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Standardsoftware von der Stange oder besser die maßgeschneiderte Lösung?

[fa icon="calendar"] 26.03.2018 11:39:39 / by Stefan Röcker

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Wie so oft lässt sich die Frage aus der Überschrift mit einem glasklaren "es kommt darauf an" beantworten. Viele Programme erfüllen in der Standardausführung die Wünsche der Nutzer und bieten alle Funktionalitäten, die sie im Alltag benötigen. Das sind meist Apps für den persönlichen Zweck oder Software, die Basisfunktionen bereitstellt. Dabei denke ich an Browser, E-Mail-Clients und Office-Produkte. Schwieriger wird es, wenn es darum geht, Prozesse abzubilden oder Informationen schnell und transparent zu teilen und zur Verfügung zu stellen. Hier stoßen Standardprodukte sehr schnell an ihre Grenzen, denn jede Organisation tickt anders und nicht sämtliche Abläufe lassen sich in einen Standard quetschen. Die Gretchenfrage lautet hier, in Dienstleistung investieren und maßgeschneiderte Software zum Einsatz bringen oder sich in das enge Korsett eines Standards zwängen? 

 

Nicht Äpfel mit Birnen vergleichen!

Bei der Auswahl von Software ist es von entscheidender Bedeutung, den berühmten Vergleich von Äpfeln und Birnen zu vermeiden. Ein scheinbar günstiges Produkt von der Stange kann sich langfristig als teure Fehlinvestition erweisen, weil es nicht das leistet, was erforderlich ist. Der Einkaufspreis ist dann zwar niedrig, die Folgekosten für mangelnde Effizienz und halbgare Prozesse sind dagegen immens. Denn wenn die Nutzer nicht komfortabel und effizient mit der Software arbeiten, verschwenden sie auf lange Frist gesehen unnütz viel Zeit und Energie, um zum Ziel zu kommen. Manche hangeln sich bei der Auswahl einer Software von einem Produkt zum nächsten, um letztlich festzustellen, dass keines das leistet, was eigentlich gebraucht wird. In beiden Fällen wäre die Zeit besser in ein Projekt investiert worden, aus dem eine Software entsteht, die genau das vermieden hätte.

 

Was ist langfristig die günstigere Lösung? 

Gegen eine individuelle Lösung sprechen auf den ersten Blick die höheren Einstiegskosten für ein auf den Leib der Organisation geschneidertes Produkt, die für Vorüberlegungen, Prozessanalysen und die Realisierung der Anpassungen entstehen. Auf den zweiten Blick lohnt es sich indes häufig, diesen Aufwand nicht zu scheuen, denn mit den Ersparnissen im Arbeitsalltag amortisieren sich diese Kosten oft innerhalb kurzer Zeit. Vor allem dann, wenn sich das gewählte Produkt mit wenig Aufwand sehr flexibel anpassen lässt.

Die Vorteile einer angepassten Lösung liegen auf der Hand. Sie bildet exakt die Prozesse ab, die für einen optimalen ablaufenden Workflow benötigt werden. Die Software macht nicht mehr und nicht weniger als sie soll, womit sich die für einen Geschäftsprozess notwendigen Schritte auf ein Minimum eingrenzen. Wo sie Sinn ergeben, erleichtern optimal abgestimmte Automatismen die Arbeit im Hintergrund. Eine so exakt an die Bedürfnisse der Organisation und den Menschen angepasste Software erhöht die Akzeptanz und den Spaßfaktor bei den Mitarbeiter*innen massiv, da sie weniger Zeit mit Softwareproblemen und lästigen Alltagsaufgaben vergeuden. Letztendlich ein Win-Win-Zustand für alle Beteiligten.

Auf was ist beim Kauf zu achten?

Bei der Auswahl der individuell anpassbaren Software sollte indes einiges beachtet werden. Der wichtigste Punkt: Wie lassen sich Insellösungen vermeiden? Ist sichergestellt, dass die Software so anpassungsfähig ist, dass sie zukünftig mühelos auf aktuelle Versionen mit neuen Funktionen und Sicherheitsupdates aktualisiert werden kann. Denn wenn das nicht der Fall ist, kommt man vom Regen in die Traufe und muss nach kurzer Zeit wieder viel Geld in die Hand nehmen, um die individuellen Anpassungen erneut an die neue Version anzupassen. Daher eignen sich am besten Lösungen, die über Konfigurationen angepasst werden können, die nicht in die Tiefe der Kernsoftware eingreifen. Zudem ist es wichtig, dass die Software modular und flexibel mit den Bedürfnissen der Organisation wachsen kann, wenn sich Prozesse ändern, Standorte hinzukommen oder einfach die Mitarbeiterschaft stetig wächst.


Fazit:

Gerade bei Business-Software, die tiefer in die Unternehmensprozesse eingreift, rentiert es sich, zweimal hinzuschauen, ob sich die billigere Standardsoftware wirklich lohnt oder ob im Endeffekt die individuelle Lösung nicht die besserer und kostengünstigere ist.

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Themen: Dokumentenmanagement




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