Pünktlich zum Start ins neue Arbeitsjahr sind auch die guten Vorsätze wieder da, allen voran die beiden Klassiker "Stress vermeiden" und "mehr Ordnung am Arbeitsplatz". Wer beide Vorsätze gleichzeitig in die Tat umsetzen möchte, braucht vor allem eine gute Büroorganisation. Tipps rund um den eigenen Schreibtisch sind ebenso gefragt wie Ansätze zur Optimierung von Strukturen und Arbeitsabläufen. Denn wenn die Ordnung fehlt, ist Stress vorprogrammiert. Und genau den gilt es ja zu vermeiden.

Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, "Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen". Bekannt sind Rechnungsbücher, auch als Handlungsbücher oder Kaufmannsbücher bezeichnet, bereits aus dem Mittelalter. Ihre Erfindung wird italienischen Kaufleuten zugeschrieben, das älteste vollständig erhaltene Rechnungsbuch im deutschsprachigen Raum dokumentiert die Handelsgeschäfte der Nürnberger Patrizierfamilie Holzschuher in den Jahren 1304 bis 1307. Mehr als 700 Jahre später wird der Begriff "Rechnungsbuch" immer noch gebraucht, allerdings ist das dicke, in Leder gebundene Buch aus dem Mittelalter vielerorts einem schlanken, viel leistungsfähigeren Dokumentenmanagement-System (DMS) gewichen.

Alle Jahre wieder... kommt erst das Christkind und dann das große Ausmisten im Büro. Denn die meisten Menschen möchten ohne Altlasten ins neue Arbeitsjahr starten und nutzen die ruhige Zeit um den Jahreswechsel, um den Arbeitsplatz auf Vordermann zu bringen. Die alten Aktenordner kommen in den Keller, neue werden angelegt und in der elektronischen Ablage wird ebenfalls "klar Schiff" gemacht. Vorgänge, die schon länger auf dem Schreibtisch liegen, wandern im Eifer des Gefechts oft ungeprüft in die Ablage P. Aber dürfen die das überhaupt? Wer da auf der sicheren Seite sein möchte, sollte die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen kennen.

Rund 5.000 Mal werden unsere Blogartikel mittlerweile pro Monat aufgerufen. Dafür möchten wir uns bei unseren treuen Lesern und Abonnenten ganz herzlich bedanken! Ihre nahezu ausschließlich positiven Rückmeldungen auf unsere Blogbeiträge freuen uns sehr und spornen uns an, Sie auch im nächsten Jahr regelmäßig mit Informationen rund um agorum® core, Dokumentenmanagement, Digitalisierung und vieles mehr zu versorgen. Wir wünschen Ihnen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Rutsch in das neue Jahr! Für die Weihnachtspause haben wir Ihnen noch einmal die Top 5 unserer Blogartikel zusammengestellt, neues Lesefutter gibt es aber schon in der nächsten Woche wieder. Viel Spaß beim Lesen!

Was kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) eigentlich alles? Leider ist es unmöglich, diese Frage kurz zu beantworten, da moderne DMS-Software umfangreiche Lösungen anbietet, um nahezu sämtliche Unternehmensinformationen und Geschäftsprozesse zu digitalisieren, zu organisieren und zu beschleunigen. Um diese Frage dennoch möglichst umfassend zu beantworten, möchten wir Ihnen in einer Blogreihe vorstellen, was ein modernes DMS wie agorum® core alles kann. Da wir mit unseren Kunden zusammen täglich neue Funktionen und Prozesse entwickeln, dürfte diese Blogreihe eine niemals endende (Erfolgs-)Geschichte werden. Beginnen möchte ich mit einer Basisfunktion eines DMS: Dokumente automatisiert ablegen.

Die Erfassung und Buchung von Rechnungen ist in jedem Unternehmen zwangsläufig ein Thema. In diesem Blogartikel zeige ich Ihnen, wie Sie mit agorum® core DocForm positionsgenau erfasste Rechnungen sehr bequem kontieren. Die erfassten Buchungssätze werden mitsamt dem Beleg an DATEV online übergeben, um Sie Ihrem Steuerberater zur Verfügung zu stellen.

Vor der Freigabe von Eingangsrechnungen steht immer die Rechnungsprüfung, denn natürlich möchte ein Unternehmen nur die Ware bezahlen, die erstens bestellt wurde und für die zweitens auch ein Wareneingang verbucht ist. So weit, so klar. Weil Unternehmen aber in der Regel vorsteuerabzugsberechtigt sind, muss eine Eingangsrechnung außerdem den formalen Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entsprechen. Die Frage "Was muss auf einer Rechnung stehen?" stellt sich also für jeden, der Lieferantenrechnungen bekommt und die darin enthaltene Vorsteuer abziehen möchte.  Wer die leidige Rechnungsprüfung am liebsten vollautomatisch erledigen möchte, liest hier weiter, für alle anderen folgen nun die Pflichtangaben auf einer Rechnung. 

Immer Ende November treffen sich die agorum®-Partner aus ganz Deutschland und der Schweiz am Firmensitz in Ostfildern, um sich über das vergangene Jahr auszutauschen und einen Ausblick auf die kommenden Monate zu erhalten. Dieses Jahr standen Themen und Funktionen im Vordergrund, die es den Partnern erleichtern, agorum® core einzurichten, zu betreiben und zu warten. Vorgestellt wurden auch neue Funktionen, wie das integrierte agorum® core Ticketsystem, mit dem Aufgaben, Supportfälle und Projekte direkt im DMS organisiert werden können.

Vor einiger Zeit begannen wir bei agorum®, die ersten Projekte mit unseren eigenen agilen Methoden umzusetzen - und machen damit nur gute Erfahrungen. Die Projekte laufen schlanker durch, die Ergebnisse erfüllen die Anforderungen optimal und die Kosten für unsere Endkunden sind niedriger als bei unflexiblen Methoden à la Wasserfall, die auf starren Pflichtenheften beruhen. Wie wir dabei vorgehen und wie Sie davon profitieren können, möchte ich Ihnen im Folgenden kurz beschreiben.

Wenn Sie mit Ihren Dokumenten aus agorum® core auch offline, z.B. in der Bahn oder im Flugzeug, arbeiten möchten, lohnt sich ein Blick auf das Open-Source-Tool CmisSync. Damit synchronisieren Sie komplette Verzeichnisse zwischen Ihrem Dokumentenmanagement-System und Ihrem Notebook. Die App ist für Windows, Mac und Linux erhältlich und kann bequem über den agorum® core Smart Assistant gesteuert werden.