Dokumentenmanagement soll Spaß machen, keine zusätzliche Arbeit. Und zwar von Anfang an. Denn was nützt das beste Dokumentenmanagement-System, wenn bereits die Einführung alle Beteiligten zur Verzweiflung bringt und im Extremfall das Unternehmen lahm legt. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie auf einen gut strukturierten Einführungsprozess setzen, der aus sechs einfachen, aufeinander aufbauenden Schritten besteht.
Der Begriff Dokumentenmanagement-System (DMS) scheint auf den ersten Blick vielleicht selbsterklärend, was sich aber alles an Möglichkeiten dahinter verbirgt, sieht man wenn man genauer hinsieht.
Denn ein DMS kann wesentlich mehr als nur Dokumente ordentlich organisieren. Aus meiner langjährigen Berufserfahrung in Unternehmen mit und ohne DMS im Einsatz, haben sich 6 Funktionen herauskristallisiert, die jedem Unternehmen einen Mehrwert bieten. Schauen Sie doch mal, wie Sie ein DMS bei Ihrer Arbeit unterstützen kann:
Führungskräfte sitzen oft zwischen allen Stühlen. Die Geschäftsleitung fordert mehr Umsatz bei geringeren Kosten und die Mitarbeiter wünschen sich einen Chef, der sie motiviert und dabei unterstützt, sich weiter zu entwickeln. Und natürlich müssen die Zahlen stimmen. Es gilt also, die Abteilung zu organisieren, Aufgaben zu delegieren, Entscheidungen zu treffen und dafür zu sorgen, dass jeder einzelne Mitarbeiter und das ganze Team optimal und produktiv arbeiten können. Weil ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hierbei auf vielfältige Weise unterstützen kann, möchten wir dem Thema "Besser führen mit einem DMS" eine eigene Blogserie widmen.
Heute stelle ich Ihnen die Kopano Integration des DMS agorum® core vor. Durch die Standardschnittstelle WebDAV integriert sich agorum® core nahtlos in die Kopano DeskApp und WebApp. Dadurch ist es möglich, die gesamte Dokumentenmanagement-Struktur einsehen zu können, ohne das Groupware-System verlassen zu müssen.
"Digitalisierung mit DMS: Ein Universum voller Möglichkeiten" so der Titel der Keynote, die unser Geschäftsführer Oliver Schulze am Univention Summit 2017 in Bremen hielt. Er ging in seinem Vortrag darauf ein, dass Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) oft immer noch unterschätzt werden, dabei ist Dokumentenmanagement weit mehr als nur ein Datenarchiv. Ein DMS ist der zentrale Informationshub, der automatisch alle Informationen in einem Unternehmen zusammenführt und intelligent an Mensch und Maschine ausliefert. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so immer genau die Informationen zur Verfügung, die in diesem Moment gebraucht werden.
agorum® nimmt in diesem Jahr erstmals als Aussteller an der Hannover Messe teil. Unser Stand wird sich vom 24. - 28. April im Open Source Park auf der HMI in Halle 8 befinden. Frei nach dem Motto, wenn der Berg nicht zum Prophet kommt, muss der Prophet zum Berg kommen, haben wir uns entschlossen, dieses Jahr auf die Weltleitmesse der Industrie nach Hannover zu gehen. Digitalisierung und Industrie 4.0 ist zwar in aller Munde, aber dies spiegelt sich interessanterweise nicht in den Besucherzahlen der IT-Messen wieder. Wohingegen die Industriemessen weiter boomen - also muss wohl die Digitalisierung zur Industrie und nicht umgekehrt.
Wer kennt das nicht? Ein Dokument ist im Papieroriginal schon schlecht lesbar und nachdem es durch die OCR-Engine gelaufen ist, sehen Sie gar nichts mehr. Wenn es sich dabei um eine Ausnahme handelt, ist es sicherlich am einfachsten, das Dokument schnell manuell zu erfassen. Geht es jedoch um einen regelmäßig im Unternehmen vorkommenden Dokumententyp, ist guter Rat oft teuer - es sei denn, Sie arbeiten mit der agorum® core OCR-Engine. Die hat nämlich für solche Fälle eine eingebaute "Lesebrille", den OCR-Tuner. Mit diesem einfach zu bedienenden Werkzeug können Sie mit wenigen Klicks Ihre automatische Texterkennung verbessern.
Was kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eigentlich alles? Diese oft gestellte Frage ist Thema unserer neuen Blogreihe, denn eine moderne DMS-Software wie agorum® core leistet viel mehr, als die meisten Menschen ihr zutrauen. Grundsätzlich ist ein DMS überall dort ein Gewinn, wo es darum geht, Informationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zu organisieren und zu beschleunigen - also in nahezu jeder Abteilung und jedem Unternehmensbereich. Um einen möglichst umfassenden Überblick zu geben, beschäftigen wir uns heute mit einer weiteren Basisfunktionen: In Teil 2 geht es um das schnelle Finden von Dokumenten, Dateien und Informationen.
Der Univention Summit ist der Jahresauftakt für Hersteller, Dienstleister und Anwender von Open-Source-Business-Software. Traditionell trifft sich die Szene im Januar in Bremen, um das Netzwerk zu pflegen und sich über die aktuellen Entwicklungen in der Branche auszutauschen. agorum® unterstützt den Univention Summit 2017 als Platinsponsor und steht für alle Interessierten mit einem Demopoint im Ausstellungsbereich für Gespräche und Vorführungen zur Verfügung. Anmeldung über die Website des Summits.
Anstehende Termine und Aufgaben, Kontakte sowie aktuelle E-Mails und Dokumente auf einen Blick erfassen und ohne Umwege direkt bearbeiten können statt ständig zwischen verschiedenen Fenstern hin und her springen zu müssen. Dieser Wunschtraum vieler "Schreibtischtäter" wird jetzt für Nutzer von agorum® core und/oder Open-Xchange wahr, denn unser Partner DIGITEC hat agorum® core nahtlos in die Open-Xchange App Suite integiert. Somit verschmelzen Dokumentenmanagement-System und Groupware zu einer einzigen, leistungsfähigen Arbeitsumgebung, die Übersicht schafft und viele alltägliche Abläufe vereinfacht. Eine interessante Kombination für alle Unternehmen, die Groupware-Funktionalitäten mit modernem Dokumentenmanagement und auf Wunsch auch MS-Office verbinden möchten.