Agiles Kunden- und Projektmanagement ist in aller Munde. Kein Wunder, denn Unternehmen brauchen heute effiziente Prozesse und den vollen Überblick, um beim Kunden die Nase vorn zu haben. Das geht jetzt noch leichter - mit Ihrem DMS und dem neuen, intelligenten Management-Tool agorum® Smart Organisation. Damit können Sie Ihre Kunden, Projekte, Vorgänge und Aufgaben nach einem agilen Vorgehensmodell organsieren und so insgesamt produktiver arbeiten.  Jeder Mitarbeiter bekommt einen elektronischen Assistenten an die Hand, mit dem er seine Aufgaben organisieren, priorisieren und systematisch erledigen kann.

Sie kennen das sicher: Mit einer neuen Arbeitsstelle verändert sich viel mehr als nur der tägliche Arbeitsweg. So ging es mir jedenfalls, als ich am 1. April bei agorum® startete. Als neue Mitarbeiterin musste ich erstmal das Unternehmen kennen lernen und jede Menge neuer Prozesse und Arbeitsabläufe verstehen. Mehr noch, die Menschen bei agorum® arbeiten ganz anders, als ich es bisher gewohnt war. Hier mein Erfahrungsbericht:

"Überfordert die Digitalisierung etablierte Unternehmensstrukturen?" Mit dieser Frage überschreibt Capgemini die diesjährige Studie IT-Trends 2017. Das Unternehmen erhebt seit mittlerweile 15 Jahren jedes Jahr die Top-Themen, die Entscheider in der IT beschäftigen. Befragt wurden in diesem Jahr 148 IT-Leiter im deutschsprachigen Raum. Einige Ergebnisse der aktuellen Studie möchte ich im Folgenden kurz vorstellen.

Kundenberatung bei agorum® bedeutet, unsere Interessenten auf dem Weg zu ihrer optimalen DMS-Lösung zu begleiten. Interessenten sind bei agorum® keine lauwarmen Kontakte, sondern qualifizierte Leads, die über unser Inbound-Marketing zu uns gefunden und ein ernsthaftes Interesse daran haben, ihr Unternehmen mit unserem Dokumentenmanagement-System produktiver zu machen. Um dieses Ziel bestmöglich zu erreichen, analysiert unsere Kundenberatung die Anforderungen zusammen mir dem potenziellen Kunden genau und konzipiert die für ihn beste Lösung mit agorum® core. Die Basis dafür ist unser bewährtes 6 Schritte-Programm. 

Für verzögerungs- und fehlerfreie Abläufe in der Fertigung ist es wichtig, direkt in der Produktion auf die neuesten Dokumente des zu bearbeitenden Auftrags zugreifen zu können. Das können sowohl temporäre als auch dauerhaft „dynamische“ Dokumente, wie Fertigungsunterlagen, Bilddokumentationen oder CAD/CAM-Dateien sein. Oft unterliegen diese Dokumente kurzfristigen Änderungen und werden meist in unterschiedlichen Anwendungen erstellt. Jede Änderung sollte daher anwendungsübergreifend schnell weitergegeben werden können, so dass die aktuellsten Dokumente sofort an der richtigen Stelle zu finden sind.  

Die Keimzelle für einen Software-Hersteller ist natürlich die Entwicklungsabteilung. Denn ohne unsere programmiersüchtigen Entwickler gäbe es logischerweise kein erfolgreiches agorum® core. Unser Entwicklerteam arbeitet - wie alle bei agorum® - nach agilen, auf SCRUM basierenden Methoden, die von einem dafür selbst entwickelten Organisationstool unterstützt werden. Sie entwickeln damit das Dokumentenmanagement-System und seine Zusatzmodule stetig weiter und setzten Kundenprojekte um. Da wir großen Wert auf die Bedürfnisse unserer Kunden legen, sind die Software-Entwickler eng mit dem Supportteam und der Kundenberatung verknüpft, um ein Gespür dafür zu haben, wie unsere Kunden arbeiten und was der Markt braucht.

Unser agorum®-Support-Team ist natürlich die erste Anlaufstelle, wenn es einmal irgendwo klemmt oder unsere Kunden Fragen zu agorum® core haben. Das ist aber nur ein Teil der vielfältigen Services, die der Support unseren Kunden anbietet. Neben der Kundenberatung sind sie die sympathischen Stimmen und Gesichter zum Kunden. Sie machen es ihnen leicht, agorum® core zu installieren, zu konfigurieren, zu betreiben und auszubauen. Das integrierte agorum®-Werkzeug zur Ticket- und Vorgangsbearbeitung hilft unserem Team dabei, die einzelnen Aufgaben schnell und gezielt abzuarbeiten. 

Automatische Prozesse sind in der Fertigung schon lange an der Tagesordnung. Moderne Dokumentenmanagement-Systeme sorgen dafür, dass auch in den kaufmännischen Bereichen immer mehr Arbeitsabläufe automatisiert werden. An den Schnittstellen treffen in der Praxis aber immer noch häufig inkompatible Systeme aufeinander. Die entsprechenden Daten müssen mit großem Aufwand manuell von ERP und DMS in die Betriebsdatenerfassung (BDE) und zurück übertragen werden, damit sie im jeweils anderen System nutzbar sind. Dass eine solche Vorgehensweise nicht mehr zeitgemäß ist, dürfte klar sein. Gefragt ist also eine bereichsübergreifende Prozessautomatisierung.  

Mit Dokumentenlebenszyklus bezeichnet man das komplette "Leben" eines Dokumentes, also den Zeitraum von der Erstellung bis zum Löschen (bei elektronischen Dokumenten) bzw. zur Entsorgung (bei Papierdokumenten). Dazwischen liegen weitere Phasen, die je nach individueller Situation und den Prozessen im Unternehmen variieren können. Wie sich die Anforderungen an die Dokumentenverwaltung mit jeder Phase ändern und was das für Ihr Dokumentenmanagement-System bedeutet, möchte ich in diesem Beitrag kurz beleuchten.

Dokumentenmanagement-Systeme sind heute meist zentrale Informationshubs, die alle verfügbaren Informationen im Unternehmen zusammentragen, organisieren und übersichtlich bereitstellen. Die zentrale Rolle spielt dabei die Sicht auf Kunden und dazu laufende Projekte. Um schnell auf alle Informationen zu einem Kunden und seinen Projekten zugreifen zu können, gibt es in agorum® core schon seit jeher die bewährte elektronische Kundenakte. Diese haben wir um eine 360°-Sicht auf alle Kundendaten und Projekte erweitert, mit der Sie auf einem Blick alle relevanten Informationen zu Ihrem Kunden erfassen können.