Führungskräfte sitzen oft zwischen allen Stühlen. Die Geschäftsleitung fordert mehr Umsatz bei geringeren Kosten und die Mitarbeiter wünschen sich einen Chef, der sie motiviert und dabei unterstützt, sich weiter zu entwickeln. Und natürlich müssen die Zahlen stimmen. Es gilt also, die Abteilung zu organisieren, Aufgaben zu delegieren, Entscheidungen zu treffen und dafür zu sorgen, dass jeder einzelne Mitarbeiter und das ganze Team optimal und produktiv arbeiten können. Weil ein Dokumentenmanagement-System (DMS) hierbei auf vielfältige Weise unterstützen kann, möchten wir dem Thema "Besser führen mit einem DMS" eine eigene Blogserie widmen.
Besser führen mit DMS oder "Was Dokumentenmanagement mit Führung zu tun hat"
Dass Dokumentenmanagement heute mehr kann als nur elektronisches Archivieren, dürfte sich mittlerweile herumgesprochen haben. Im Sinne eines umfassenden Informationsmanagements ist ein gutes DMS vielmehr der zentrale Informationshub, der automatisch alle Informationen in einem Unternehmen zusammenführt und intelligent an Mensch und Maschine ausliefert. Über flexible Oberflächen und Schnittstellen stehen so immer genau die Informationen zur Verfügung, die in diesem Moment und für die anstehende Aufgabe gebraucht werden.
Wer mit dieser Definition im Kopf die klassischen Aufgaben einer Führungskraft betrachtet, merkt schnell, dass ein modernes, leistungsfähiges DMS auch als Führungsinstrument eine gute Figur macht. Die Hauptaufgabe von Abteilungsleitern, Gruppenleitern und Co. ist es nämlich, ihren Bereich wirtschaftlich und menschlich erfolgreich zu führen. Alle o.g. Ziele und Erwartungen sollen erfüllt werden, so dass sich sowohl das Unternehmen als auch die Mitarbeiter und letztendlich auch die Führungskraft selbst positiv entwickeln. Und dazu kann ein DMS jede Menge beitragen.
Aus dieser Hauptaufgabe ergeben sich klassischerweise Teilaufgaben, die ich im Folgenden kurz anreißen und später in eigenen Blogbeiträgen vertiefen möchte.
1. Unternehmensziele und Abteilungsziele mit Leben füllen
Hier geht es darum, die übergeordneten Unternehmensziele und die für die eigene Abteilung definierten Zielen auf den Arbeitsalltag herunterzubrechen. Alle zu erreichenden Ziele müssen greifbar, im wahrsten Sinne des Wortes er-lebbar werden, so dass jeder Mitarbeiter genau weiß, wie er seinen Teil dazu beitragen kann, sie zu erreichen. Als Führungskraft sind Sie also gefragt, für Ihren Bereich eine Arbeitsatmosphäre zu schaffen, in der alle Beteiligten produktv und effizient arbeiten können. Es gilt, die Prozesse so zu optimieren, dass die Kosten sinken und dafür die verfügbare Zeit pro Mitarbeiter steigt. Denn nur, wenn die Mitarbeiter genügend Zeit haben, können sie auch kreative Ideen entwickeln, die das Unternehmen weiterbringen.
2. Mitarbeiter motivieren, fördern und entwickeln
Über die richtige Mitarbeiterführung gibt es unzählige Bücher und Theorien, aber kein Patentrezept mit Erfolgsgarantie. Auf dem richtigen Weg sind Führungskräfte, die authentisch, transparent und berechenbar handeln. Denn Mitarbeiter wollen wissen, woran sie sind. Sie wünschen sich einen Chef, der klare Ansagen macht, wichtige Informationen offen legt und offenes, ehrliches Feedback gibt. Was den einzelnen Mitarbeiter motiviert, ist unterschiedlich, allen gemeinsam dürfte jedoch die Tatsache sein, dass niemand lästige Routineaufgaben mag. Wenn Sie die minimieren können, sammeln Sie als Führungkraft wertvolle Punkte. Die meisten Mitarbeiter freuen sich auch über Werkzeuge, um ihre Arbeit selbst zu organisieren.
3. Kommunikation und Zusammenarbeit optimieren - im Team und abteilungsübergreifend
In Zeiten standortübergreifender Zusammenarbeit, internationaler Projektteams und globaler Vernetzung braucht ein Team schnelle und einfache Lösungen, um effizient miteinander an Projekten arbeiten zu können. Da kommen die althergebrachten Methoden Telefon und E-Mail schnell an ihre Grenzen. Telefonkonferenzen fressen viel Zeit und der Ideenaustausch per E-Mail wird mit steigender Anzahl der Teammitglieder schnell chaotisch. Jeder antwortet jedem mit cc an alle Beteiligten und innerhalb kürzester Zeit blickt keiner mehr durch. Als Führungskraft sollten sie die heutigen technischen Möglichkeiten konsequent in allen Teams und Projektgruppen einführen und nutzen. Beispielsweise sorgen Workchats, interne Messenger und die Kommunikation direkt am Dokument für eine schnellen und unkomplizierten Austausch im Team.
4. Aufgaben delegieren, Fortschritte kontrollieren, transparent entscheiden
Delegieren ist eine weitere wichtige Führungsaufgabe. Es gilt, die anstehenden Aufgaben innerhalb der Abteilung zu verteilen - am besten so, dass jeder Mitarbeiter das macht, was er am besten kann und was ihm am meisten Spaß macht. Elektronische Workflows helfen dabei - inklusive Vertreterregelung und Eskalationsstufen bei unvorhergesehenen Situationen, z.B. Krankheit oder Unfall eines Mitarbeiters. Zum Delegieren gehört die Kontrolle und Feedback - natürlich wieder klar und nachvollziehbar. Führungskräfte müssen außerdem entscheiden können, sogar dann, wenn die Faktenlage eher lückenhaft ist. Mit einem DMS haben Sie alle Informationen im Unternehmen schnell im Zugriff.
5. Agil führen - die Abteilung fit machen für zukünftige Entwicklungen
Agile Methoden haben sich in der Software-Entwicklung und im Projektmanagement seit Jahren bewährt. Führungskräfte können sie nutzen, um die Mitarbeiter stärker in Entscheidungsprozesse zu involvieren, das in der Abteilung vorhandene Wissen gezielt zu aktivieren und so dem Team mehr Verantwortung für die Abteilungsergebnisse zu geben. Das stärkt die Selbstverantwortung des Einzelnen ebenso wie die Identifikation der Mitarbeiter mit "ihrer" Abteilung und "ihren" Ergebnissen. Eine solche Abteilung ist fit für die Zukunft, weil sie in der Lage ist, auf Veränderungen zu reagieren und so den Wandel mit zu gestalten.
Viele spannende Themen - mit unserem Newsletter bleiben Sie dran.
Lesen Sie alle folgenden Beiträge der Serie "Besser führen mit einem DMS". Erfahren Sie immer aktuell, was ein DMS für Sie und Ihre Abteilung tun kann. Und lassen Sie sich einmal pro Woche über News, Tipps und Trends aus der Welt des Dokumentenmanagement informieren.
