Im vorherigen Blog zum Thema "Digitale Transformation im Mittelstand" bin ich auf die Möglichkeiten der Prozessoptimierung und die Zieldefinition eingegangen. In diesem Artikel möchte ich spezieller darauf eingehen, wie Sie bei Ihren Digitalisierungsbestrebungen zu optimalen und nachhaltigen Ergebnissen kommen. Unsere Erfahrung aus mehreren hundert Projekten zeigt, dass die besten Ergebnisse dann erzielt wurden, wenn Personen aus allen Bereichen und Ebenen von Anfang an mit in die Projekte einbezogen wurden. Nur so ist gewährleistet, dass Sie nicht am Bedarf vorbei entwickeln, sondern genau die Funktionen und Abläufe implementieren, die den Mitarbeitern wirklich weiterhelfen und das Unternehmen voranbringt.

Über das papierlose Büro wird schon seit Jahrzehnten gesprochen, doch bei den meisten Unternehmen scheint dieses Ziel noch in weiter Ferne. Der Papierverbrauch in Deutschland stieg in den letzten Jahren sogar noch weiter an, trotz E-Mail, Filesharing und elektronischer Rechnungen. Seit aber die Digitalisierung in aller Munde ist, scheint sich langsam eine Trendwende abzuzeichnen, die Nachfrage nach Lösungen zur elektronischen Dokumentenverwaltung wird stetig größer, denn effizientere digitale Prozesse lassen sich schlecht mit gedruckten Unterlagen realisieren. 

Mal Hand aufs Herz, wie oft haben Sie schon bis spätabends im Büro gesessen, um vergessene oder immer wieder aufgeschobene Aufgaben doch noch termingerecht zu schaffen? Wir alle kennen das - und wünschen uns jedesmal aufs Neue einen elektronischen Assistenten, der immer im Einsatz ist und an Fristen erinnert, beim Organisieren von Aufgaben hilft, für einen besseren Überblick sorgt oder sich wichtige Informationen merkt, damit man selbst den Kopf frei hat für die aktuelle Aufgabe. So ein cleveres Organisationstool hätten Sie auch gerne, möchten aber nicht noch eine weitere Software einsetzen? Dann nutzen Sie doch einfach Ihr Dokumentenmanagementsystem, denn ein gutes DMS hat diese und weitere Organisationshilfen bereits "eingebaut". 

Höher, schneller, weiter - das olympische Motto gilt auch im Geschäftsleben. In Zeiten von digitaler Transformation, Globalisierung und Co. müssen Prozesse immer schneller, einfacher und vor allem flexibler werden. Weil sich die Rahmenbedingungen ständig verändern, ist in modernen Unternehmen kein Platz mehr für starre Richtlinien und lange Entscheidungswege über viele Hierarchieebenen. Agile Führung heißt das Gebot der Stunde. Wie Führungskräfte diese neuen Anforderungen umsetzen können und welche Rolle ein modernes DMS dabei spielt, ist das Thema dieses Beitrages. 

Während in vielen Unternehmen noch fieberhaft nach Strategien zur Digitalisierung gesucht wird, ist das Thema in anderen Betrieben schon ein alter Hut. Der Rechnungseingang ist ein Beispiel, bei dem es noch die ganze Bandbreite von komplett analoger bis hin zu voll digitaler Verarbeitung gibt. Die Frage, welche Vorgehensweise dabei die kosteneffizientere ist, dürfte in den meisten Fällen eine rein rhetorische sein. Lesen Sie, wieviel Sie mit einem digitalen Rechnungseingang sparen können.

Als Führungskraft sind Sie verantwortlich für den Erfolg Ihrer Abteilung - und der steht und fällt mit Ihrer Fähigkeit, das Steuer in der Hand zu haben und die Richtung vorzugeben. Aufgaben und Informationen managen, heißt also die Devise. Sie brauchen den vollen Überblick über alles, was in Ihrem Bereich passiert, um die notwendigen Aufgaben sinnvoll zu delegieren, die richtigen Entscheidungen zu treffen und last but not least Ihren Mitarbeitern klares und offenes Feedback geben zu können. Wie gut, dass Ihr DMS sie dabei tatkräftig unterstützt: Ein gutes Dokumentenmanagement kann nämlich auch Arbeitsablaufplanung und Informationsaufbereitung.

In meinem ersten Blogbeitrag zur digitalen Transformation im Mittelstand bin ich darauf eingegangen, wie Sie Grundlagen für die Digitalisierung schaffen. Mit dieser Datenbasis können Sie jetzt arbeiten und alle im Unternehmen verfügbaren und eingehenden Informationen in elektronisch gesteuerten Prozessen nutzen. Aber Vorsicht, beherzigen Sie eine Regel bei der Planung: Passen Sie die digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen an und nicht Ihr Unternehmen an Prozesse, wie Sie von einer Software vorgegeben werden. Dazu benötigen Sie Anwendungen, die sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen und Menschen, die sich sowohl mit der Software als auch mit Geschäftsprozessen auskennen. 

Die richtige Kommunikation ist einer, wenn nicht der Schlüssel für erfolgreiche Führung, da sind sich alle Experten einig. Dabei geht es einerseits um einen wertschätzenden, klaren und zielführenden Kommunikationstil zwischen Führungskraft und Mitarbeitern, andererseits aber auch um die effiziente Kommunikation der Mitarbeiter untereinander. Abteilungsleiter, Gruppenleiter und Co. sind gefordert, die abteilungsinterne Kommunikation aktiv zu gestalten und in die richtigen Bahnen zu lenken. Das Ziel? Zusammenarbeit fördern und Produktivität steigern. Das Werkzeug? Ein gutes DMS mit Groupware-Funktionalitäten und Projektmanagement-Tools. 

Der Mittelstand in Europa steht in Sachen Digitalisierung weiter vor großen Herausforderung. Dass die Kernprozesse in den Unternehmen digitalisiert werden müssen, wird schon seit einiger Zeit nicht mehr in Frage gestellt. Aber wie gelingt die digitale Transformation im Mittelstand effizient, dauerhaft und zukunftsfähig?

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche müssen eine nachhaltige Strategie erarbeiten, wie sie ihre Geschäftsprozesse digitalisieren, das Unternehmen langfristig effizient machen und dabei die Mitarbeitenden mit ins Boot holen - sie mit der eingesetzten Software unterstützen und nicht überfordern. Wie die digitale Transformation im Mittelstand zu einem nachhaltigen Erfolg wird, möchte ich in einer Blogserie beleuchten. Im ersten Teil geht es um die Datenbasis.  

Mitarbeiter motivieren und zum gemeinsamen Erfolg führen - eine, vielleicht sogar die Kernaufgabe einer Führungskraft. Das Ziel sind zufriedene und engagierte Mitarbeiter, die sich im Unternehmen wohl fühlen, Spaß an ihrer Arbeit haben und dementsprechend produktiv sind. Weil man Motivation nicht einfach "mit der Gießkanne verteilen" kann, sollten Sie als Chef herausfinden, wie jeder Einzelne "tickt" und was er braucht, um jeden Morgen voller Tatendrang am Arbeitsplatz zu erscheinen. Sicherlich werden die wenigsten explizit ein Dokumentenmanagement-System nennen, aber Sie werden erstaunt sein, wie gut sich Mitarbeitermotivation mit einem DMS umsetzen lässt.