Wie kommen meine Daten und Dokumente in das DMS - und wie binde ich die Daten in meine anderen Systeme ein? Unsere Antwort: am besten zeitsparend oder gleich automatisch. Vollautomatisch geht das über Schnittstellen, mit denen agorum® core mit anderen Softwareprodukten Daten austauscht. Teilautomatisch bis manuell wird es, wenn der Mensch etwas tun muss, zum Beispiel ein Dokument bearbeiten oder freigeben. Daher braucht es zwei Arten von Schnittstellen für die Kommunikation mit dem DMS. Schnittstellen zu anderen IT-Systemen und die Schnittstellen zu den Menschen, die mit agorum® core arbeiten. Dazu haben wir eine ganze Menge zu bieten. Hier eine kurze Übersicht:

In der vierten Folge meiner Blogserie "Digitale Transformation im Mittelstand", möchte ich Ihnen einige Tipps geben, wie Sie die richtige Software für Ihr Vorhaben auswählen. Sie wissen aus den vorherigen Beiträgen, welche Grundlagen Sie für die Digitalisierung brauchen. Ihre bestehenden Prozesse wurden überdacht, gegebenenfalls angepasst und die Ziele definiert, die Sie erreichen möchten. Wie Sie Ihre Mitarbeiter mit auf den Weg in die digitale Zukunft nehmen, ist auch klar. Jetzt fehlt Ihnen nur noch die Software, mit der Sie das alles optimal umsetzen. Sie schauen sich also um - und treffen auf einen unübersichtlichen Markt mit unzähligen Anbietern und Lösungen.

Im zweiten Teil unserer Serie "Wie Sie agorum® core effizient sichern", möchten wir Ihnen ein paar Impulse geben, wie Sie die Datensicherung mit Hilfe von virtualisierten Umgebungen bewerkstelligen können. Außerdem erhalten Sie Tipps und Hinweise für die Einrichtung einer möglichst reibungslosen Datensicherung. 

Mit agorum® core 8.0 präsentiert die agorum® Software GmbH die neueste Version ihres erfolgreichen Open Source Dokumentenmanagement-Systems. Den Fokus legten die DMS-Experten dabei auf die Entwicklung neuer Werkzeuge, mit denen Unternehmen ihre Prozesse effizient digitalisieren und so ihr Potenzial voll ausschöpfen. Geschäftsführer Oliver Schulze: „Agiles Kunden- und Projektmanagement ist in aller Munde. Gleichzeitig stehen immer mehr IT-Abteilungen vor der Herausforderung, möglichst schnell die richtige Infrastruktur für eine erfolgreiche Digitalisierung zu schaffen. Mit agorum® core 8.0 geben wir Anwendern und Administratoren ein leistungsstarkes Hilfsmittel dazu an die Hand.“

"Papier ist geduldig" - und äußert hartnäckig

Verstaubte, unübersichtliche Archive? Zettelwirtschaft auf dem Schreibtisch? Papierstaus im Drucker? Jeder kennt es und ist von diesen Zuständen genervt. Trotzdem wird noch zu wenig daran geändert, Papierdokumente durch ihre digitalen Zwillinge zu ersetzen. Unsicherheit über geeignete Lösungen, Angst vor Datenverlust oder zu hohen Einführungskosten, Schwierigkeiten in der tatsächlichen Umstellung bisheriger Prozesse, ...? Woran auch immer es liegen mag, dass viele Unternehmen noch papierlastig arbeiten, erforderlich ist die Papierform längst nicht mehr. Der Gesetzgeber hat's erlaubt, die Technik ist verfügbar - Worauf noch warten? Selbst schon für kleinste Unternehmen bringt eine Umstellung deutliche Arbeitserleichterung und birgt große Einsparpotenziale.

Noch vor wenigen Jahren wurden digitale Verträge als weniger vertrauenswürdig empfunden. Heute wird bereits der Großteil der Kommunikation auf elektronischem Wege abgewickelt. Dies schließt Verträge mit ein, beläuft sich aber in den meisten Fällen oft nur auf das Einscannen ausgedruckter, paraphierter Dokumente. Dabei wird immer noch unnötiger Aufwand für die händische Bearbeitung, Ablage und Verwaltung der Daten betrieben. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bringt Ordnung ins Chaos. Es macht das Vertragsmanagement und die Vertragsabwicklung kinderleicht und äußerst effektiv - und zwar völlig papierlos. 

Unternehmen haben oft das Problem, dass aufgrund der über die Jahre gewachsenen IT-Infrastruktur viele Insellösungen mit sogenannten Datensilos entstanden sind. Das heißt, dass Informationen und Dokumente auf unterschiedlichsten Systemen verteilt sind und es häufig nahezu unmöglich ist, alle Informationen zu einem Kunden oder Projekt zusammenzusuchen. E-Mails liegen auf dem Mailserver in den Accounts der Mitarbeiter, Office-Dokumente verteilt auf Fileservern und Festplatten, Angebote und Rechnungen im ERP-System und die Dokumentation des Vorgangs im CRM. Um das zu ändern, müssen Sie aber nicht zwingend die ganze IT umstellen. Es reicht meist die Einführung eines ausgereiften Dokumentenmanagement-Systems (DMS), mit dem Sie automatisch alle E-Mails und Dokumente im Unternehmen zuverlässig archivieren und schnell durchsuchbar machen. Ein solches DMS ist agorum® core.

Individuelles Wissen für das Unternehmen nutzbar zu machen, ist eine der Hauptaufgaben des betrieblichen Wissensmanagements. Dabei geht es einerseits um die dezentralen Informationen, die sich in Akten und auf Computern im direkten Arbeitsumfeld des Mitarbeiters befinden, andererseits natürlich auch um das Wissen, das in den Köpfen steckt und nirgendwo aufgeschrieben ist. Wie ein gutes DMS dabei hilft, diese beiden Arten von individuellem Wissen nutzbar zu machen, möchte ich in diesem Beitrag erläutern.

Wer "elektronische Belegerfassung" hört, denkt meist zuerst an Eingangsrechnungen. Dabei ist die Bezeichnung "Beleg" viel umfassender, denn Belege fallen in allen Bereichen des Unternehmens an. Beispielsweise gelten Inventurlisten oder Materialentnahmescheine ebenso als Belege wie Lohn- und Gehaltslisten. Was es bringt, alle Belege im Unternehmen elektronisch zu erfassen, möchte ich in diesem Beitrag näher untersuchen.

Kontinuierliches Prüfen, Infragestellen und Verbessern der Geschäftsprozesse erhält die Wettbewerbsfähigkeit und sichert den Vorsprung vor Ihren Marktbegleitern. Um mitzuhalten, brauchen Sie eine IT-Infrastruktur, die flexibel genug ist, sich immer wieder schnell an geänderte Abläufe anzupassen. Außerdem muss die Software es den Mitarbeitenden einfach machen, sich schnell in den Neuerungen zurechtzufinden und es ihnen ermöglichen, Verbesserungen unkompliziert einzubringen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) kann hier in den meisten Fällen eine interessante Lösung sein. Weshalb? Das lesen Sie im folgenden Blogbeitrag.