In meinem ersten Blogbeitrag zur digitalen Transformation im Mittelstand bin ich darauf eingegangen, wie Sie Grundlagen für die Digitalisierung schaffen. Mit dieser Datenbasis können Sie jetzt arbeiten und alle im Unternehmen verfügbaren und eingehenden Informationen in elektronisch gesteuerten Prozessen nutzen. Aber Vorsicht, beherzigen Sie eine Regel bei der Planung: Passen Sie die digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen an und nicht Ihr Unternehmen an Prozesse, wie Sie von einer Software vorgegeben werden. Dazu benötigen Sie Anwendungen, die sich flexibel an Ihre Bedürfnisse anpassen lassen und Menschen, die sich sowohl mit der Software als auch mit Geschäftsprozessen auskennen.
Ziele definieren, bevor Sie sich Software anschauen
Die Einführung digitaler Prozesse ist natürlich die Gelegenheit, um sich mit den bestehenden Strukturen und Prozessen auseinanderzusetzen. Sie möchten ja mit der digitalen Transformation Ihr Unternehmen effizienter, produktiver und fit für die Zukunft machen. Also überlegen Sie, was verbessert werden kann, welche Prozesse wie digitalisiert werden können und wie Sie den besten Nutzen daraus ziehen.
- Mein erster Tipp dazu: Definieren Sie genau die Ziele, die Sie erreichen möchten, bevor Sie sich mit der Software-Auswahl beschäftigen. Denn nicht selten lassen wir uns von den vielen Funktionen und Möglichkeiten verführen und später stellt sich heraus, dass das gar nicht zu uns passt.
- Mein zweiter Tipp: Nehmen Sie die Menschen in Ihrem Unternehmen von Anfang an mit auf die Reise in die digitale Transformation. Meist wissen die direkt Beteiligten am besten, was verbessert werden kann. Und schließlich müssen sie später mit der Software arbeiten, die eingesetzt wird.
- Mein dritter Tipp: Wenn Sie die Ziele definiert haben, sondieren Sie den Markt, mit welcher Software sich diese Ziele ereichen lassen, und holen Sie sich Menschen an Bord, die sowohl etwas von Software als auch etwas von Geschäftsprozessen verstehen. Reine Softwareverkäufer helfen Ihnen an dieser Stelle meist nicht wirklich weiter.
Software an Geschäftsprozesse anpassen und nicht das Unternehmen an die Software
Wie oben schon angesprochen, sollten Sie bei der Softwareauswahl darauf achten, dass Sie genau die Ziele ereichen können, die Sie sich gesetzt haben. Sie werden schnell merken, dass Sie keine Lösung finden werden, die im Standard alle Funktionen genauso bietet, wie Sie es brauchen. Achten Sie daher darauf, dass sich die Software flexibel an Ihre Anforderungen anpassen lässt und Sie nicht Ihr Unternehmen an die Software anpassen müssen.
Aber auch hier sollten Sie wachsam sein. Anpassen lässt sich in der Praxis fast jede Software, nur zu welchem Preis und mit welchem zeitlichen Aufwand, ist die Frage. Optimal sind Lösungen, die im Standard so ausgelegt sind, dass Sie sich über Konfigurationen anpassen lassen, ohne dass speziell für Ihre Anforderung etwas zusätzlich programmiert werden muss. Denn oft entstehen bei solchen Zusatzentwicklungen Insellösungen, die sich nicht ohne weiteres auf neue Versionen der Software updaten lassen. Sie müssen dann entweder wieder viel Geld investieren, um das System auf den neusten Stand und den aktuellen Funktionsumfang zu bringen oder mit der veralteten Software weiterarbeiten.
Mit Software, die nur schwer anpassbar ist, werden Sie in der Regel nicht glücklich. Häufig stoßen Sie an Grenzen, die Sie massiv einbremsen. Sie müssen dann Ihre Prozesse an die Software anpassen, was meist zu Einbußen in der Benutzbarkeit und damit auch zu weniger Effizienz führt. Im schlechtesten Fall boykottieren die Mitareiter die Software und arbeiten drumherum. Dann ist die Investition in den Sand gesetzt und Sie müssen von vorne beginnen. Am effizientesten ist immer die Lösung, mit der die Mitarbeiter gerne arbeiten, denn das heißt, das sie ihnen auch wirklich eine Arbeitserleichterung bringt.
Der Weg zu optimalen digitalen Prozessen ist agil
Agile Methoden der Softwareentwicklung bieten den großen Vorteil, dass Sie auch noch während der Umsetzung in die Entwicklung eingreifen können, um Prozesse zu verbessern und anzupassen, falls etwas mal nicht so funktioniert, wie man es sich vorher ausgedacht hat. In der früher gängigen Wasserfallmethode wurden alle Funktionen und Prozesse in aufwändigen Pflichtenheften eindeutig definiert und von den Entwicklern komplett umgesetzt. Mit dem Ergebnis mussten Sie dann leben, ob es in der Realität später so funktionierte oder nicht. Änderungen, die im Nachhinein gewünscht wurden, waren meist aufwändig und teuer. Bei der agilen Methodik fangen Sie mit kleinen Schritten an, binden Ihre Mitarbeiter in die Tests mit ein und kommen so Stück für Stück zum optimalen Ergebnis. In der Endabrechnung schneller, kostengünstiger und Sie bekommen genau das, was Sie brauchen. Wie das funktioniert lesen Sie hier: Schlank, flexibel, zielgenau - die Vorteile agiler Softwareprojekte
Fazit: Passen Sie Ihre digitalen Prozesse an Ihr Unternehmen an und achten Sie darauf, dass Ihre Software auch für zukünftige Herausforderungen gerüstet ist, dann gelingt eine nachhaltige digitale Transformation im Mittelstand.
Weitere Artikel aus dieser Serie:
- So gelingt die digitale Transformation im Mittelstand nachhaltig (1)
- Digitale Transformation im Mittelstand (3) - Planung und Umsetzung
- Digitale Transformation im Mittelstand (4) - die richtige Softwarewahl