Kundenberatung bei agorum® bedeutet, unsere Interessenten auf dem Weg zu ihrer optimalen DMS-Lösung zu begleiten. Interessenten sind bei agorum® keine lauwarmen Kontakte, sondern qualifizierte Leads, die über unser Inbound-Marketing zu uns gefunden und ein ernsthaftes Interesse daran haben, ihr Unternehmen mit unserem Dokumentenmanagement-System produktiver zu machen. Um dieses Ziel bestmöglich zu erreichen, analysiert unsere Kundenberatung die Anforderungen zusammen mir dem potenziellen Kunden genau und konzipiert die für ihn beste Lösung mit agorum® core. Die Basis dafür ist unser bewährtes 6 Schritte-Programm.
Die meisten Interessenten finden uns über das Internet. Unser Inbound-Marketing-Team erstellt laufend nützlichen Content, um potenziellen Kunden Lösungen aufzuzeigen, wie sie ihr Unternehmen mit agorum® core effizienter und produktiver machen. Die vorqualifizierten Leads landen bei der technischen Kundenberatung, die dann die weitere Betreuung übernimmt. Die zweite Säule für neue Kontakte sind Messen und Veranstaltungen. Dort sind unsere technischen Kundenberater selbst mit vor Ort, um die Interessenten kompetent über die Funktionen und technischen Hintergründe von agorum® core informieren zu können.
In sechs Schritten zum perfekten DMS
Unser Vorgehen, wie wir unsere Leads zu ihrer DMS-Lösung begleiten, haben wir aus unserer jahrelangen Erfahrung mit DMS-Projekten erfolgreich optimiert und in sechs Schritte unterteilt:
- Telefon-Interview - Die konkreten Anforderungen aufnehmen
- Individuelle Online-Demo - Unseren Lösungsansatz präsentieren
- Workshop - Anforderungen konkretisieren und Roadmap aufstellen
- Angebot - Verlässlichen Kostenrahmen erstellen
- Agile Umsetzung - Installieren, einrichten und konfigurieren
- Hundert-Tage-Bilanz - Finetuning und Optimierung
Mit diesen sechs Schritten ist ein Prozess definiert, in dem immer für alle klar ist, welcher Schritt der nächste ist. Das Projekt bleibt so im Fluss und kommt nicht zum Stillstand.
Telefoninterview führen
In dem Telefonat besprechen wir mit dem Interessenten detailliert die Anforderungen, die in seinem Unternehmen an das DMS gestellt werden. Welche Funktionen sind gewünscht, welche Prozesse sollen abgebildet und automatisiert werden, welche Probleme hätte der Interessent gerne gelöst? Das Telefoninterview dient zur Klärung der Situation und zur Vorbereitung der Online-Demo.
Online-Demo vorbereiten und durchführen
Auf Basis des Interviews bereiten wir eine unverbindliche Online-Demo vor, in der wir genau auf die Situation beim Kunden eingehen und beispielhaft zeigen, wie wir seine Anforderungen mit agorum® core umsetzen würden. Dafür steht unseren Consultants eine Musterfirma zur Verfügung, mit der sie nahezu alle Anforderungen beispielhaft darstellen können. In sehr seltenen, spezielleren Fällen erweitern und konfigurieren sie das System auf die Anforderungen des Interessenten. In der Demo selbst erhalten die potenziellen Kunden einen Überblick über alle für sie relevanten Funktionen und sehen, wie ihr individuelles DMS später aussehen wird. So haben sie eine optimale Entscheidungsgrundlage und sehen sehr schnell, ob agorum® core passt oder nicht.
Workshop durchführen, beraten und nachbereiten
Konnten wir die Interessenten überzeugen, ist der nächste Schritt ein Workshop, in dem die Unternehmensprozesse nun im Detail durchleuchtet und auf Herz und Nieren geprüft werden. Unsere Kundenberater sind hier nicht nur als DMS-Spezialisten gefragt, sondern wissen auch, wie ein Unternehmen tickt und was benötigt wird, um die typischen Prozesse effizienter und das Unternehmen produktiver zu machen. In dem Workshop definieren wir zusammen mit den Kunden die exakten Anforderungen und Ziele, erarbeiten konkrete Userstories und planen die einzelnen Phasen und Blöcke des Projekts.
Angebot mit einem verlässlichen Kostenrahmen erstellen
Auf der Basis des Workshops erstellen wir dem Kunden ein Angebot mit allen benötigten Modulen und Lizenzen und einem Kostenrahmen für die Dienstleistung zur Konfiguration, agilen Umsetzung und Implementierung. So steht dem Kunden ein Kostenrahmen zur Verfügung, auf den er sich verlassen kann.
Umsetzung begleiten
Entscheidet sich der Kunde für unser Angebot, koordiniert die Kundenberatung die weiteren Schritte mit dem Projektteam. Hierbei gehen wir in der Regel agil vor, das bedeutet, wir setzen die Projekte für den Kunden auf, unterteilen diese in einzelne Vorgänge und konkrete Aufgaben und planen, was wann in den sogenannten "Sprints" umgesetzt und vom Kunden getestet werden soll. Für die Planung steht uns ein selbstentwickeltes und in agorum® core integriertes Kunden- und Projektmanagement-Tool namens Smart Organisation zur Verfügung, mit dem wir hocheffizient planen und organisieren können. Wir haben damit immer im Blick, welche Aufgaben als nächstes anstehen und wo die einzelnen Projekte und Vorgänge stehen. Damit ist immer gewährleistet, dass das Projekt nicht stecken bleibt und alle Beteiligten genau wissen, was zu tun ist. Die Kundenberater übernehmen dabei die Kommunikation mit dem Kunden und steuern und überwachen das Projekt.
Mit dem Kunden Bilanz ziehen
Nach hundert Tagen im Livebetrieb empfehlen wir den Kunden, mit uns ein Review zu machen und zu schauen, wie sich alles im Alltag bewährt hat. Oft gibt es neue Erkenntnisse, mit denen sich einzelne Prozessschritte noch einmal verbessern lassen. Und wie der Appetit oft beim Essen kommt, haben viele Anwender oft Ideen, wo sie das neue Werkzeug noch gewinnbringend einsetzen könnten.
Begleitung vom Interessenten bis zum zufriedenen Kunden und darüber hinaus.
Die agorum® Kundenberatung begleitet die Interessenten also von Anfang an und sorgt dafür, dass alle Unebenheiten auf dem Weg zum optimalen Dokumentenmanagement-System beseitigt werden, mit dem Ziel, den Interessenten zu einem zufriedenen Kunden mit der für ihn bestmöglichen DMS-Lösung zu machen. Denn zufriedene Kunden sind langfristig die besten Kunden.
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