beispiel dürfen manche Personen die Dokumente nur lesen, während andere die Dateien auch bearbeiten können und Dritte sogar in der Lage sind, sie auch zu löschen. Damit kontrollieren Sie akkurat, was mit Ihren Daten im Unternehmen geschieht.

 

Mobil auf Daten zugreifen und sicher mit Externen teilen

Einen ganzen Stapel Aktenordner mit sich zu schleppen, um in Besprechungen alle notwendigen Unterlagen parat zu haben, ist nicht nur lästig, sondern mit einem DMS völlig unnötig. Auf die Unterlagen, die Sie brauchen, greifen Sie entweder online zu oder synchrionisieren sie mit Ihrem mobilen Endgerät. So haben Sie bequem Zugriff auf alle Informationen in einer Kunden- oder Prozessakte, ohne einen ganzen Berg Papier mitzuschleppen. Ähnlich verfahren Sie auch mit sensiblen Daten, die Sie mit Kanzleien, externen Beratern, Abteilungen oder Niederlassungen teilen möchten. Über in agorum® core integrierte Datenräume, die über gesicherte Verbindungen erreichbar sind, geben Sie Dokumente zum Download frei und die externen Kolleg*innen laden Ihre Dokumente in den Datenraum hoch. Damit haben sie einen gemeinsamen Bereich, mit allen Informationen, die das Team benötigt.

Das waren nur einige Beispiele, Lust daruf noch mehr kennen zu lernen? Dann vereinbaren Sie doch einfach ein Online-Demo mit unseren DMS-Experten:

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Fazit: Auch in Rechtsabteilungen macht eine Software für Dokumentenmanagement Prozesse effizienter und sicherer.




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